Nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập hàng hợp pháp, có hợp đồng, chứng từ và khai báo hải quan đầy đủ. Tìm hiểu lợi thế, quy trình và chi phí của nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp nhập hàng an toàn, bền vững và được hưởng ưu đãi thuế quan.

I. Nhập khẩu chính ngạch là gì?

1.1. Chính ngạch là gì?

Chính ngạch là hình thức mua bán thương mại mang tính quốc tế. Mua bán chính ngạch được diễn ra giữa người mua và người bán ở hai quốc gia khác nhau. 

Riêng ở Việt Nam, mua bán chính ngạch là hình thức mà các công ty, doanh nghiệp trong nước ký những hợp đồng thương mại với các nước đối tác.

Việc ký hết hợp đồng sẽ dựa vào hiệp định cam kết giữa các quốc gia với nhau, giữa nước ta và nước cung cấp hàng hóa hoặc giữa nước ta với các tổ chức, hiệp hội, khu vực… dựa trên các quy định quốc tế.

1.2. Khái niệm về nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập khẩu hàng hóa có hợp đồng mua bán rõ ràng, khai báo hải quan đầy đủ, thực hiện theo quy trình hợp pháp và minh bạch, được cơ quan hải quan cấp phép thông quan theo quy định.

Khác với hàng tiểu ngạch (mua bán nhỏ lẻ qua biên giới, không khai báo), hàng chính ngạch luôn được đảm bảo:

• Có chứng từ rõ ràng: hóa đơn, hợp đồng, chứng nhận xuất xứ (C/O)…
• Được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.
• Hợp pháp – minh bạch – có thể xuất hóa đơn VAT.

Đây là cách nhập khẩu hợp pháp, được Nhà nước công nhận, giúp đảm bảo an toàn pháp lý, chất lượng hàng hóa và được hưởng nhiều ưu đãi thuế quan nếu đáp ứng đúng quy định về xuất xứ.

• Có hợp đồng ngoại thương: giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài.
• Có bộ chứng từ đầy đủ: Invoice, Packing List, Bill of Lading, CO, CQ…
• Khai báo hải quan theo quy định: Qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS.
• Nộp đầy đủ các loại thuế: Thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Hàng hóa được kiểm tra, giám sát: bởi cơ quan hải quan và cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu cần).

Đó cũng là lý do giải thích tại sao nhập khẩu chính ngạch thường mất nhiều thời gian và chi phí hơn đường tiểu ngạch. 

II. Ưu nhược điểm của nhập khẩu chính ngạch

1. Ưu điểm của nhập khẩu chính ngạch

• Giá trị nhập khẩu lớn, không giới hạn: Doanh nghiệp có thể nhập hàng với số lượng lớn, phù hợp cho các hoạt động thương mại quy mô.
• Hàng hóa có xuất xứ rõ ràng: Tất cả chứng từ, hóa đơn, giấy tờ đều hợp pháp theo quy định pháp luật, hạn chế tối đa rủi ro bị thu giữ hoặc phạt hành chính.
• Tính ổn định cao: Mọi giao dịch đều được bảo đảm bằng hợp đồng thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp.

• Vận chuyển an toàn và đảm bảo: Phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt.
• Phạm vi giao thương rộng: Có thể nhập khẩu – xuất khẩu hàng hóa từ mọi quốc gia có ký kết hiệp định thương mại với Việt Nam, không giới hạn ở quốc gia có biên giới liền kề.

2. Nhược điểm của nhập khẩu chính ngạch

• Thủ tục phức tạp: Quá trình khai báo hải quan, thông quan hàng hóa mất nhiều thời gian và yêu cầu hồ sơ chi tiết.
• Chi phí cao: Bao gồm thuế nhập khẩu, phí hải quan, phí lưu kho và các chi phí phát sinh khác, thường cao hơn hình thức nhập tiểu ngạch.
• Kiểm soát nghiêm ngặt: Hàng hóa bị kiểm tra kỹ lưỡng, khiến quá trình linh hoạt bị hạn chế hơn so với nhập tiểu ngạch.

III. Các loại hình nhập khẩu chính ngạch phổ biến

1. Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp

Doanh nghiệp tự đứng tên trên tờ khai hải quan và trực tiếp giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài. Chủ động toàn bộ quy trình nhập khẩu, kiểm soát chi phí và hàng hóa. Tuy nhiên, nếu xảy ra các rủi ro về thông quan doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có kinh nghiệm nhập khẩu, đội ngũ pháp lý và logistics riêng.

2. Nhập khẩu chính ngạch qua ủy thác

Doanh nghiệp thuê đơn vị trung gian (dịch vụ logistics hoặc nhập khẩu ủy thác) để đứng tên trên tờ khai và thực hiện toàn bộ thủ tục.
Bên nhận ủy thác sẽ:

• Giao dịch với đối tác nước ngoài
• Làm thủ tục hải quan
• Xuất hóa đơn đỏ hợp pháp và bàn giao hàng cho khách

Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro cho bên nhập khẩu, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới hoặc nhập hàng thử nghiệm thị trường.

IV. Quy trình nhập khẩu chính ngạch

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ

Khi nhập khẩu chính ngạch, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading) – nếu có
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
• Thư tín dụng (L/C – Letter of Credit)
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E)
• Hóa đơn vận chuyển (Freight Invoice)
• Chứng nhận kiểm dịch (nếu có)

Nếu bạn thuê đơn vị logistics chuyên nghiệp, họ sẽ hỗ trợ chuẩn bị toàn bộ chứng từ để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Bước 2: Thanh toán Invoice

Thanh toán được thực hiện dựa trên điều khoản trong hợp đồng. Hình thức phổ biến nhất là chuyển khoản qua ngân hàng được Nhà nước cấp phép. Đảm bảo an toàn, minh bạch và dễ chứng minh trong giao dịch quốc tế.

Bước 3: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu chính ngạch. Nếu bạn tự thực hiện, doanh nghiệp cần:

• Mua token chữ ký số
• Đăng ký mã người dùng (User Code) và mật khẩu trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)
• Khai báo thông tin hàng hóa, chờ thông quan

Nếu thuê đơn vị nhập khẩu ủy thác, họ sẽ thực hiện toàn bộ thủ tục thay bạn.

Hải quan sẽ chia tờ khai thành 3 luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: Thông quan ngay
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + hàng hóa thực tế

Bước 4: Nộp thuế và lấy lệnh giao hàng

Sau khi tờ khai được chấp thuận, doanh nghiệp cần:

• Nộp thuế nhập khẩu và VAT
• Nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) gồm:
  • Giấy giới thiệu công ty
  • Vận đơn
  • Thông báo hàng đến

Nếu hàng theo container, cần thêm:

• Giấy mượn container
• Giấy hạ container rỗng
• Hạn lệnh giao hàng và hóa đơn

Sau đó, doanh nghiệp mở tờ khai, in phiếu giao nhận, thanh lý và xuất hàng khỏi cảng.

Bước 5: In Transit Delay (Hàng đang vận chuyển)

Bên mua và bên bán đều có thể theo dõi tiến trình hàng hóa bằng mã tracking do đơn vị vận chuyển cung cấp. Thời gian vận chuyển có thể thay đổi do thời tiết, điều kiện giao thông hoặc chính sách thông quan.

Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu hải quan

Khi hàng về đến cảng Việt Nam, doanh nghiệp tiến hành:

• Xét duyệt lại bộ chứng từ
• Làm thủ tục thông quan nhập khẩu
• Nộp các loại thuế, phí phát sinh
• Thu hồi tiền thuê container (nếu có)

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị:

• Giấy giới thiệu
• Giấy hạ container rỗng
• Giấy thuê container

Nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp kinh doanh hợp pháp, an toàn và bền vững. Dù thủ tục phức tạp và chi phí cao hơn, nhưng đây là con đường duy nhất để mở rộng thị trường, xây dựng uy tín và phát triển lâu dài.

V. So sánh nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch

VI. Câu hỏi thường gặp

1. Nhập khẩu chính ngạch có bắt buộc phải qua hải quan không?

Có. Mọi hàng hóa nhập khẩu chính ngạch đều phải khai báo và được thông quan qua hải quan Việt Nam. Đây là bước bắt buộc để xác định nguồn gốc, tính thuế và đảm bảo hợp pháp khi lưu hành hàng hóa trong nước.

2. Doanh nghiệp nhỏ có thể nhập khẩu chính ngạch không?

Hoàn toàn có thể. Các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có thể thuê dịch vụ nhập khẩu ủy thác từ đơn vị logistics hoặc công ty thương mại quốc tế. Tiết kiệm thời gian, không cần tự làm thủ tục phức tạp mà vẫn hợp pháp 100%.

3. Chi phí nhập khẩu chính ngạch gồm những khoản nào?

Chi phí thường bao gồm:

• Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Phí hải quan, phí lưu container, phí bốc dỡ
• Phí vận chuyển quốc tế
• Phí dịch vụ (nếu nhập khẩu qua đơn vị ủy thác)

Tổng chi phí sẽ thay đổi tùy theo loại hàng hóa, quốc gia xuất khẩu và điều kiện vận chuyển (Incoterms).

4. Hàng nhập khẩu chính ngạch có được hoàn thuế không?

Có. Trường hợp như hàng hóa nhập khẩu để tái xuất, hoặc hàng bị trả lại do lỗi sản xuất, doanh nghiệp có thể làm hồ sơ xin hoàn thuế nhập khẩu theo quy định.

5. Làm thế nào để biết hàng nhập khẩu chính ngạch hay tiểu ngạch?

Hàng nhập khẩu chính ngạch luôn có đầy đủ:

• Tờ khai hải quan điện tử
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận kiểm định (nếu có)
  Nếu hàng không có các chứng từ này, nhiều khả năng là hàng nhập tiểu ngạch hoặc không rõ nguồn gốc.

6. Nhập khẩu chính ngạch có cần đăng ký kinh doanh không?

Có. Doanh nghiệp hoặc cá nhân phải có giấy phép kinh doanh hợp lệ, có mã số thuế và đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu. 

7. Nhập khẩu chính ngạch có thể áp dụng cho hàng cá nhân không?

Có thể, nhưng sẽ được xem là nhập khẩu phi thương mại (hàng quà biếu, hàng mẫu, hàng dùng thử…). Tuy nhiên, nếu nhập số lượng lớn hoặc để kinh doanh, vẫn phải thực hiện theo hình thức nhập khẩu thương mại chính ngạch.

VII. Kết luận 

Nắm vững các bước khi nhập khẩu chính ngạch giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

Tự hào là đơn vị uy tín trong đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu chính ngạch trọn gói uy tín và chất lượng. VietAviation cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định và quy trình hải quan mà còn tối ưu hóa quá trình nhập khẩu

Để được tư vấn chi tiết về các thủ tục, biểu phí mới nhất, hãy liên hệ ngay với VietAviation. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ logistics, vận chuyển hàng hóa quốc tế, và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, chính xác.

Hãy cùng khám phá thêm những thông tin khác

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc – Vietaviation Cargo

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc –

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express

Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 2025