QUY TRÌNH XỬ LÝ HÀNG HÓA VẬN TẢI HẬU CẦN HÀNG KHÔNG VIỆT

5.2.1. Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sale, khách hàng

Quy trình xử lý hàng hóa vận tải hàng không bắt đầu như sau: Yêu cầu báo giá vận chuyển hàng không cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau. Trường hợp còn thiếu thông tin, liên hệ với sale, khách hàng để xin bổ sung thông tin:

• Cảng đi – Port of Loading (AOL)
• Cảng đến – Port of Destination (AOD)
• Tên hàng hoa – Commodity/Cargo name

Trường hợp hàng hoá là hàng nguy hiểm, hoá chất, pin, các loại hàng đặc biệt, yêu cầu thêm các chứng từ liên quan đến hàng hoá như: MSDS, certificate of safe transport, dựa trên các yêu cầu thêm từ hãng vận chuyện

• Lượng hàng – Volume (VOL)
• Ngày hàng đi dự kiến (ETD), nếu có
• Giá yêu cầu (requested rate), nếu có.
• Các thông tin khác tuỳ theo từng trường hợp lô hàng cụ thể.

5.2.2. Liên hệ hãng hàng không để lấy giá cước vận chuyển

*          Gửi thông tin yêu cầu báo giá đến hãng (hàng không) để lấy giá cước.

*          Tùy vào mức khối lượng kg mà xin giá cước cụ thể

*          Trường hợp một số mặt hàng đặc biệt, hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, hàng mau hư có yêu cầu thêm về thông tin hàng hoá, chứng từ từ hãng hàng không/ đối tác, tiếp tục liên hệ sale, khách hàng để xin thông tin bổ sung cho đến khi nhận được thông tin đầy đủ và có báo giá từ hãng hàng không/ đối tác.

*** Lưu ý: Báo giá từ hãng hàng không/ đối tác cần đảm bảo đầy đủ một số yếu tố cơ bản sau:

• Tên hãng hàng không
• Giá cước vận chuyển
• Dịch vụ (Service): Đi thẳng (Direct); Chuyển tải (Transit)
• Thời gian tàu bay (Lead time)
• Các thông tin khác: Phụ phí xăng dầu, phí soi chiếu, phụ phí chiến tranh. Các yêu cầu đặc biệt của hải quan nước nhận hàng và người nhận hàng

5.2.3. Gửi giá NET cho sale; Sale làm báo giá cho khách hàng

– Giải thích báo giá (giá cost/ buying rate) của hãng hàng không, đối tác cho sale.

– Tư vấn sale về giá bán (selling rate), lợi nhuận (profit) để chào giá cho khách hàng theo mẫu báo giá (Quotation form) của VIETAVIATION. Đảm bảo profit theo định hướng của công ty.

– Trường hợp nhận được giá yêu cầu thấp hơn, tiếp tục liên hệ lại với hãng hàng không, đối tác để thương lượng (deal/discuss/negotiate) xin giảm giá, hoặc tìm kiếm hãng hàng không khác cho đến khi đáp ứng yêu cầu của sale, khách hàng.

–  Trường hợp nhận được giá các yêu cầu đặc biệt khác về service, cũng tiếp tục liên hệ lại với hãng hàng không, đối tác để thương lượng (deal/discuss/negotiate) hoặc tìm kiếm hãng hàng không khác cho đến khi đáp ứng yêu cầu của sale, khách hàng.

– Trường hợp có những yêu cầu quá đặc biệt, vượt quá phạm vi quyết định, xin ý kiến từ Ban Giám Đốc.

– Trường hợp khách hàng xác nhận báo giá, nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu mở file trên hệ thống ERP đến nhân viên chứng từ chờ xác nhận và tiến hành các bước tiếp theo.

5.2.4. Liên hệ khách hàng lấy thông tin hàng hoá để làm booking

Các thông tin cần thiết để tiến hành đặt chỗ tải hàng không (booking) như bên dưới:

• Service/ Tên hàng Commodity/ Volume
• Cảng đi – Airport of Loading (AOL)
• Cảng đến – Airport of Destination (AOD)
• Ngày hàng đi dự kiến ETD Ngày đến ETA
• Các thông tin khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.

Một số khách hàng chuyên nghiệp thường sẽ sử dụng mẫu booking request của công ty họ. Khi đó, VIETAVIATION chỉ cần căn cứ theo booking request này để lấy thông tin và booking với hãng hàng không, co-loaders.

Đối với các khách hàng khác, gửi các thông tin theo mẫu trên và yêu cầu khách hàng điền/ xác nhận lại thông tin là được.

5.2.5. Sắp xếp booking với hãng hàng không VietAviation

+ Dùng thông tin booking request của khách hàng cung cấp cho hãng hàng không (submit) để bộ phận booking của hãng hàng không tiến hành làm booking.

+ Nếu có phản hồi (feedback) từ hãng hàng không về yêu cầu bổ sung thông tin, chứng từ để tiến hành booking, tiếp tục liên hệ với khách hàng để xin bổ sung thông tin cho đến khi đầy đủ và đợi xác nhận booking (booking confirmation) từ hãng hàng không.

*** Mục đích phải issue booking mới theo form của VIETAVIATION là để bảo mật thông tin master consol, tránh khách hàng liên hệ trực tiếp với co-loader dẫn đến tình trạng mất khách hàng.

5.2.6. Gửi booking cho khách hàng và đại lý vận tải quốc tế

–  Dùng booking confirmation từ hãng hàng không và gửi trực tiếp cho khách

–   Khách hàng nhận thông tin BOOKING và chuẩn bị hàng hóa

Lưu ý: Mail gửi booking cần đánh dấu mail quan trọng (Important!) để tránh sót thông tin, dẫn đến delay lô hàng.

5.2.7. Handle booking tải hàng không

Hỗ trợ (support) khách hàng/ broker của khách hàng/ bộ phận thủ tục hải quan (TTHQ) tiến hành giao hàng tại sân bay.

– Dịch vụ thủ tục hải quan phải xử lý xong trước khi hàng vào máy soi chiếu.

– Xác nhận tờ cân, xử lý cân hàng với cảng vụ TCS/SCSC: Kiện, Kg, Tên Hàng, Kích Thước DIM

5.2.8: Nhận SI, hướng dẫn gửi hàng từ khách hàng shipper

– Nhân viên chứng từ gửi form SI của VIETAVIATION cho khách hàng. Khách hàng căn cứ vào các thông tin yêu cầu trên form SI (Shipping Instruction) để cung cấp các thông tin cần thiết.

5.2.9: Submit Shipping Instruction cho hãng hàng không đánh bill (MAWB-Master Airway Bill)

+ Nhận MAWB từ hãng hàng không. Trường hợp hãng hàng không, đối tác phản hồi chậm, chủ động gửi email cho bộ phận phụ trách chứng từ ở hãng hàng không yêu cầu gửi draft sớm để kiểm tra kịp thời trước lịch bay (deadline).

5.2.10: Phát hành HAWB nháp, vận đơn hàng không thứ cấp

– Gửi HAWB nháp cho khách hàng (email/Zalo) để xác nhận.

– Điều chỉnh HAWB theo yêu cầu của khách hàng (Nếu có)

– Điều chỉnh MAWB với hãng hàng không dựa theo HAWB (Nếu có)

5.2.11: Kiểm tra tình trạng hàng bay. Yêu cầu final MAWB từ hãng hàng không

– Liên hệ bộ phận phụ trách ở hãng hàng không để kiểm tra thời gian bay chính xác

– Nhận final MAWB từ hãng hàng không, đối tác

– Gửi final HAWB cho khách hàng. Kèm debit note của lô hàng.

– Tổng hợp final MAWB/HAWB/Manifest và gửi Pre-alerts cho đại lý (Agent) ở destination để thông báo về tình trạng lô hàng.

5.2.12: Nhận debit note từ hãng hàng không, đại lý coloader

– Liên hệ với bộ phận phụ trách ở hãng hàng không, đối tác để nhận debit note cước, các chi phí khác

– Kiểm tra và trình kế toán thanh toán

5.2.13: Làm debit note/ công nợ cho khách hàng

–  Gửi debit note và hỏi kế hoạch thanh toán từ khách hàng.

– Kết hợp với bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.

Bản quyền bởi VietAviation Logistics. Công ty TNHH Vận Tải Hậu Cần Hàng Không Việt. Đại lý vận tải hàng không, đại lý vận chuyển hàng không quốc tế.