Hồ sơ hải quan là thủ tục không thể thiếu đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ quy trình thông quan giúp hàng hóa của bạn vận chuyển thuận lợi. Tránh trường hợp phát sinh thêm chi phí do hàng bị giữ khi sai sót thông tin. Tuy nhiên làm thủ tục thông quan cần lưu ý điều gì? Khi nào nên hủy tờ khai hải quan? Trong bài viết này VietAviation sẽ chia sẻ cho bạn tất tần tật về Hồ sơ hải quan nhé!

Nội dung chính

I. Hồ sơ hải quan là gì

Thủ tục hải quan (hồ sơ hải quan) là công việc mà người khai quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định đối với hàng hóa. Cũng như phương tiện vận tải khi tham gia xuất nhập khẩu. (Luật hải quan 2014).

Hiểu đơn giản, hồ sơ hải quan là các giấy tờ cần thiết để bảo đảm hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất nhập khẩu qua biên giới.

Thủ tục hải quan thường được làm ở các địa điểm như:

Cửa khẩu đồng bộ, đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không quốc tế.
Các cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động liên quan đến vận chuyển giữa 2 nước khác nhau.
Khu vực lưu trữ hàng hóa chịu sự kiểm soát của hải quan.
Các địa điểm làm thủ tục hải quan, kho ngoại quan, kho bảo thuế, bưu điện quốc tế, trụ sở hải quan.
Các địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu trong lãnh thổ hải quan.
Khu vực, địa điểm đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước, được phép xuất nhập khẩu.

II. Quy trình làm hồ sơ hải quan

Tùy theo loại hàng hóa xuất, nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, quy trình làm thủ tục hải quan cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hàng cần làm thủ tục khai quan

Trước tiên cần phải xác định hàng hóa cần gửi nằm trong diện nào. Có nằm trong danh mục hàng bị cấm hoặc hạn chế nhập khẩu không, cụ thể:

Hàng hóa thông thường: Là loại hàng có đầy đủ các loại giấy tờ, hồ sơ, cũng như đáp ứng đủ điều kiện xuất nhập khẩu. Việc khai báo hải quan cho loại hàng hóa này vô cùng dễ dàng.
Hàng hóa bị cấm: Loại hàng nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm vận chuyển. Để việc gửi hàng diễn ra thuận lợi, không nên vận chuyển những hàng này. Bạn có thể tham khảo thêm các điều khoản trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
Hàng hóa đặc biệt cần xin giấy phép: Là loại hàng cần phải xin giấy phép, hoàn tất thủ tục trước khi về cảng. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
Hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy: Tương tự như hàng đặc biệt, cần xin giấy phép, thủ tục đầy đủ trước khi vận chuyển hàng về cảng. Chi tiết được quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
Hàng cần thực hiện kiểm tra chuyên ngành: Cơ quan chức năng sẽ tiến hành đến lấy mẫu hàng và kiểm tra ngay sau khi hàng được đưa về cảng. Khi có kết quản kiểm tra, bạn có thể tiến hành các bước còn lại.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải làm thủ tục trước hoặc sau khi hàng được đưa về cảng đối với hàng cần công bố hợp chuẩn.

Bước 2: Kiểm tra, chuẩn bị chứng từ đối với hàng khi làm thủ tục thông quan

Bộ hồ sơ phải có gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Vận đơn (AwB, B/L)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Tùy theo tính năng, chất liệu, mục đích sử dụng,… hàng của bạn buộc phải cung cấp các chứng từ sau:

Giấy phép nhập hàng
Phiếu đăng ký kiểm tra chất lượng
Catalogue chi tiết hàng hóa
Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (C/Q)
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (đối với mặt hàng mỹ phẩm)
Một số chứng từ khác

Bước 3: Truyền tờ khai điện tử

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ đầy đủ theo quy định, tiến hành nộp tờ khai điện tử và chờ kết quả phân luồng hệ thống.

Tùy theo kết quả phân luồng sẽ có những quy định tương ứng để giúp doanh nghiệp hoàn tất quy trình:

Luồng xanh

Có 2 loại:

Xanh có điều kiện: Bạn phải đến Chi cục Hải Quan để làm thủ tục, tại bước này, bạn cần xuất trình một số giấy tờ như:

Giấy kiểm tra chất lượng

Giấy chứng nhận xuất xứ

Xanh không có điều kiện: Người nhận mang tờ khai có đóng dấu kèm chữ ký người gửi để xác nhận với hải quan. Sau đó tiếp tục ra cảng làm thủ tục lấy hàng.

Luồng vàng

Nhân viên giao nhận chuẩn bị kiểm tra hồ sơ cho lô hàng. Sau khi có đủ bộ hồ sơ thì nộp cho cảng. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ nội dung trên chứng từ đã khai.

Sau khi kiểm tra, nếu không phát hiện vi phạm thì tờ khai sẽ được trả ra và làm các bước tương tự như luồng xanh.

Luồng đỏ

Hàng hóa khi rơi vào luồng đỏ sẽ được kiểm tra thực tế. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, cần làm nhiều thủ tục, mất nhiều thời gian và chi phí khác.

Có 2 hình thức kiểm hóa:

Kiểm thủ công
Kiểm bằng máy soi

Cuối cùng khi hoàn tất kiểm tra, cán bộ sẽ về chi cục làm các thủ tục hải quan như biên bản kiểm hóa. Nếu hàng không gặp vấn đề gì thì sẽ làm thủ tục bóc tờ khai là xong.

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng

Delivery Order (DO) là chứng từ do công ty vận chuyển hoặc hãng tàu phát hành.

Để lấy được lệnh giao hàng, cần phải chuẩn bị các chứng từ sau:

Chứng minh nhân dân: 01 bản sao.
Vận đơn: 01 bản sao
Vận đơn bản gốc đã đóng dấu
Tiền phí

Bước 5: Nộp thuế cho hồ sơ hải quan

Sau khi thông quan tờ khai, bạn cần đóng thuế theo quy định của nhà nước. Có 2 loại thuế cần đóng là:

Thuế nhập khẩu
Thuế VAT (thuế giá trị gia tăng)

Ngoài ra, đối với một số loại hàng hóa đặc biệt, bạn cần nộp thêm thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt,…

Bước 6: Thông quan hàng hóa, đưa về kho bảo quản

Sau khi hoàn tất toàn bộ bước trên, lô hàng sẽ được thông quan.

Hàng hóa sau khi được thông quan thì phải mang về khi bảo quản. Bao giờ có chứng thư kết quả đạt chuẩn thì mới được lưu hành hàng hoá trên thị trường.

III. Làm hồ sơ hải quan cần lưu ý điều gì

Khi làm thủ tục hải quan cho hoạt động xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý:

Xác định đúng mã HS Code để tránh sai thuế, phạt hành chính
Đối chiếu thông tin trên chứng từ thật khớp nhằm tránh bị phân luồng đỏ
Theo dõi trạng thái tờ khai điện tử thường xuyên
Sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan uy tín nếu chưa có kinh nghiệm
Chuẩn bị trước giấy tờ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt.

IV. Địa điểm làm hồ sơ hải quan

Được quy định trong điều 22 Luật Hải quan 2014, quy định địa điểm làm thủ tục hải quan như sau:

Địa điểm làm hồ sơ hải quan là nơi hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ. Cũng như kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.
Địa điểm tiếp nhận đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan là trụ sở Cục Hải quan, trụ sở Chi cục Hải quan.

Địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa gồm:

Điểm kiểm tra tập chung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
Điểm kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình, nơi tổ chức hội chợ, triển lãm.
Điểm kiểm tra tại khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm gom hàng lẻ.
Điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam với Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ.
Điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định trong trường hợp cần thiết.

V. Những lỗi thường mắc phải khi làm thủ tục hải quan

Những lỗi hay mắc phải khi làm thủ tục hải quan xuất phát từ việc khi báo không chính xác hồ sơ.

Vấn đề này cũng sẽ xảy ra khi chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ, gây chậm trễ dễ đến việc phát sinh chi phí và bị xử phạt

Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường mắc phải:

1. Khai sai mã HS khi làm tờ khai hải quan

Việc khai báo sai mã HS là lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục liên quan đến hải quan. Mã HS quyết định thuế áp dụng cho hàng hóa. Nếu khai sai mã này, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh tờ khai, nộp thêm thuế thậm chí bị phạt.

Lỗi này thường diễn ra do cập nhật danh mục mã HS mới hoặc chưa hiểu rõ đặc điểm hàng hóa.

Để tránh việc diễn ra lỗi này, doanh nghiệp cần tra cứu kỹ mã HS hoặc nhờ chuyên gia tư vấn.

2. Sai thông tin về số lượng, trọng lượng, đơn vị tính trên tờ khai quan.

Nhiều doanh nghiệp khai báo sai số lượng hoặc trọng lượng trên tờ khai dẫn đến không khớp với hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn.

Sự không thống nhất này khiến cơ quan hải quan buộc phải yêu cầu kiểm tra lại hàng hóa. Dẫn đến làm chậm tiến trình thông quan.

Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ tất cả chứng từ trước khi nộp hồ sơ để đảm bảo tính thống nhất.

3. Khai sai loại hình vận chuyển khi làm tờ khai quan

Loại hình xuất nhập khẩu xác định quy trình, hồ sơ và thuế suất áp dụng. Việc khai sai loại hình khiến tờ khai không hợp lệ dẫn đến việc hủy và làm lại.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại hình để làm cơ sở khai báo chính xác.

4. Khai sai phương thức vận chuyển khi làm thủ tục hải quan

Các phương thức vận chuyển như đường bộ, đường biển, đường hàng không,..phải được khai đúng thực tế.

Khai sai phương thức vận chuyển có thể gây khó khăn cho quá trình xử lý hồ sơ. Khi khai báo cần phải chú ý:

Thông tin người nhập khẩu/ xuất khẩu phải chính xác
Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận và bên gửi.
Đảm bảo thông tin khai báo phải trùng khớp với giấy phép kinh doanh và các giấy tờ khác có liên quan.

5. Không đồng nhất thông tin giữa các chứng từ khi khai báo hải quan

Các loại giấy tờ như:

Hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại
Vận đơn
Phiếu đóng gói

Những hợp đồng trên phải có thông tin khớp với nhau về số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng,…

Thông tin không trùng khớp sẽ dẫn đến việc hải quan yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa từ đó thủ tục cũng bị chậm trễ.

6. Khai báo sai số kiện hàng khi làm hồ sơ hải quan

Việc này thường diễn ra khi doanh nghiệp khai báo chi tiết từng món hàng thay vì khai tổng số kiện trên tờ khai hải quan.

Khai báo sai số kiện gây khó khăn cho việc kiểm tra và đối chiếu hàng hóa. Dẫn đến bị phân luồng khi kiểm tra thực tế.

VI. Trường hợp nào nên hủy hồ sơ hải quan

Căn cứ theo Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của bộ tài chính. Những trường hợp doanh nghiệp nên hủy tờ khai là:

Quá hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký, hàng đã được phân luồng xanh nhưng không có hàng đến các cửa khẩu.
Quá hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký nhưng người khai vẫn không xuất trình hồ sơ hải quan (luồng vàng).
Quá hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký nhưng người khai không xuất trình hàng bị phân luồng đỏ cho cơ thẩm quyền.
Trường hợp tờ khai đã đăng ký nhưng chưa thông quan do hệ thống khai báo gặp sự cố.
Khai nhiều tờ khai cho cùng một lô hàng xuất nhập khẩu
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã có hàng đưa vào khâu vực giám sát hải quan nhưng thực tế không xuất khẩu
Tờ khai hàng nhập khẩu đã đăng ký nhưng thực tế hàng không nhập khẩu hoặc hàng chưa đưa qua khu vực giám sát.
Khai sai các chỉ tiêu thông tin được bổ sung quy định tại điểm 3 Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC.

VII. Các câu hỏi thường gặp khi làm hồ sơ hải quan

1. Thủ tục hải quan có áp dụng cho hàng hóa mua bán nội địa không?

Không. Thủ tục khai quan chỉ áp dụng cho hàng xuất nhập khẩu hoặc quá cảnh qua biên giới quốc gia.

Đối với hàng lưu thông nội địa, không cần thủ tục hải quan trừ một số trường hợp đặc biệt như:

Hàng hóa trong khu chế xuất
Hàng chuyển giao giữa các khu công nghiệp
Hàng có chính sách riêng

2. Mỗi lần xuất nhập khẩu có cần làm thủ tục xuất nhập khẩu không?

Có. Mỗi lô hàng xuất nhập khẩu đều phải khai báo hải quan riêng và thực hiện đầy đủ các bước như:

Chuẩn bị hồ sơ
Khai báo điện tử
Nộp thuế
Kiểm tra (nếu có)
Thông quan
Hệ thống VNACCS sẽ cấp số tờ khai riêng cho từng lần giao dịch

3. Sai số trong khai báo thủ tục hải quan có bị phạt không

Có, việc khai sai thông tin tờ khai như mã HS, trị giá, tên hàng, số lượng,… Có thể dẫn đến:

Bị truy thu thuế
Bị phạt vi phạm hành chính (từ vài triệu đến vài chục triệu đồng)
Bị phân luồng đỏ thường xuyên dẫn đến kéo dài thời gian thông quan

4. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) nên tự khai hồ sơ hải quan hay thuê dịch vụ

Doanh nghiệp FDI hoàn toàn có thể tự khai báo hải quan nếu:

Có nhân sự am hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu
Đăng ký chữ ký số, có tài khoản trên hệ thống VNACCS
Được cấp mã số doanh nghiệp và mã loại hàng phù hợp

Tuy nhiên, nếu chưa có kinh nghiệm nên ủy thác cho công ty cung cấp dịch vụ trung gian để tránh sai sót, tốn thời gian.

VIII. Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về hồ sơ hải quan. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.

Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hoá của bạn thông quan dễ dàng.

Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline 0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!