SI là một thuật ngữ rất quen thuộc trong ngành xuất nhập khẩu, SI liên quan trực tiếp đến việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và được quy định khá rõ ràng. Vì vậy, ở bài viết này, VietAviation Cargo sẽ chia sẻ chi tiết SI (Shipping Instruction) là gì? Cách lập SI như thế nào?

Shipping Instruction (SI) là gì?

SI viết tắt của từ tiếng Anh Shipping Instruction, được hiểu là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho công ty giao nhận vận tải fowarder (FWD) để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người chủ hàng hóa.

Đồng thời, để thống nhất các thông tin có trên các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa khác, ví dụ như Bill of Lading, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trươc khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra. Để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.

Công dụng của Shipping Instruction (SI)

Về cơ bản thì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa. Nên nó giúp cho việc người vận chuyển sẽ vận chuyển và giao hàng đúng như yêu cầu của chủ hàng. Hơn nữa SI còn giúp cho việc hệ thống chứng từ, thủ tục sẽ được thống nhất hơn.

Bạn có thể hiểu đơn giản là khi chủ hàng có nhu cầu vận chuyển và tìm tới các FWD. Thì SI sẽ giúp cung cấp toàn bộ thông tin về hàng hóa họ sẽ phải vận chuyển, những hàng hóa này có bên ngoài dịch vụ họ cung cấp hay không. Đặc biệt là các thông tin liên quan đến hàng hóa để khi phát trinh vấn đề sẽ tìm được nguyên nhân và căn cứ trách nhiệm cho từng tổ chức/cá nhân.

Thông thường Shipping Instruction sẽ được chủ hàng gửi cho đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu. Sau đó họ sẽ làm bản nháp hoàn thiện toàn bộ thông tin và gửi cho chủ hàng. Khi 2 bên thông nhất thì Bill of Lading sẽ được hoàn thiện. Trong thực tế thì nếu bạn xác định làm hàng xuất khẩu, vận chuyển bằng Container, hàng lẻ thì đều phải Submit SI cho đơn vị vận chuyển.

Mẫu Hướng Dẫn Gửi Hàng Shipping Instruction

Các thông tin cần phải có trong Shipping Instruction (SI) gồm những gì?

• Số booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
• Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
• Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
• Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
• Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
• Nơi nhận hàng (Final destination)
• Số container (Container number)
• Số seal (Seal number)
• Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
• Mô tả hàng hóa (Cargo description)
• Số lượng hàng hóa (Quantity)
• Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
• Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill…..
• Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (Prepaid or Collect)
• Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại. Bên phía Shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm Packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (Submit) thông tin cho phía hãng tàu/Forwarder.

Shipping Instruction (SI) do ai khai báo?

Đối với việc thực hiện khai báo SI thì sẽ do chủ hàng và doanh nghiệp nhận vận chuyển hàng hóa đó. Các đơn vị vận chuyển khi nhận vận chuyển số hàng đó sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm yêu cầu chủ hàng phải thực hiện khai báo SI. Bởi họ chính là những người vận chuyển trực tiếp số hàng đó.

Khi đó các doanh nghiệp vận chuyển cần liên hệ trực tiếp với chủ hàng. Yêu cầu chủ hàng xuất gửi SI cho họ. Từ đó sẽ đảm bảo cho việc vận chuyển được theo đúng lộ trình kế hoạch.

Lưu ý: Trong trường hợp SI của bên chủ hàng gửi chậm, muộn hoặc quá thời gian cho phép (Closing Time) thì các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị phạt hành chính. Nặng hơn là sẽ bị giữ hàng và không gửi được hàng. Vì vậy để tránh xảy ra tình trạng này thì cả chủ hàng và đơn vị vận chuyển đều có trách nhiệm trong việc xác minh SI.

Hướng dẫn gửi hàng Shipping Instruction

Để khai báo SI thông thường có hai cách phổ biến như sau: Khai báo qua Email hoặc khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu mà mình vận chuyển.

• Khai báo trực tuyến trên Website của hãng tàu:

Đây là cách thông dụng cho việc Submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên Website, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua Email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi Website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian Submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua Email.

Một vài hãng tàu nếu Submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền Submit bill cao hơn so với Submit trên hệ thống.

• Khai báo qua Email

Đối với Shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu Submit thông tin qua Email) hoặc Fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

Đối với Forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm Bill (đối với hãng tàu yêu cầu Submit thông tin qua Email).

Hiện nay, theo như đánh giá khách quan ngành Logistics, cách thức SI được Submit trên Website được cho là thuận tiện hơn. Khi trên thế giới đang hướng tới công nghệ 4.0 thì việc sử dụng qua Web để tối giản hóa các bước là điều được đánh giá cao và ưu tiên hàng đầu. Hy vọng bài viết này VietAviation Cargo sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò và vị trí của SI cần thiết trong một lô hàng như thế nào.

Ngoài ra VietAviation Cargo còn cung cấp các dịch vụ sau:

Chuyển phát nhanh quốc tế 

Vận chuyển hàng hoá đường bộ

Chuyển phát nhanh trong nước