Bối cảnh giao thương Việt – Trung ngày càng phát triển đặt ra bài toán tối ưu chi phí vận chuyển cho mọi doanh nghiệp và cá nhân. Vấn đề không chỉ là tìm giá cước rẻ, mà là cân bằng giữa chi phí, tốc độ và sự an toàn. Bài viết này không chỉ là một hướng dẫn thông thường, mà giúp bạn vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc một cách thông minh, tránh mọi rủi ro tốn kém, đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến của Vietaviation Logistics.

I. 3 sai lầm kinh điển khiến chi phí vận chuyển tăng vọt

Trước khi tìm cách tiết kiệm, điều quan trọng là phải biết cách tránh những sai lầm khiến chi phí tăng vọt một cách vô lý. Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến nhất mà các chuyên gia tại Vietaviation Logistics đã tổng hợp từ kinh nghiệm thực tế.

1. Cung cấp thông tin hàng hóa chung chung, không chi tiết

Phân tích tại sao câu hỏi “giá cước gửi 10kg quần áo là bao nhiêu?” là một câu hỏi sai. Một đơn vị logistics Việt Trung chuyên nghiệp cần thông tin chuẩn xác để đưa ra báo giá đúng.

Thay vì hỏi chung chung, bạn hãy cung cấp thông tin chi tiết: loại hàng (quần áo chất liệu cotton, có thương hiệu hay không), giá trị (ảnh hưởng đến phí bảo hiểm), quy cách đóng gói (đóng trong thùng carton hay bao tải)… Việc này giúp bạn nhận báo giá chính xác ngay từ đầu và tránh các chi phí phát sinh không đáng có.

2. Coi nhẹ khâu đóng gói và gia cố hàng hóa

Nhấn mạnh việc đóng gói sơ sài không chỉ gây hư hỏng mà còn làm tăng chi phí gửi hàng đi Trung Quốc do trọng lượng thể tích. Các hãng vận chuyển sẽ tính cước dựa trên con số lớn hơn giữa trọng lượng thực và trọng lượng thể tích (tính theo công thức Dài x Rộng x Cao / 5000). Đây là chi phí vô hình lớn nhất mà nhiều người bỏ qua, khiến họ phải trả tiền cho không khí bên trong kiện hàng.

3. Không chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết

Chỉ ra rằng mỗi ngày chậm trễ giấy tờ có thể gây ra chi phí lưu kho, lưu bãi bằng cả tuần tiền vận chuyển. Việc thiếu một chứng từ, dù là nhỏ nhất, cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị giữ lại tại cửa khẩu, phá vỡ mọi kế hoạch kinh doanh. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thủ tục theo quy định của Tổng cục Hải quan sẽ biến một quy trình phức tạp thành đơn giản và tiết kiệm, đảm bảo việc gửi hàng xuyên biên giới Việt Trung diễn ra suôn sẻ.

II. Lựa chọn phương án vận chuyển theo từng kịch bản kinh doanh thực tế

Không có phương án vận chuyển nào là tốt nhất cho mọi loại hàng hóa. Lựa chọn thông minh phụ thuộc vào nhu cầu và kịch bản kinh doanh thực tế của bạn.

1. Kịch bản 1 – Chủ shop online, gửi hàng lẻ, gom order

• Phân tích: Vận tải đường bộ tiêu ngạch sẽ phù hợp với sự linh hoạt, tốc độ vừa phải và dịch vụ vận chuyển Trung Quốc giá rẻ. Hình thức này đặc biệt phù hợp với hàng hóa không yêu cầu hóa đơn, chứng từ phức tạp, giúp các chủ shop tối ưu chi phí cho từng đơn hàng nhỏ lẻ.
• Lời khuyên từ chuyên gia: Luôn hỏi rõ đơn vị vận chuyển về chính sách gom hàng và lịch trình xe chạy để tối ưu thời gian và chi phí gửi hàng đi Trung Quốc cho từng đơn hàng nhỏ.

2. Kịch bản 2 – Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu lô lớn (vài tấn trở lên)

• Phân tích: Khi bạn cần vận chuyển hàng hóa Việt Nam Trung Quốc với số lượng lớn, đường biển là lựa chọn không đối thủ về mặt chi phí. Bạn cần biết khi nào nên chọn container riêng (FCL) cho lô hàng lớn và khi nào nên đi hàng ghép (LCL) để tiết kiệm hơn với lô hàng nhỏ hơn. Chi phí trên mỗi kg khi vận chuyển số lượng lớn bằng đường biển là rẻ nhất.
• Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy lên kế hoạch vận chuyển đường biển trước ít nhất 1 tháng để có giá cước vận chuyển sang Trung Quốc tốt nhất và tránh tình trạng hết chỗ, đặc biệt vào các mùa cao điểm cuối năm.

3. Kịch bản 3 – Gửi hàng mẫu, hồ sơ thầu, hàng giá trị cao

• Phân tích: Bạn nên ưu tiên vận chuyển bằng đường hàng không. Chi phí cao hơn nhưng bù lại là sự an toàn, nhanh chóng, giúp bạn chốt được hợp đồng hoặc đáp ứng tiến độ gấp của đối tác. Đôi khi, “thời gian là tiền bạc”, và việc chuyển hàng sang Trung Quốc nhanh chóng quyết định sự thành công của một thương vụ.
• Lời khuyên từ chuyên gia: Kiểm tra kỹ danh mục hàng cấm hoặc hạn chế bay (chất lỏng, pin, nam châm) và chuẩn bị giấy tờ an toàn hóa chất (MSDS) nếu cần để tránh bị từ chối tại sân bay.

III. Xây dựng chiến lược vận chuyển chính ngạch hoặc tiểu ngạch

Lựa chọn giữa tiểu ngạch và chính ngạch không chỉ là về chi phí, mà còn là một quyết định chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp.

1. Thử nghiệm thị trường & gửi hàng nhỏ lẻ: Vai trò của kênh tiểu ngạch

Kênh tiểu ngạch nhanh, gọn, chi phí thấp, phù hợp để gửi đồ sang Trung Quốc làm hàng mẫu, quà tặng, hoặc các đơn hàng thương mại điện tử nhỏ. Tuy nhiên, bạn cũng cần nhận thức rõ những rủi ro tiềm ẩn về tính ổn định và pháp lý khi quy mô kinh doanh lớn dần.

2. Xây dựng thương hiệu & phân phối lớn: Ưu tiên kênh chính ngạch

Các đối tác lớn, các sàn thương mại điện tử uy tín như Tmall, JD.com, … luôn đòi hỏi hàng hóa phải có đầy đủ chứng từ nhập khẩu hợp lệ. Vận chuyển chính ngạch sang Trung Quốc chính là giấy thông hành để doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp, đáng tin cậy và mở rộng quy mô.

3. 3 câu hỏi cốt lõi để chọn đúng kênh vận chuyển

Hãy tự trả lời những câu hỏi sau để có giải pháp giảm chi phí vận chuyển đi Trung Quốc phù hợp nhất:

• Mục đích của lô hàng là gì (bán lẻ, làm mẫu, phân phối)?
• Đối tác của bạn tại Trung Quốc yêu cầu gì về chứng từ?
• Bạn ưu tiên sự ổn định lâu dài hay chi phí thấp trước mắt?

IV. 5 bí quyết giúp giảm chi phí gửi hàng đi Trung Quốc tới 30%

Khi đã chọn được phương thức phù hợp, hãy áp dụng những bí quyết sau để tối ưu chi phí hơn nữa.

1. Tối ưu đóng gói để giảm trọng lượng thể tích

Áp dụng các kỹ thuật đóng gói thông minh như hút chân không cho hàng may mặc, tháo rời các bộ phận máy móc, sử dụng vật liệu đóng gói nhẹ nhưng chắc chắn để giảm kích thước kiện hàng. Việc này giúp bạn giảm đáng kể cước phí tính theo trọng lượng thể tích.

2. Lựa chọn thời điểm vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc thông minh

Tránh các mùa cao điểm 1-2 tháng trước tết Nguyên Đán, ngày lễ độc thân 11/11, Black Friday là những thời điểm nhu cầu và giá cước tăng vọt. Ship hàng đi Trung Quốc vào mùa thấp điểm có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể, đôi khi lên tới 30%.

3. Đừng bỏ qua bảo hiểm hàng hóa: Chi phí nhỏ, lợi ích lớn

Chi phí mua bảo hiểm thường chỉ chiếm khoảng 1-2% giá trị hàng hóa. Nhưng nó bảo vệ bạn khỏi rủi ro mất trắng toàn bộ lô hàng do sự cố không mong muốn. Đây là một khoản tiết kiệm cho sự an toàn và là biểu hiện của một nhà kinh doanh chuyên nghiệp khi tìm kiếm dịch vụ gửi hàng đi Trung Quốc an toàn.

V. Giải đáp nhanh các vấn đề khi gửi đồ sang Trung Quốc

Đây là những câu hỏi thường gặp nhất khi khách hàng cần hướng dẫn gửi hàng sang Trung Quốc.

1. Gửi hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc cần những giấy tờ gì?

• Đối với cá nhân (hàng phi mậu dịch): Căn cước công dân, invoice hoặc kê khai hàng hóa, thông tin chi tiết người nhận.
• Đối với doanh nghiệp (hàng mậu dịch): Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form E), Tờ khai hải quan.

2. Mặt hàng nào bị cấm/hạn chế vận chuyển sang Trung Quốc?

• Các chất cấm, vũ khí, vật liệu cháy nổ.
• Ấn phẩm, văn hóa phẩm đồi trụy, chống phá nhà nước.
• Động vật, thực vật sống chưa qua kiểm dịch.
• Thực phẩm tươi sống (yêu cầu thủ tục kiểm dịch rất khắt khe).
• Hàng giả, hàng nhái các thương hiệu lớn.

3. Gửi hàng đi Trung Quốc mất bao lâu?

Thời gian vận chuyển là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Nó phụ thuộc trực tiếp vào phương thức bạn lựa chọn. Dưới đây là thời gian tham khảo cho các tuyến phổ biến:

• Đường hàng không (Chuyển phát nhanh): 1-3 ngày làm việc.
• Đường bộ: 3-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào địa điểm nhận và giao hàng.

Lưu ý: Thời gian trên là ước tính cho quá trình vận chuyển, không bao gồm các sự cố ngoài ý muốn như: thời tiết xấu hoặc chậm trễ trong quá trình thông quan.

VI. Nhận diện rủi ro và chọn mặt gửi vàng: Tiêu chí đánh giá đơn vị Logistics Việt Trung uy tín

Lựa chọn đúng đối tác vận chuyển là yếu tố quyết định đến 80% sự thành công của vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc

1. Dấu hiệu cảnh báo một công ty vận chuyển thiếu chuyên nghiệp

• Báo giá mập mờ, nhiều chi phí ẩn.
• Không có địa chỉ văn phòng vật lý rõ ràng.
• Không cung cấp hợp đồng dịch vụ.
• Không có hệ thống theo dõi mã vận đơn.

2. 5 tiêu chí để chọn một chuyển phát nhanh Trung Quốc uy tín

• Pháp nhân rõ ràng: Có giấy phép kinh doanh, văn phòng đại diện tại cả Việt Nam và Trung Quốc.
• Hệ thống tracking: Cung cấp mã vận đơn theo dõi hành trình 24/7.
• Chính sách bồi thường: Cam kết đền bù rõ ràng, minh bạch khi xảy ra mất mát, hư hỏng.
• Đội ngũ hỗ trợ: Am hiểu thủ tục, tư vấn nhiệt tình và nhanh chóng.
• Đánh giá từ khách hàng cũ: Tham khảo review trên các nền tảng uy tín.

VII. Kết luận

Như vậy, vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc tiết kiệm không đơn thuần là chọn giá rẻ nhất, mà là một chiến lược tối ưu hóa toàn diện. Từ việc chủ động tránh các rủi ro tốn kém đến việc lựa chọn kênh vận chuyển phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, mỗi quyết định đều cần sự am hiểu sâu sắc.

Tại Vietaviation Logistics, chúng tôi không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ mà còn là đối tác chiến lược, giúp bạn biến những chiến lược phức tạp đó thành một giải pháp đơn giản, an toàn và hiệu quả. Hãy để kinh nghiệm của chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển của bạn tại thị trường Trung Quốc.

Thông tin liên hệ Vietaviation Logistics – Hệ thống toàn quốc

CÔNG TY TNHH HẬU CẦN HÀNG KHÔNG VIỆT – VIETAVIATION LOGISTICS CO., LTD

✅ Trụ sở chính: 47 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM, Việt Nam
📍 Văn phòng:

• 6 BIS đường Thăng Long, P.4, Q. Tân Bình, TP.HCM
• 23 Phạm Ngọc Thạch, Phước Hưng, Bà Rịa – Vũng Tàu
• Số 6, Ngõ 212/17 Phú Mỹ, Mỹ Đình II, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
• 333 Trần Quốc Tảng, Phường Hải Hòa, TP. Móng Cái, Quảng Ninh
• Ngã tư Trịnh Xá – Xã Thiên Hương, Thủy Nguyên, TP. Hải Phòng

🌏 Chi nhánh Trung Quốc:

• TP. Thâm Quyến: 广东省深圳市龙岗区坂田街道天安云谷
• TP. Đông Hưng, Quảng Tây: 中华人民共和国广西壮族自治区防城港市东兴市永定街

📞 Hotline Trung Quốc: 18577018685
📞 Tư vấn bán hàng:

• Ms. Hồng: 0908315806
• Mr. Anh: 0842001900

📘 Facebook: https://www.facebook.com/vietaviation.logistics.group
🌐 Website: https://vietaircargo.asia/