Invoice và packing list là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động ngoại thương. Hai chứng từ này đôi khi na ná nhau dẫn đến việc nhầm lẫn đối với một số bạn khi mới chập chững bước vào công việc liên quan đến xuất nhập khẩu. Để giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về invoice và packing list, VietAviation xin cung cấp đến bạn một số thông tin về hai chứng từ này.
1. Invoice là gì?
Hóa đơn hay Invoice là chứng từ thương mại do người bán lập để xác nhận giao dịch mua bán giữa hai bên. Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, khai thuê hay làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của mình.
2. Những nội dung quan trọng khi lập Invoice?
Mặc dù invoice được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ một số nội dung như sau:
– Tiêu đề + Số invoice + Date:
+ Tiêu đề có thể là Inovice hoặc Commercial invoice
+ Số invoice có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty.
+ Date: Phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.
– Thông tin người xuất khẩu (Shipper/ Seller/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ của Shipper/ Seller/ Exporter. Trong trường hợp Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Trong trường hợp Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng sẽ là Shipper/ Exporter. Trong trường hợp này, nếu Buyer có yêu cầu, hóa đơn Seller xuất cho Buyer ghi thành 02 dòng gồm Seller là tên của Trader và Shipper/ Exported là tên của Supplier/ Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp.
– Thông tin người nhập khẩu (Consignee/ Buyer/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, điện thoại, thông tin liên hệ của Consignee/ Buyer/ Exporter. Trong trường hợp nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được hoặc Buyer là một Trader bán hàng lại cho một người khác thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer yêu cầu thì Buyer là tên của người mua hàng trên hợp đồng và Consignee/ Importer là tên của người nhập khẩu trực tiếp.
– Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party): Ghi giống như trên B/L, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ
– Tên tàu và số chuyến trên Booking (Vesel/ Voy): Ghi giống như trên B/L. Chú ý có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau.
– Mô tả hàng hóa (Description of good): Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.
– Số lượng hàng (Quantity/ Weight): Số lượng ghi trên hợp đồng/ Số lượng, trọng lượng net của hàng. Lưu ý số lượng, trọng lượng trên hóa đơn không có dung sai. Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng. Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong hóa đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.
– Đơn giá (Unit price): Phải đầy đủ đơn vị tính đồng tiền thành toán và điều kiện bán hàng.
– Tổng trị giá (Total amount): Bằng số và bằng chữ. Trong trường hợp sau khi hợp đồng đã được ký kết, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như giảm số lượng do gửi bù hàng, hàng khuyến mại hoặc giảm đơn giá bán thì người bán có thể giải quyết theo 02 cách sau để hóa đơn phù hợp:
+ Cách 1: Hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ thay đổi theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra phải phù hợp theo phụ lục.
+ Cách 2 là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra, lúc đó trên hóa đơn người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.
– Phương thức thanh toán (Payment term): ghi ngắn gọn các thông tin sau:
+ Tên ngân hàng người thụ hưởng (Bank’s name): Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và chi nhánh.
+ Địa chỉ ngân hàng (Bank’s address)
+ SWIFT code
+ Thông tin người thụ hưởng (Beneficiary’s information)
+ Số tài khoản (Banking account)
3. Những loại Invoice thường gặp trong xuất nhập khẩu:
Dựa vào khái niệm của invoice và hoàn cảnh sử dụng cụ thể, hóa đơn được chia thành các loại như:
– Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): là chứng từ xác nhận giao dịch xuất nhập khẩu giữa bên bán và bên mua cùng các giấy tờ có liên quan như vận đơn, chứng nhận C/O, …
– Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ): giống như tên gọi, hóa đơn dạng này không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại nói trên, hóa đơn chiếu lệ chỉ sử dụng để làm tham chiếu khai và làm thủ tục hải quan xuất nhập.
– Provisional Invoice (Hóa đơn tạm): lưu ý rằng đầy không phải là hóa đơn thật. Hóa đơn này đơn thuần chỉ là hóa đơn kê khai cho người mua trong khi chờ đợi thanh toán.
– Final Invoice (Hóa đơn cuối cùng): là hóa đơn được gửi cho người mua để hoàn thiện thanh toán. Hóa đơn này cung cấp đầy đủ các thông tin về loại lượng, lượng hàng, tổng giá trị, phương thức thanh toán, …
Bên cạnh những hóa đơn nói trên trong quá trình xuất nhập hàng hóa Quốc tế, chúng ta có thể gặp những loại invoice như: hóa đơn hải quan, hóa đơn lãnh sự, hóa đơn tập trung, hóa đơn xác nhận, hóa đơn chi tiết hàng hóa, …
4. Packing list là gì?
Packing list còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Nhưng quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước thì bắt buộc phải có.
5. Khi lập Packing List cần chú ý những gì?
Với chức năng của packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packing list phải đảm bảo các yếu tố sau:
– Thông tin của Seller, Buyer
– Số và ngày lập
– Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng
– Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng
6. Chức năng của Packing List?
Packing list chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:
+ Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container 20’DC chẳng hạn;
+ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ ra sao ( dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu);
+ Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;
+ Khi kiểm hàng hóa thì sẽ phải tìm mặt hàng đó ở đâu
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ sau:
Liên hệ: 084 200 1900
Cơ sở: 47 Hậu Giang , phường 4, quận Tân Bình, TP HCM
Email: booking@vietaircargo.asia
Kho hàng sân bay: 47 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
