Việc vận chuyển hàng hóa đi quốc tế thường rất phức tạp và yêu cầu nhiều thủ tục. Trong đó, khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng trong vận tải quốc tế. Quy trình khai báo hải quan thường yêu cầu nhiều giấy tờ, thủ tục. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hẳn đây sẽ là thách thức lớn dành cho bạn.
Nhưng đừng lo, VietAviation sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình cũng như các thông tin về khai báo hải quan chi tiết nhất. Cùng tìm hiểu ngay nội dung bên dưới.
I. Khai báo hải quan là gì
Khai hải quan là thủ tục bắt buộc khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu ra/vào lãnh thổ Việt Nam. Hoạt động này được thực hiện tại các cửa khẩu, cảng biển, sân bay – nơi hàng hóa hoặc phương tiện dừng lại để làm thủ tục thông quan.
Người thực hiện khai hải quan có thể là:
- Chủ hàng xuất khẩu, nhập khẩu.
- Chủ hoặc người điều khiển phương tiện vận tải xuất, nhập cảnh.
- Người được ủy quyền từ chủ hàng trong các trường hợp như: quà biếu, quà tặng, hành lý ký gửi, hàng miễn thuế cho dự án đầu tư.
- Đại lý hải quan hoặc doanh nghiệp chuyển phát nhanh, bưu chính quốc tế.
Việc khai hải quan đúng quy trình sẽ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
→ XEM THÊM: Khai báo hải quan là gì ? Mục đích khai báo hải quan? – VIETAVIATION LOGISTICS
II. Tại sao phải thực hiện quy trình khai báo hải quan
Nếu bạn từng tự hỏi “Vì sao cần phải khai báo hải quan khi gửi hàng ra nước ngoài hoặc nhập hàng về Việt Nam?”, thì câu trả lời là: Khai báo hải quan là một bước bắt buộc để hàng hóa được lưu thông hợp pháp qua biên giới. Đây không chỉ là thủ tục đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể:
1. Tuân thủ pháp luật về xuất nhập khẩu
Khai báo hải quan là yêu cầu bắt buộc được quy định trong Luật Hải quan. Doanh nghiệp hoặc cá nhân khi vận chuyển hàng hóa qua biên giới phải kê khai rõ ràng về loại hàng, số lượng, giá trị và mục đích sử dụng. Việc này giúp đảm bảo mọi hoạt động thương mại đều được minh bạch và hợp pháp. Nếu không khai báo hoặc khai báo sai, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị giữ hàng hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
2. Bảo vệ an ninh và sức khỏe cộng đồng
Thông qua khai báo hải quan, cơ quan chức năng có thể kiểm tra nguồn gốc, chất lượng và tính hợp pháp của hàng hóa. Điều này nhằm ngăn chặn việc nhập khẩu hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc hàng hóa có thể gây nguy hại cho sức khỏe con người, môi trường hoặc ảnh hưởng đến an ninh quốc gia.
3. Đảm bảo việc thu thuế đúng và đủ
Một trong những chức năng quan trọng của khai hải quan là giúp nhà nước kiểm soát và thu đúng các khoản thuế liên quan đến hàng hóa như thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Điều này không chỉ góp phần tăng nguồn thu ngân sách mà còn đảm bảo sự công bằng giữa các doanh nghiệp trong hoạt động thương mại.
4. Hỗ trợ thống kê, hoạch định chính sách
Mỗi tờ khai hải quan được nộp là một phần dữ liệu quan trọng giúp các cơ quan quản lý nắm bắt tình hình xuất nhập khẩu, từ đó đưa ra các chính sách điều chỉnh kinh tế – thương mại phù hợp với thực tiễn thị trường trong nước và quốc tế.
III. Cần gì trước khi thực hiện quy trình khai báo hải quan
Để quá trình khai báo hải quan được thực hiện suôn sẻ, nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ. Dưới đây là các tài liệu quan trọng cần có:
- Thông tin pháp lý của doanh nghiệp
- Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính
- Mã số thuế
- Thông tin liên hệ của người đại diện hoặc người phụ trách xuất nhập khẩu
- Thông tin chi tiết về lô hàng
- Tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng
- Giá trị hàng hóa theo hợp đồng
- Mã HS code chính xác cho từng loại hàng
- Xuất xứ hàng hóa (quốc gia sản xuất)
- Mô tả chi tiết về chủng loại, tính chất và mục đích sử dụng
- Bộ chứng từ thương mại
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Chứng từ vận chuyển
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc
- Vận đơn hàng không (Airway Bill), tùy hình thức vận chuyển
- Giấy chứng nhận và giấy phép liên quan
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Giấy phép nhập khẩu, nếu hàng hóa thuộc danh mục quản lý đặc biệt.
- Các giấy tờ kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, an toàn thực phẩm,..
- Thông tin về điều kiện giao hàng và thanh toán
- Điều kiện Incoterms áp dụng: CIF, FOB, DDP, EXW…
- Đồng tiền thanh toán (USD, EUR…)
- Hình thức thanh toán: L/C, T/T, D/P…
- Thông tin về thuế và lệ phí
- Dự tính mức thuế nhập khẩu, thuế VAT
- Mã số thuế của doanh nghiệp
- Các loại thuế khác nếu có (thuế chống bán phá giá, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt…)
IV. Các lưu ý trong quá trình thực hiện khai báo
Để quy trình khai báo hải quan diễn ra nhanh chóng, chính xác bạn nên lưu ý một số vấn đề sau:
1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình khai báo hải quan. Một bộ hồ sơ thiếu hoặc sai lệch thông tin có thể khiến lô hàng bị chậm trễ, thậm chí bị từ chối thông quan hoặc bị xử phạt. Hồ sơ cần bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (C/O), packing list, giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu nếu có,…
Mọi thông tin như tên hàng, số lượng, giá trị, mã HS cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo trùng khớp giữa các chứng từ. Đây là lưu ý đầu tiên và cũng là bước quan trọng trong quy trình khai báo hải quan mà bạn cần biết.
2. Sử dụng mã HS chính xác
Mã HS giúp phân loại hàng hóa và xác định mức thuế phải nộp. Việc khai sai mã có thể dẫn đến tính thuế sai, bị kiểm tra, xử phạt hoặc trì hoãn thông quan. Doanh nghiệp nên tra cứu kỹ biểu thuế hiện hành hoặc nhờ chuyên gia tư vấn để đảm bảo chọn đúng mã HS – từ đó tối ưu chi phí và thời gian.
3. Đồng bộ thông tin giữa tờ khai và chứng từ
Tờ khai hải quan và các chứng từ như invoice, packing list, C/O… phải có thông tin hoàn toàn trùng khớp. Sai lệch dù nhỏ (ví dụ tên hàng khác nhau hoặc khác mã HS) cũng có thể khiến cơ quan hải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung, thậm chí kiểm hóa thực tế. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp là cách tốt nhất để tránh rủi ro này.
4. Hiểu rõ về phân luồng hải quan trong quy trình khai báo hải quan
Hàng hóa sẽ được phân vào luồng xanh (miễn kiểm tra), luồng vàng (kiểm tra chứng từ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế). Để hạn chế bị đưa vào luồng kiểm tra kỹ, doanh nghiệp cần khai báo minh bạch, cung cấp đầy đủ chứng từ và duy trì uy tín với cơ quan hải quan. Lịch sử vi phạm hoặc khai sai trước đó sẽ làm tăng nguy cơ bị kiểm tra.
5. Sử dụng phần mềm hải quan điện tử
Các phần mềm như VNACCS hoặc ECUS giúp khai báo nhanh, chính xác và dễ theo dõi. Doanh nghiệp cần đảm bảo nhân sự biết cách sử dụng phần mềm để tối ưu hiệu quả và hạn chế sai sót trong quá trình khai báo.
6. Nộp thuế đúng hạn là một phần trong quy trình khai báo hải quan
Nộp thuế đúng thời gian quy định là điều kiện bắt buộc để hàng được thông quan. Trễ hạn sẽ khiến hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi. Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch nộp thuế rõ ràng, kết hợp theo dõi sát lịch trình để tránh gián đoạn.
7. Cập nhật quy định hải quan thường xuyên
Luật hải quan và các quy định liên quan thường xuyên thay đổi. Việc cập nhật kịp thời giúp doanh nghiệp đảm bảo khai báo đúng luật, tránh sai sót và bị xử phạt. Có thể theo dõi thông báo từ Tổng cục Hải quan, tham gia hội thảo chuyên ngành hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn để nắm bắt thông tin nhanh chóng.
V. Quy trình khai báo hải quan chi tiết
1. Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ
Quy trình khai báo hải quan bắt đầu từ việc xem xét và chuẩn bị chứng từ. Bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Booking note (thông tin tàu, chuyến, cảng)
- Phiếu xác nhận container đã hạ bãi
- Một số giấy tờ khác theo yêu cầu
Lưu ý: Một số mặt hàng đặc thù như gỗ, thủy sản cần thêm giấy tờ kiểm tra chuyên ngành (kiểm lâm, kiểm dịch…).
2. Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số & cài đặt phần mềm
Khai báo hải quan thời gian gần đây được thực hiện trên nền tảng điện tử nhằm tiết kiệm thời gian. Bạn cần chuẩn bị một số mục sau:
- Mua chữ ký số (Viettel, FPT, VNPT…)
- Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan
- Cài đặt phần mềm VNACCS để khai báo
Những yêu cầu này sẽ áp dụng cho doanh nghiệp mới khai báo lần đầu.
3. Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Một số mặt hàng khi vận chuyển quốc tế cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành. Điều này nhằm đảm bảo hàng đạt tiêu chuẩn cho việc xuất nhập khẩu. Một số mặt hàng cần kiểm tra:
- Kiểm dịch động/thực vật
- An toàn thực phẩm, đăng kiểm, y tế, văn hóa…
4. Bước 4: Khai & truyền tờ khai hải quan
Bước thứ 4 trong quy trình khai báo hải quan là thực hiện kê khai trên tờ khai báo. Bạn cần:
- Nhập thông tin từ chứng từ vào phần mềm VNACCS
- Truyền tờ khai chính thức → hệ thống phân luồng:
- Luồng xanh: Thông quan tự động
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy
- Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + thực tế hàng
5. Bước 5: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Một số thuật ngữ trong việc làm thủ tục bạn cần nắm rõ như sau:
- Luồng xanh: Nộp chứng từ đơn giản (phơi hạ hàng, mã vạch…)
- Luồng vàng: Nộp hồ sơ bản chụp (invoice, packing list…)
Luồng đỏ: Như luồng vàng + kiểm tra hàng thực tế
Nếu có sự sai lệch hàng hóa của bạn có thể bị giữ lại, chịu phạt, thậm chí không cho xuất khẩu.
Bước 6: Hoàn tất & lưu hồ sơ – hoàn thành quy trình khai báo hải quan
Bước cuối cùng trong quy trình khai báo hải quan là việc lưu hồ sơ khai báo. Bạn cần nộp Nộp tờ khai + mã vạch cho hãng tàu, đơn vị vận tải, hãng hàng không để xác nhận. Bạn nên lưu hồ sơ nội bộ & theo dõi cut-off time để tránh lỡ chuyến. Với hàng cần kiểm mẫu bạn cần dùng seal tạm, kẹp seal sau khi hoàn tất.
Dịch Vụ Tư Vấn Xuất Nhập Khẩu Uy Tín Của VietAviation
VI. Dịch vụ khai báo hải quan VAC – VietAviation
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và hỗ trợ hàng ngàn khách hàng trong và ngoài nước. Chúng tôi tự tin cung cấp đến bạn các dịch vụ chất lượng, uy tín và tốt nhất. Sử dụng dịch vụ khai báo hải quan tại VietAviation, bạn có thể:
1. Tiết kiệm thời gian
Quy trình khai báo hải quan và thông quan hàng hóa có thể rất phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc tự xử lý hồ sơ và thực hiện thủ tục dễ dẫn đến tình trạng mất nhiều thời gian, thậm chí gây trì hoãn lịch giao hàng.
Tại VietAviation, chúng tôi giúp bạn rút ngắn tối đa thời gian thông quan. Nhờ đội ngũ chuyên viên am hiểu quy trình, cập nhật liên tục quy định mới và giàu kinh nghiệm xử lý nhiều loại hình hàng hóa, chúng tôi đảm bảo hàng hóa của bạn sẽ được thông quan đúng tiến độ và vận chuyển kịp thời theo cam kết.
2. Giảm thiểu rủi ro trong quy trình khai báo hải quan
Khai báo hải quan không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như: sai sót hồ sơ, chi phí phát sinh, hàng bị lưu kho, kiểm tra chuyên ngành kéo dài, thậm chí là vi phạm pháp luật nếu không tuân thủ đúng quy định.
Dịch vụ của VietAviation sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa những rủi ro này. Chúng tôi sẽ thay bạn kiểm tra, đối chiếu chứng từ, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và hỗ trợ trong toàn bộ quy trình từ khai báo đến thông quan.
Đặc biệt, chúng tôi luôn cập nhật nhanh chóng các thay đổi về chính sách, quy định của cơ quan Hải quan và thông tin đầy đủ cho khách hàng, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
3. Tối ưu chi phí khi thực hiện quy trình khai báo hải quan
Nhiều doanh nghiệp cho rằng tự làm khai báo sẽ tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế, nếu không có kinh nghiệm, bạn dễ phát sinh các khoản như: phí phạt do sai sót, chi phí lưu kho, chi phí kiểm hóa bất ngờ, và đặc biệt là lỡ chuyến giao hàng gây ảnh hưởng toàn bộ kế hoạch kinh doanh.
VietAviation giúp bạn tránh những khoản phí không đáng có nhờ quy trình làm việc chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp. Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn tận dụng các chính sách ưu đãi thuế quan và hỗ trợ bạn hoàn thiện hồ sơ theo đúng chuẩn, tiết kiệm chi phí tối đa.
4. Hỗ trợ tận tình – Đội ngũ chuyên nghiệp
Chất lượng dịch vụ tại VietAviation luôn gắn liền với sự tận tâm của đội ngũ nhân viên. Chúng tôi không chỉ có kinh nghiệm khai báo hải quan tại nhiều cửa khẩu lớn như Lạng Sơn, Hải Phòng, TP.HCM… mà còn liên tục được đào tạo để nắm vững quy định mới, đảm bảo hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
Mọi thắc mắc trong quá trình khai báo, thông quan hay xử lý tình huống phát sinh đều được giải đáp nhanh chóng – đúng trọng tâm. Sự đồng hành của chúng tôi không chỉ là dịch vụ mà là giải pháp toàn diện để hàng hóa của bạn xuất – nhập khẩu nhanh chóng, đúng luật, an toàn và tiết kiệm.
TÌM HIỂU VỀ VIETAVIATION CARGO
ĐẠI LÝ KHAI BÁO THỦ TỤC HẢI QUAN – VIETAVIATION LOGISTICS
VII. Liên Hệ VietAviation Để Được Hỗ Trợ Ngay Hôm Nay!
Nếu bạn đang cần hỗ trợ thực hiện quy trình khai báo hải quan tại cửa khẩu Lạng Sơn nhưng chưa có kinh nghiệm. VietAviation sẵn sàng hỗ trợ bạn thông quan hiệu quả nhất. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp, tiết kiệm và an toàn cho khách hàng. Qua đó giúp bạn xuất nhập khẩu hàng hóa dễ dang hơn rất nhiều.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại ngần liên hệ với VietAviation. Chúng tôi hân hạnh được hỗ trợ bạn!
Kho hàng sân bay: 47 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
