Đối với các chủ hàng khi muốn nhập hàng về Việt Nam thì ủy thác xuất nhập khẩu là một nghiệp vụ cần thiết và không thể thiếu. Vậy ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Những rủi ro nào có thể xảy ra trong ủy thác xuất nhập khẩu. Hãy cùng VietAviation tìm hiểu thật chi tiết về những vấn đề này nhé!

Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

– Ủy thác xuất nhập khẩu là việc thuê (outsourcing) một đơn vị kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu. Để tổ chức và thực hiện các hoạt động xuất khẩu/ nhập khẩu hàng hóa cho bên bán/ bên mua.

– Nhập khẩu ủy thác là hình thức nhờ một công ty thứ 3 (công ty chuyên về ủy thác xuất nhập khẩu). Đại diện cho một công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu sản phẩm (hàng hóa) nào đó về cho công ty mình (công ty ủy thác).

– Xuất khẩu ủy thác là hình thức nhờ một công ty thứ 3 (công ty chuyên về ủy thác xuất nhập khẩu). Đại diện cho một công ty thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu sản phẩm (hàng hóa) cho công ty mình ra nước ngoài (đối tác mua bán).

Những đối tượng cần đến ủy thác xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp có đầy đủ các chức năng. Tuy nhiên; lại đang có một mặt hàng hoàn toàn mới, doanh nghiệp nhận thấy rằng họ không đủ kinh nghiệm nhập (đặc biệt là đối với các mặt hàng khó nhập khẩu vào Việt Nam hoặc bị đòi hỏi yêu cầu nhiều loại giấy tờ và thủ tục,…). Khi này doanh nghiệp sẽ ưu tiên sử dụng phương pháp thuê các công ty chuyên về dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu. Các công ty này sẽ có rất nhiều kinh nghiệm về ủy thác xuất nhập khẩu, do đó mà mọi việc sẽ được giải quyết nhanh hơn.

Doanh nghiệp mới thành lập; chưa nắm rõ các quy trình và hình thức làm việc với đơn vị hải quan. Cũng như các quy trình về nhập khẩu hàng hóa; điều này dẫn đến việc cần đến sự hỗ trợ của các bên thứ 3.

Là cá nhân không phải tổ chức; công ty nên hoàn toàn không có chức năng để xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có chức năng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên; mặt hàng mà công ty muốn xuất nhập khẩu không nằm trong danh sách các mặt hàng hóa được phép nhập khẩu. Vì mỗi doanh nghiệp chỉ được phép xuất nhập khẩu một số mặt hàng nhất định trong giấy phép.

Không tin tưởng vào shipper đầu nước ngoài và muốn thuê công ty FWD có đại lý đầu người bán; để liên hệ và thay mặt họ kiểm tra hàng hóa thực ở bên trong. Quá trình đóng gói hàng hóa; kiểm chứng công ty của shipper không phải là công ty ảo,…

Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Tiết kiệm chi phí

Thuê dịch vụ ngoài sẽ tiết kiệm chi phí và rẻ hơn so rất nhiều khi bạn đầu tư thêm một bộ phận làm xuất nhập khẩu riêng. Trong khi đó; bạn chỉ phải trả chi phí thuê dịch vụ xuất nhập khẩu cho mỗi lần nhập hay xuất một lô hàng nào đó.

Hơn thế; các nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu là những đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong ngành. Có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có quan hệ tốt với hãng tàu, hải quan… chắc chắn chi phí họ đưa ra sẽ thấp hơn chi phí mà bạn tự làm.

Tiết kiệm thời gian

Khi sử dụng dịch vụ bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian xuất nhập khẩu. Vì đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp. Những thủ tục phức tạp khi nhập hay xuất khẩu luôn là khâu tốn thời gian và gây nhiều phiền hà. Mỗi quốc gia; mỗi mặt hàng tùy vào thời điểm có những yêu cầu về chứng từ, thủ tục khác nhau. Công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ phải làm công việc này hàng ngày; nên họ sẽ thành thạo và chắc chắn giải quyết vấn đề nhanh chóng

Khi bạn muốn tự làm những thủ tục để xuất nhập; ngoài việc chuẩn bị cơ sở vật chất; trang thiết bị cần thiết, bạn phải tìm hiểu hàng tá thứ như: CO, Bill, THC, VGM; thủ tục hải quan, thuế, xin công bố, kiểm dịch, hun trùng… và không phải tất cả đều dễ hiểu. Ít nhất phải mất vài tháng học hỏi và có người hướng dẫn; bạn mới nắm rõ hết các khái niệm và thực hiện các khâu một cách hoàn thiện. Đó là chưa kể thời gian bạn phải sửa chữa những sai sót trong quá trình làm.

Chia sẻ rủi ro

Nếu bạn tự mình hoạt động xuất nhập khẩu, khi có sai sót về chứng từ, thủ tục. Sẽ phát sinh thêm nhiều chi phí và có khi là sẽ bị mất hàng. Khi thuê các dịch vụ, bạn sẽ hạn chế tối đa những rủi ro xảy ra. Vì họ sẽ chịu trách nhiệm về hàng hóa và làm thủ tục xuất, nhập khẩu cho bạn.

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Việc thuê ngoài dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ tiết kiệm nguồn nhân lực của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn tuyển thêm nhân viên; mở rộng thêm mảng xuất nhập khẩu cho công ty thì khó đạt được hiệu quả kinh tế bằng việc thuê ngoài; đồng thời cũng mất một nguồn nhân lực nhất định cho việc mở rộng này.

Đảm bảo sự ổn định trong vận hành

Đa phần các nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu luôn lưu trữ những hồ sơ; chứng từ; cơ sở dữ liệu của mình và khách cẩn thận. Nếu có sự cố nào xảy ra như mất hồ sơ, cháy rách, .. thì rất dễ dàng khôi phục. Và không làm gián đoạn quá trình vận chuyển hàng hóa.

Chất lượng và hiệu suất

Nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ tìm mọi cách để tiết kiệm thời gian; rút ngắn quá trình vận chuyển. Để giúp hàng hóa của bạn nhanh đến nơi hơn.

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu

Việc ủy thác xuất nhập khẩu sẽ có những điểm hạn chế nhất định. Do đó, khi sử dụng dịch vụ này bạn nên tính toán thật kỹ và lưu ý những điểm sau:

Bạn phải chịu chi phí cho dịch vụ (hay còn gọi là hoa hồng ủy thác).
Bạn sẽ bị thiếu chủ động và nắm được ít thông tin vì bị hạn chế do phải làm việc thông qua một bên thứ 3
Có khả năng gặp phải một số rủi ro nhất định về thông tin từ nhà cung cấp và sản phẩm nhập khẩu. Trong một số trường hợp; chủ hàng nhập khẩu thực sự có thể bị quên đi vai trò khi người được ủy thác và người bán đã quen làm việc và giao dịch với nhau.

Những rủi ro trong ủy thác xuất nhập khẩu

Trong ủy thác xuất nhập khẩu, rủi ro lớn nhất là đối với công ty nhận ủy thác. Vì đơn vị này đã thay mặt cho người nhập khẩu đứng tên trên giấy tờ. Chịu mọi trách nhiệm pháp lý khi nhập hàng vào. Do đó; trong trường hợp nếu mặt hàng bên trong lô hàng được nhập hay xuất ra là loại hàng cấm. Thì người bị pháp luật gọi tên đầu tiên sẽ luôn là đơn vị làm dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.

Để tránh được các rủi ro, các công ty dịch vụ về ủy thác xuất nhập khẩu nên:

– Luôn thật cẩn trọng trong việc làm các giấy tờ, chứng từ nhập xuất hàng hóa.
– Chỉ nhận làm ủy thác theo điều kiện EXW tức là giao hàng tại xưởng người bán. Vì các công ty EXW có thể nhờ đại lý của mình ở nước ngoài kiểm tra hàng hóa thật bên trong. Để đảm bảo chắc chắn rằng hàng hóa được khai báo đúng sự thật; không phải là mặt hàng cấm và biết rõ mặt hàng để làm việc với hải quan ở Việt Nam dễ dàng hơn.
– Tiến hành ký hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu giữa công ty FWD và người nhập hàng (bên cần ủy thác). Để tránh được tối thiểu các rủi ro; trên hợp đồng cần được khai báo rõ về giao ước hàng hóa được khai trên giấy tờ và theo hợp đồng. Bên cần ủy thác sẽ phải chịu mọi trách nhiệm đối với trường hợp hàng hóa bị khai báo sai sự thật.

Đối với bên cần ủy thác:

– Kiểm tra thật kỹ về hàng hóa để xem có thuộc mặt hàng cấm xuất nhập khẩu hay không. Khi nhập khẩu hàng vào cần tìm hiểu và chuẩn bi những loại giấy tờ gì để không bị các công ty FWD yêu cầu làm những việc không cần thiết.
– Việc ủy thác xuất nhập khẩu sẽ làm lộ thông tin nhà cung cấp hàng đầu nước ngoài và giá cả của hàng hóa.