Nội dung chính

Thu mua là một trong những hoạt động đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Quy trình Thu mua tại các doanh nghiệp sẽ được thực hiện không hề giống nhau bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có những tính chất; hoạt động sản xuất và kinh doanh khác nhau.

Tuy nhiên, về cơ bản quy trình này bao gồm các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định và dựa vào một số yếu tố như tính chất nghiệp vụ cũng như quy định do công ty đề ra.

Thu mua không đơn giản là việc mua hàng hóa/dịch vụ theo đơn đặt hàng có sẵn; mà để thực hiện việc này cần phải có đủ kỹ năng; luôn đảm bảo các thông tin liền mạch từ các bên liên quan; giữa các bộ phận đề xuất Thu mua, bộ phận tìm nguồn cung và các nhà cung ứng; cần phải theo đúng quy trình đã định sẵn và đảm bảo mua đúng: chất lượng; số lượng; nhận hàng đúng ngày và địa điểm.

Nguồn: Vinafco

Hãy cùng VietAviation tìm hiểu quy trình Thu mua trong chuỗi cung ứng gồm những bước nào qua bài viết dưới đây nhé

BƯỚC 1: Xác định nhu cầu mua, yêu cầu đối với đơn đặt hàng

Ở bước đầu tiên; nhân viên mua hàng cần làm việc với các bên liên quan để xác định được loại hàng hóa; dịch vụ cần phải mua: mua gì, số lượng bao nhiêu, loại nào,… Bên cạnh đó cần xác định ngân sách chi cho việc mua hàng từ đó có những chuẩn bị kỹ lưỡng cho bước tiếp theo.

BƯỚC 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà sản xuất

Thông thường; các công ty sẽ xây dựng các mối quan hệ lâu dài cùng các nhà cung cấp sản phẩm; dịch vụ. Trường hợp chưa tìm thấy nhà cung cấp ưng ý thì có thể tìm kiếm trực tuyến hoặc tham gia các triển lãm thương mại.

Người mua hàng sẽ được nhận Purchase Requisition từ các bên liên quan trong doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý thông tin như SAP, B2B, Coupa,.. Các hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo yêu cầu mua hàng nhanh chóng; tránh sai sót; đặc biệt là loại bỏ quy trình thủ công.

Sau khi nhận được PR từ các bên liên quan; nhân sự phụ trách sẽ gửi đến các cấp quản lý để ký xác nhận; thường là những nhân sự chịu trách nhiệm quản lý chi phí – phòng Tài chính/Kế toán. Tùy vào quy mô mua hàng lớn hay nhỏ sẽ có nhân sự phê duyệt tương ứng.

Việc xác nhận PR giúp đảm bảo không sử dụng chi phí vượt mức cho phép. Không những thế việc theo dõi và phê duyệt PR còn giúp doanh nghiệp tránh được các đơn hàng trùng lặp.

BƯỚC 3: Lập đơn hàng, ký kết hợp đồng cung ứng

Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng hay hợp đồng cung ứng. Việc đàm phán ký kết có thể diễn ra qua giao dịch trực tuyến, hoặc gặp mặt trực tiếp.

Purchasing Order hay đơn đặt hàng sẽ được tạo bởi phòng Mua hàng sau khi nhận được PR đã được phê duyệt Purchase Requisition. Ngày nay với xu hướng chuyển đổi số, Purchasing Order thường được tạo bằng hệ thống mua hàng điện tử Purchasing Control.

BƯỚC 4: Giao nhận hàng hóa/dịch vụ theo hợp đồng

Dựa trên đơn đặt hàng, các nhà cung cấp sẽ tiến hành sản xuất hay chuẩn bị hàng hóa/dịch vụ theo đúng số lượng đã đề cập, và giao đúng ngày đã thỏa thuận. Thông thường hàng hóa/dịch vụ sẽ được giao cho các phòng ban tương ứng, và nhân sự quản lý phòng ban đó sẽ chịu trách nhiệm ký xác nhận khi nhận được hàng.

BƯỚC 5: Thanh toán

Cuối cùng sau khi đã hoàn tất việc giao nhận hàng hóa/dịch vụ; các nhà cung cấp sẽ tiến hành đề nghị thanh toán. Trách nhiệm của bên mua hàng là đảm bảo các trường thông tin về hàng hóa như loại hàng; số lượng,… khớp chính xác. Ví dụ nếu PR đề cập đến mục hàng hóa cần mua là máy in; số lượng là 5; thì PO và Invoice đều phải đề cập đến trường thông tin tương tự PR. Có như thế; hệ thống mới chấp nhận và tiếp tục những bước thanh toán tiếp theo.

Tại các doanh nghiệp lớn; nhiệm vụ thanh toán nên thuộc về phòng tài chính; phòng mua hàng chỉ nên tập trung vào việc tìm nguồn và hoàn tất nhiệm vụ mua hàng cho doanh nghiệp theo đúng những mục tiêu đã đặt ra. Vì bộ phận mua hàng không phải người trực tiếp thanh toán chi phí. Nhưng trước hết; cả phòng mua hàng và tài chính cần phân chia trách nhiệm rõ ràng; và phòng mua hàng cần hướng dẫn để các nhà cung cấp hiểu được quy trình và vai trò trách nhiệm thanh toán đơn hàng.

BƯỚC 6: Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa.

BƯỚC 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Với các giao dịch hàng hóa; dịch vụ lớn ví dụ như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho toàn công ty có giá trị cao thì bạn sẽ cần một cuộc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm; dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa; dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa; dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty yêu cầu bảo hành hàng hóa; dịch vụ trong thời gian bảo hành.