Phiếu Đóng Gói : Lợi Thế Khi Tham Gia Xuất Nhập Khẩu

Phiếu đóng gói là chứng từ không thể thiếu trong hồ sơ khai báo hải quan. Hiểu rõ vai trò, chức năng của Packing list giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông gian. Cũng như, tránh những rủi ro không đáng có lúc vận chuyển. Tuy nhiên quy trình lập loại phiếu này như thế nào? Cần lưu ý gì khi sử dụng? Trong bài viết này, VietAviation sẽ chia sẻ tất tần tật về phiếu đóng gói nhé!

Nội dung chính

I. Phiếu đóng gói (packing list) là gì?

Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa/ phiếu đóng gói) là chứng từ không thể thiếu khi tham gia xuất nhập khẩu.

Packing list do người bán phát hành sau khi hoàn thiện vai trò đóng hàng gửi cho người mua.

Phiếu đóng gói thể hiện rõ người bán bán những gì cho người mua. Qua đó người mua kiểm tra thông tin và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.

Packing list sẽ chỉ có thể hiện quy cách đóng gói, số lượng hàng thực tế người bán đã giao cho người mua. Packing list không thể hiện giá trị lô hàng.

II. Chức năng của phiếu đóng gói

Packing list cho chúng ta biết được trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm:

Bao bì
Phương thức đóng gói
Loại hàng hóa
Số lượng
Quy cách đóng gói

Những thông tin trên giúp ta tính toán được một số phần như:

Cách sắp xếp kho chứa hàng
Cách bố trí phương tiện vận tải
Đưa ra phương thức bốc dỡ hàng dùng thiết bị chuyên dụng hay thuê ngoài
Kiểm tra được mặt hàng có bị kiểm hóa hay không,…

Ngay sau khi hàng đóng gói xong. Người bán sẽ gửi packing list cho người mua kiểm tra hàng hóa trước khi nhận.

III. Vai trò của phiếu đóng gói trong hồ sơ hải quan

Packing list là phần không thể thiếu khi khai báo hải quan. Là căn cứ để đối chiếu hóa đơn thương mại, vận đơn và tờ khai hải quan.

Dưới đây là vai trò quan trọng của bảng kê trong xuất nhập khẩu:

1. Bảng kê hỗ trợ kiểm tra hàng hóa

Packing list giúp bên bán và bên mua kiểm tra số lượng, quy cách đóng gói hàng trước khi giao nhận.

Hải quan và các đơn vị vận chuyển dựa vào phiếu đóng gói để xác minh hàng có đúng như khai báo không.

2. Packing list hỗ trợ quá trình vận chuyển, giao nhận

Nhờ phiếu chi tiết hàng hóa, đơn vị vận chuyển biết cách xếp dỡ hàng hợp lý. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro, nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển và giao nhận.

3. Phiếu đóng gói hỗ trợ thủ tục hải quan

Là một trong những chứng từ quan trọng để làm thủ tục thông quan.

Hải quan dựa vào Packing list để kiểm tra, đối chiếu với invoice và hàng thực tế.

4. Packing list hỗ trợ giải quyết thanh toán, khiếu nại

Packing list là căn cứ để giải quyết khi có tranh chấp về số lượng, quy cách xảy ra.

Giúp bên mua xác minh hàng hóa có đúng như trên hợp đồng không

IV. Phân loại phiếu đóng gói và cách lập packing list chuẩn

Tùy vào mục đích sử dụng, có thể chia bảng kê thành các loại sau:

1. Packing list chi tiết (Detailed Packing List)

Trên bảng kê chi tiết liệt kê đầy đủ thông tin từng mặt hàng trong lô hàng. Phù hợp với hàng có nhiều loại khác nhau, giúp kiểm soát hàng dễ dàng hơn.

2. Packing List Trung Lập (Neutral Packing List)

Bảng kê trung lập không hiển thị thông tin người bán. Việc này nhằm tránh lộ danh tính trong giao dịch giữa bên thứ ba.

Packing List Trung Lập thường dùng khi giao hàng qua đại lý hoặc qua trung gian.

3. Packing List Đơn Giản (Simple Packing List)

Bảng kê này chỉ liệt kê các thông tin cơ bản như số lượng, trọng lượng, mô tả hàng hóa.

Thường được sử dụng cho các lô hàng đơn giản, ít mặt hàng.

4. Packing List cho hàng nguy hiểm (Packing List for Dangerous Goods)

Thường dùng cho hàng nguy hiểm như hóa chất, chất dễ cháy nổ, pin lithium, v.v,…)

Sử dụng bảng kê cho hàng nguy hiểm phải tuân thủ quy định vận tải quốc tế như:

IATA đối với đường hàng không
IMO đối với đường biển

V. Các thông tin cần kiểm tra trên phiếu đóng gói

Tùy vào mục đích sử dụng, thỏa thuận giữa 2 bên mua và bán. Phiếu chi tiết hàng hóa thường thể hiện những thông tin sau:

Thông tin người mua bán: Tên người gửi, người nhận, địa chỉ, Số điện thoại, Fax của doanh nghiệp mua hàng.
Thông tin về hàng hóa: Tên hàng hóa, khối lượng (G.W- N.W-CBM) – mô tả đóng gói. Đóng gói (packing): Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới.
Thông khai thác hàng hóa: Cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng (POL_POD).
Ngày phát hành Packing List: Số và ngày trên phiếu đóng gói
Điều kiện mua bán theo Incoterm: Term mua bán hàng hóa
Thông tin cảng bốc hàng và dỡ hàng: Port of Loading – Port of Destination
Phía cuối Packing List cần xác nhận của bên bán: Chữ ký, đóng dấu.

VI. Phiếu đóng gói do bên nào lập ra?

Packing list là chứng từ do người bán lập ra, trong đó nếu rõ số lượng hàng và quy cách đóng gói chi tiết. Phiếu chi tiết hàng hóa thường được lập cùng với hóa đơn nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Chủ hàng (người bán ) là người sở hữu hàng hóa. Do đó, người bán có quyèn và nghĩa vụ lập Packing list.

Công ty forwarder (FWD) là công ty vận tải có thể được người bán ủy quyền để thực hiện công việc xuất nhập khẩu. Trong đó có lập packing list.

Việc FWD lập hộ phiếu đóng gói hàng hóa chỉ được thực hiện khi được người bán ủy quyền rỏ ràng. Packing list do FWD lập ra vẫn có giá trị pháp lý khi được người bán xác minh.

VII. Hướng dẫn cách lập phiếu đóng gói chuẩn cho người mới

Để lập một Packing List đầy đủ, chính xác. Bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin hàng hóa

Cần xác định các thông tin như:

Số lượng
Trọng lượng
Kích thước
Loại hàng hóa

Từ đó lựa chọn phương thức đóng gói phù hợp nhằm bảo vệ hàng trong quá trình vận chuyển.

Bước 2: Điền đầy đủ những thông tin quan trọng

Cần chú ý đến các thông tin như:

Thông tin người gửi, người nhận
Số hợp đồng
Số hóa đơn
Phương thức vận chuyển
Cảng đi, cảng đến
Các thông tin đặt biệt khác

Bước 3: Trình bày Packing List rõ ràng

Cần sắp xếp thông tin khoa học, dễ đọc, dễ nhận diện.

Nên dùng bảng để liệt kê thông tin hàng hóa

Bước 4: Kiểm tra, xác nhận thông tin hàng

Đối chiếu Packing List với Invoice và hợp đồng mua nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin

Ký xác nhận trước khi gửi cho các bên liên quan về thông tin hàng hóa

VIII. Những lưu ý quan trọng khi lập phiếu đóng gói

Để phiếu đóng gói phát huy hết vai trò trong xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý:

Thông tin trên phiếu phải trùng khớp với Invoice để tránh rắc rối khi làm thủ tục hải quan.
Cần có ghi chú đặc biệt đối với hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm
Tuân thủ quy định của IATA về đóng gói, ghi nhãn khi gửi hàng bằng đường hàng không.

IX. Dịch vụ khai báo Packing list – khai báo hải quan toàn diện VietAviation

Với nhiều năm kinh nghiệm làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. VietAviation cung cấp giải pháp khai báo hải quan trọn gói, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực.

Các dịch vụ phổ biến của chúng tôi bao gồm:

Khai báo hải quan đường biển, đường bộ, đường hàng không, chuyển phát nhanh.
Xử lý hồ sơ hàng hóa đặc thù như hàng nguy hiểm, hàng gửi kho ngoại quan, hàng kiểm tra chuyển ngành.
Tư vấn, cấp C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) đầy đủ các Form như A, B, AI, AK,… Đúng yêu cầu.
Tất cả quy trình được thực hiện dưới bàn tay của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài thỏa thuận.
Báo giá minh bạch, tối ưu thời gian thông quan.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan hải quan, bộ ngành, cảng vụ, hãng tàu, hãng bay.
Chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, hợp đồng
Hoàn thiện các thủ tục, giấy tờ như invoice, packing list, vận đơn, C/O và các giấy phép liên quan.
Giúp bạn theo dõi tiến độ đơn hàng, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh lúc vận chuyển

IX. Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về phiếu đóng gói. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên sẽ giúp ích cho công việc của các bạn.

Nắm vững các lưu ý liên quan đến vận chuyển sẽ giúp hàng hoá của bạn thông quan dễ dàng.

Nếu bạn thấy bài viết hay và bổ ích hãy chia sẻ nó đến bạn bè và người thân muốn kinh doanh mặt hàng này nhé!

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc về uy tình hay những thủ tục khác có liên quan. Hãy liên hệ ngay đến số hotline 0842.001.900-0908.315.806 để được tư vấn nhé. VietAviation luôn ở đây để hỗ trợ bạn!