Nội dung chính

Vai Trò Của Commercial Invoice Trong Vận Chuyển Hàng Hóa

Hóa đơn thương mại là chứng từ người bán phát hành cho người mua dùm để tính chi phí khi vận chuyển. Nhờ có hóa đơn này các giao dịch trở nên rõ ràng cũng như thể hiện rõ trách nhiệm giữa bên mua và bên bán. Tuy vậy lập hóa đơn vận chuyển cần lưu ý điều gì? Có mấy loại hóa đơn được sử dụng phổ biến hiện nay? Trong bài viết này, VietAviation sẽ chia sẻ tất tần tật về hóa đơn thương mại nhé!

I. Hóa đơn thương mại là gì?

**Khái niệm hóa đơn vận chuyển hàng hóa**

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ mà người bán phát hành cho người mua. Nội dung trên hóa đơn thường bao gồm chi phí bên mua phải trả cho bên cung cấp hàng hóa.

Thông thường hóa đơn sẽ ghi rõ các thông tin như:

Đặc điểm đơn giá
Đặc điểm hàng hóa
Điều kiện giao hàng
Tổng giá trị hàng hóa
Phương thức vận chuyển
Phương thức thanh toán.

Tại doanh nghiệp, Commercial Invoice được lập thành nhiều bản để sử dụng cho nhiều việc khác nhau.

Hóa đơn trong thương mại là chứng từ buộc phải có trong các giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế. Chức năng chính của chứng từ này là thể hiện giá mua, gia bán của hàng. Việc này nhằm xác định giá trị hải quản và là căn cứ để tính thuế nhập khẩu.

Mặc khác Commercial Invoice thường được dùng để xuất trình khi bên bảo hiểm tính phí. Cũng như ngân hàng đòi tiền hay cơ quan hải quan tính thuế và thông quan hàng hóa.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Khi làm thủ tục vận chuyển hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phí thuế quan. Doanh nghiệp cần thực hiện xuất hóa đơn GTGT.

Commercial Invoice được sử dụng khi thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

II. Ý nghĩa của hóa đơn thương mại

**Ý nghĩa của hóa đơn trong xuất nhập khẩu**

Hóa đơn trong thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là trong thương mại quốc tế như:

Cơ sở để khai báo hải quan: Đây là chứng từ quan trọng giúp cơ quan kiểm tra và tính thuế xuất nhập khẩu.
Chứng từ thanh toán: Trong nhiều giao dịch, ngân hàng sẽ yêu cầu hóa đơn để thực hiện thanh toán qua L/C (thư tín dụng). Cũng như T/T (chuyển tiền điện tử).
Xác nhận quyền, nghĩa vụ giữa các bên: Commercial Invoice giúp làm rõ trách nhiệm của người bán và người mua. Đặc biệt trong các khoản về thanh toán.
Hỗ trợ kế toán và thuế: Là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán doanh thu. Chi phí và thực hiện các nghĩa vụ.
Cơ sở giải quyết tranh chấp: Nếu có bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến số lượng, giá trị hoặc điều kiện giao dịch. Commercial Invoice là bằng chứng pháp lý quan trọng.

III. Thông tin trên hóa đơn thương mại

**Nội dung chính trên hóa đơn vận chuyển**

Commercial Invoice là tài liệu quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Được sử dụng để xác nhận mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Để đảm bảo tính hợp lệ, hóa đơn trong thương mại cần có các thông tin như:

Thông tin người mua (Buyer/ Improter): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại điện. Cần làm rõ đối tượng nhận hàng, điều khoản thanh toán đối với các thông tin này.
Thông tin người bán (Seller/ Exprorter): Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại điện, số VAT. Cần làm rõ người bán với những thông tin này để dễ quản lý các giao dịch thương mại.
Số hóa đơn (Số invoice): Mỗi hóa đơn cần có 1 số duy nhất để doanh nghiệp quản lý các giao dịch. Tránh nhầm lẫn các hóa đơn với nhau.
Ngày phát hành hóa đơn: Nhằm thực hiện các thủ tục hải quan và thanh toán.
Phương thức thanh toán: Các phương thức phổ biến như L/C (Thư tín) , D/A (Chấp nhận hối phiếu). Cũng như D/P (Chấp nhận trả hàng khi giao hàng) và T/T (Chuyển tiền)
Điều kiện Incoterms: Các điều kiện như FOB, CIF cần được làm rõ giúp xác định trách nhiệm và chi phí liên quan.
Mô tả chi tiết sản phẩm: Đảm bảo đúng thông tin mô tả giúp kiểm tra và thông quan được thực hiện chính xác
Số lượng, giá trị hàng: Là cơ sở tính toán các chi phí xuất nhập khẩu cũng như thuế và phí liên quan.
Các chi phí khác: Bao gồm phí vận chuyển, bảo hiểm, phí lưu kho. Doanh nghiệp cần ghi rõ các khoản phí để người mua dễ nắm bắt về tổng giá trị giao dịch.
Chữ ký người đại diện: Nhằm xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

IV. Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất

Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại thông dụng nhất hiện nay:

***Mẫu hóa đơn thương mại mới nhất hiện nay***

V. Các mẫu hoá đơn thương mại hiện nay?

Dưới đây là các mẫu hóa đơn trong thương mại thường được sử dụng phổ biến:

1. Hóa đơn trong thương mại chiếu lệ

Còn được gọi là Porforma Invoice là hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán mà sử dụng với mục đích:

Thay cho đơn chào hàng
Làm chứng từ để thực hiện các thủ tục như khai quan, nhập khẩu
Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ, xin giấy phép xuất khẩu
Làm chứng từ gửi hàng theo tháng.

2. Hóa đơn trong thương mại tạm thời

Còn gọi là Provisional Invoice, là hóa đơn người mua và người bán thanh toán trước lần thanh toán cuối.

Hóa đơn này sẽ được lập khi người bán chưa nắm rõ thông tin chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như:

Thông tin về giá hàng
Thông tin về khối lượng
Thông tin về đặc điểm hàng hóa.

Hóa đơn này được áp dụng trong các trường hợp như:

Hóa đơn dùng để thanh toán tạm thời cho từng lần khi lô hàng được thanh toán nhiều lần.
Khi hàng hóa được xác định tại 1 thời điểm nào đó sau khi giao hàng thành công.
Người bán muốn tạm thời thi tiền khi giao hàng khi lần thanh toán cuối cùng quyết định bởi khối lượng hàng.
Hàng sẽ được xác định giá trị tại 1 thời điểm khi giao hàng hoàn thành.

3. Hóa đơn trong thương mại chi tiết

Thường dùng để mô tả chi tiết hàng hóa khi hàng có nhiều chủng loại. Các bên sẽ dựa vào thỏa thuận được quy định trong hợp đồng để xác định giá từng loại hàng.

4. Hóa đơn thương mại chính thức

Giúp xác định tổng giá trị lô hàng, là cơ sở pháp lý cho lần thanh toán cuối cùng.

5. Hóa đơn thương mại xác nhận

**Cách viết hóa đơn xuất nhập khẩu chuẩn**

Còn gọi là Certified Invoice, là hóa đơn xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa. Thường hiệu nghiệm khi có chữ ký xác nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.

Trong nhiều trường hợp, hóa đơn này còn dùng như chứng từ có chức năng như chứng nhận xuất xứ.

6. Hóa đơn thương mại lãnh sự

Thường dùng để thay thế chứng nhận xuất xứ có xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua đang làm việc ở nước bán.

Hóa đơn này giúp đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Cũng như được yêu cầu trong một số quốc gia nhằm kiểm soát nguồn gốc hàng hóa.

7. Hóa đơn trong thương mại hải quan

Là hóa đơn tính giá trị hàng theo lệ phí và thuế của hải quản. Là chứng từ giúp hải quan xác định mức thuế xuất nhập khẩu. Hóa đơn này đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.

8. Hóa đơn thương mại tập trung

Được dùng khi sử dụng phương thức thanh toán tái xuất khẩu hay thanh toán qua trung gian. Cũng như người bán không muốn đứng tên trực tiếp cho hóa đơn của mình. Vì vậy họ không ký phát mà sử dụng hóa đơn do người khác ký phát.

VI. Cách viết hóa đơn thương mại

Khi viết hóa đơn thương mại, người viết cần lưu ý:

Tên người gửi (người xuất khẩu hàng hóa): Cần ghi rõ và đầy đủ tên, địa chỉ người gửi và quốc gia xuất khẩu.
Tên người nhận (người nhập hàng hóa): Cần ghi rõ và đầy đủ tên, địa chỉ người nhận và quốc gia nhập khẩu
Số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn là tiêu chí buộc phải có để làm thủ tục hải quan.
Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên thông thường, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu hàng hóa.
Số kiện hàng: Ghi chính xác tổng số kiện hàng.
Giá của từ mặt hàng: Cần ghi chính xác giá của từng mặt hàng.
Loại tiền: Cần ghi đầy đủ giá trị, ký hiệu của loại tiền sử dụng khi xuất nhập khẩu.
Phương thức vận chuyển: Ghi rõ phương thức vận chuyển là đường bộ, biển hay đường hàng không. Không cần ghi phương tiện và số chuyến.
Điều khoản giao hàng
Điều khoản thanh toán
Các thông tin khác: Ghi rõ các khoản liên quan như vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, chi phí bao bì
Giảm giá, chiết khấu (nếu có)

VII. Lưu ý khi tạo hóa đơn thương mại

**Lưu ý khi lập hóa đơn vận chuyển hàng hóa**

Hóa đơn trong xuất nhập khẩu rất quan trọng, chỉ cần một sai sót nhỏ sẽ gây ra nhiều vấn đề trong vận chuyển. Do đó trước khi tạo hóa đơn, cần lưu ý:

Thiếu thông tin khai báo: Việc khai thông tin không đầy đủ và chính xác có thể gây ảnh hưởng trong vận chuyển hàng hóa.
Thời gian phát hành: Commercial invoice là căn cứ tính tổng giá trị đơn hàng và xác định thuế xuất nhập khẩu. Thường được lập khi đầy đủ thông tin về nguồn gốc, số lượng hàng hóa.
Nhầm lẫn trong hóa đơn: Cần đảm bảo nội dung trên hóa đơn chính xác, tránh nhầm lẫn với giấy tờ có nội dung tương tự. Những giấy tờ đó có thể là hóa đơn xuất nhập khẩu hay phiếu đóng gói.
Thể hiện không rõ điều kiện giao hàng: CIF hay FOB trên hóa đơn thường gây hiểu lầm khi xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.

VIII. Hóa đơn thương mại điện tử

Khoản 2a điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bổ sung bởi nghị Nghị định 70/2025/NĐ-CP giải thích:

Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng. Trong đó, người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.
Việc lập hóa đơn thương mại điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào việc đối xác dữ liệu giữa các bên. Nhưng chậm nhất không quá 7 ngày của tháng, sau khi phát sinh việc cung cấp dịch vụ. Cũng như không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Kỳ quy ước là căn cứ để tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp giữa người bán và người mua.

IX. Kết Luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về hóa đơn thương mại. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.

Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hoá của bạn thông quan dễ dàng.

Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline 0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!