1. Khái niệm về chứng từ trong Xuất nhập khẩu

Chứng từ trong xuất nhập khẩu là gì?

Nói đơn giản, chứng từ trong xuất nhập khẩu giống như hộ chiếu cho hàng hóa có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Bộ chứng từ này là cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao – nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.

Thông thường vận tải hàng hóa quốc tế được chia làm 2 loại: chính ngạch và tiểu ngạch. Trong đó, hàng hóa đi theo đường tiểu ngạch sẽ không có chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm. Chúng ta thường quen gọi đó là hàng xách tay hoặc hàng lậu. Tuy nhiên đây là một cách gọi chưa đúng. Bên cạnh đó, hàng chính ngạch thường là những kiện hàng, container hàng lớn. Các hàng hóa này cần làm các thủ tục hải quan cần thiết để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.

2. Các loại chứng từ trong Xuất nhập khẩu

Căn cứ vào chức năng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.

Trong bài viết này, Viet Aviation Cargo cung cấp cho bạn các thông tin cơ bản của chứng từ hàng hóa và chứng từ vận tải.

Chứng từ hàng hóa

Khi xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế đều cần chứng từ hàng hóa; ghi rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng, số lượng hàng hóa. Bao gồm:

2.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Yêu cầu đặc điểm, đơn giá, tổng trị giá hàng hóa; các điều kiện và cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán, vận chuyển hàng hóa. Có thể có 1 hoặc nhiều bản Commercial Invoice dành cho nhiều bên liên quan như ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, tính thuế hải quan.

Hóa đơn thương mại phân loại thành:

Hóa đơn tạm tính (Provisional invoice)
Hoá đơn chính thức (Final Invoice)
Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice)
Hoá đơn trung lập (Neutral invoice)
Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)
Hoá đơn xác nhận (Certified invoice)

2.2. Bảng kê chi tiết (Specification)

Đây là chứng từ giúp tạo điều kiện kiểm tra hàng hóa, ghi chi tiết hàng hóa trong lo hàng. Trong trường hợp lô hàng gồm nhiều loại hàng có tên gọi và chất lượng khác nhau; bảng kê chi tiết có tác dụng bổ sung cho hóa đơn thương mại.

2.3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Packing list là bảng kê khai tất cả hàng hóa mà bạn đóng trong một kiện hàng (container). Khi có được Packing list, bạn có thể biết được:

Kích thước, diện tích chỗ cần xếp dỡ hàng: 2 container 40’, ½ container…
Cần phương tiện nào để bốc dỡ hàng: công nhân, xe nâng rút ruột,..
Bố trí phương tiện vận tải phù hợp: xe tải bao nhiêu tấn..
Tìm mặt hàng cần kiểm hóa ở đâu (pallet nào) khi cần kiểm tra hải quan.

Bên cạnh đó bạn cũng cần phân biệt Packing list và Commercial Invoice vì có cùng 1 mẫu gốc và có nhiều thông tin giống nhau. Có thể hiểu, Commercial Invoice là chứng từ giúp bạn trong việc thanh toán, Packing list giúp thể hiện về mặt vật lý: hàng hóa được đóng gói ra sao? số lượng, trọng lượng như thế nào?

2.4. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng (C/Q)

C/Q thường do một bên thứ 3 cấp, là một công ty kiểm định có uy tín. Giúp kết luận lo hàng sau khi sản xuất có phù hợp điều kiện xuất khẩu và các thông tin cam kết trong hợp đồng hay không. C/Q không phải là chứng từ bắt buộc nhưng trong một số trường hợp hải quan, quy định của bên nhập khẩu thì người bán (seller) phải cung cấp được chứng nhận này.

Chứng từ vận tải

Là những chứng từ do đơn vị vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Thông thường bao gồm:

Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt), biên lai của cảng; Giấy gửi hàng đường biển (seaway bill), Phiếu gửi hàng (Shipping note), Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR),…
Vận đơn đường hàng không
Vận đơn đường sắt (đường bộ)

Trên đây là các thông tin về chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xuất – nhập khẩu.