5 cách giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong thông quan hàng hóa

Để quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng và không bị chậm trễ, doanh nghiệp cần phải tuân theo các quy định về thủ tục hải quan. Ngoài ra doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo đúng quy định. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện và tuân thủ đúng theo những yêu cầu của pháp luật. Bài viết dưới đây VietAviation sẽ đưa ra 5 cách để giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong thông quan hàng hóa. Kéo xuống dưới để biết thêm thông tin nhé!!

I. Tình trạng chậm trễ trong thông quan hàng hóa khi gửi hàng đi nước ngoài

Hàng hóa được lưu thông đi nước ngoài thì việc thông quan hàng hóa là vô cùng quan trọng. Đây là bước đảm bảo hàng được đến tay người nhận hay người tiêu dùng. Tuy nhiên khi thông quan hàng hóa xảy ra tình trạng chậm trễ thì các doanh nghiệp gửi hàng đi có thể bị hao tốn chi phí và ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

Các doanh nghiệp tăng thêm chi phí khi thông quan hàng hóa vì doanh nghiệp phải gánh chịu thêm chi phí phát sinh bao gồm: Chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển tạm thời,..Hơn nữa, việc chậm trễ có thể khiến khách hàng phải đợi lâu hơn để nhận được hàng hóa, dẫn đến giảm sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Ngoài ra việc giao hàng không đúng hẹn hoặc trễ có thể làm mất lòng tin hay uy tín từ người nhận hàng. Do đó có thể ảnh hưởng đến danh tiếng công ty.

Tình trạng chậm trễ trong thông quan hàng hóa khi gửi hàng đi nước ngoài

Một số nguyên nhân doanh nghiệp bị chậm trễ khi thông quan hàng hóa có thể do doanh nghiệp đã bỏ qua hoặc sai sót trong việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết. Các loại giấy tờ như hóa đơn, chứng từ xuất xứ, hoặc giấy phép nhập khẩu. Hoặc tình trạng tắc nghẽn tại cảng hoặc sân bay.

Nắm bắt được tầm quan trọng của việc lưu thông hàng hóa, VietAviation sẽ giới thiệu 5 phương pháp giúp người gửi và doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro chậm trễ.

II. Tại sao lại xảy ra chậm trễ khi thông quan hàng hóa?

Nguyên nhân thông quan hàng hóa chậm trễ bao gồm nhiều yếu tố. Dưới đây là một trong các nguyên nhân thường gặp khi hàng lưu thông bị giữ lại.

1. Thiếu hoặc sai sót trong khâu giấy tờ

Nguyên nhân phổ biến nhất khi xảy ra tình trạng chậm trễ đó là không đầy đủ các giấy tờ. Như các chứng từ xuất nhập khẩu, như hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, hoặc chứng từ vận chuyển. Quá trình kiểm tra và phê duyệt hàng hóa sẽ bị gián đoạn.

2. Kiểm tra chất lượng

Nhiều mặt hàng yêu cầu phải được kiểm duyệt trước khi vận chuyển gửi đi nước ngoài. Chẳng hạn như nhiều loại thực phẩm phải được kiểm duyệt an toàn thực phẩm, hóa chất, dược phẩm. Nếu trước khi được thông quan hàng hóa, hàng không được chứng nhận sẽ không được vận chuyển đi.

3. Chính sách thay đổi

Chậm trễ trong khâu vận chuyển cũng một phần vì công ty không kịp thời bắt kịp những quy định về hải quan và thuế quan. Do đó nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời sẽ gây khó khăn cho chuyến hàng.

Có nhiều lý do phức tạp khiến hàng hóa không được vận chuyển đi đúng hạn. Đặc biệt các vấn đề thủ tục về giấy tờ. Do đó để hàng được gửi đi đúng thời gian dự tính. Doanh nghiệp và các cá nhân nên nắm giữ các những biện pháp sau đây.

III. Chuẩn bị bộ giấy tờ đầy đủ

Hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và chính xác là bước vô cùng quan tron. Các cơ quan hải quan xác thực tính hợp lệ của các loại giấy tờ, từ đó quyết định hàng hóa được đi hay không. Do đó các loại chứng từ này quyết định trực tiếp đến quá trình thông quan hàng hóa.

1. Các chứng từ cần có

a. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất Trong đó hóa đơn liệt kê chi tiết hàng hóa và giá trị hàng. Từ đó các cơ quan hải quan có thể xác định được thuế thông qua giá trị hiển thị trên hóa đơn. Ngoài ra dựa vào hóa đơn, các cơ quan chứng năng kiểm tra các thông tin khác trên hóa đơn có khớp không.

b. Danh sách đóng gói

Danh sách đóng gói cung cấp các thông tin về cách thức đóng gói, trọng lượng và số lượng của từng đơn hàng. Danh sách đóng gói giúp đơn hàng không bị thất lạc, giúp việc kiểm tra hàng hóa dễ dàng hơn.

c. Vận đơn

Vận đơn là thông tin vận chuyển chuyến hàng. Đây là một chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

Chứng từ vận đơn mục đích nhằm để xác nhận quyền sở hữu hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Đây là bằng chứng giúp xác định quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan.

d. C/O (Certificate of Origin) – Giấy chứng nhận xuất xứ

C/O là loại giấy tờ do các quốc gia xuất khẩu cấp. C/O xác nhận hàng hóa có nguồn gốc và được sản xuất bởi quốc gia nào. Ngoài ra C/O giúp doanh nghiệp giảm thuế nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi chẳng hạn như có thể giảm được thuế khi xuất trình C/O hợp lệ. Tùy thuộc vào loại mặt hàng và các hiệp định thương mại giữa các quốc gia.

e. Giấy phép nhập khẩu

Các mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm hay hóa chất thì việc kiểm tra an toàn là cần thiết. Đây là điều kiện thiết yếu để thông quan hàng hóa.

2. Các Lỗi Sai Phổ Biến Cần Tránh

Doanh nghiệp hay cá nhân gửi hàng đi nước ngoài cần tránh việc sai sót trong khi làm giấy tờ. Các lỗi thường gặp như thiếu số lượng hàng gửi đi, mã HS hoặc giá trị hàng hóa.
Thông tin không đồng nhất trên chứng từ. Việc không đồng nhất thông tin sẽ bị cơ quan yêu cầu làm lại chứng từ.
Chứng từ hoặc giấy phép hết hạn, không làm đúng quy trình hay format cũng sẽ dẫn đến việc chậm trễ trong thông quan hàng hóa.

3. Giải Pháp Kiểm Tra, Rà Soát

Dưới đây là các biện pháp giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng chậm trễ khi gửi hàng đi nước ngoài.

Đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ trước trước khi nộp cho cơ quan hải quan

Kiểm tra sự đồng nhất giữa các chứng từ
Tham khảo dịch vụ tư vấn hải quan. Khi doanh nghiệp không rành nhiều về các vấn đề pháp lý. Doanh nghiệp có thể hỏi ý kiến của dịch vụ tư vấn hải quan. Điều này giúp đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan hải quan.

IV. Phân Loại Chính Xác Mã HS Hàng Hóa Ngay Từ Ban Đầu

Mã HS ( HS Code ) là mã số dùng để phân loại hàng hóa được xuất nhập khẩu toàn cầu dựa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa. Hệ thống mã HS này sẽ giúp các đơn vị hải quan phân loại hàng hóa một cách tốt nhất đồng thời việc áp thuế sản phẩm cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

1. Vai Trò Quyết Định Của Mã HS

Mã HS giúp doanh nghiệp xác định mức thuế nhập khẩu phải trả. Nếu phân loại sai mã HS, doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến thu nhập do phải chịu thuế cao.
Các mã HS của những mặt hàng đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm,.. liên quan đến các quy định nghiêm ngặt. Hàng hóa có thể bị giữ lại, kiểm tra lại hoặc bị từ chối thông quan hàng hóa nếu mã HS không đúng.

2. Hậu Quả Nghiêm Trọng Của Việc Áp Sai Mã HS

Việc phân loại sai mã HS có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, bao gồm:

Mức Thuế Sai
Vi Phạm Quy Định Hải Quan, hàng hóa bị giữ lại
Phát sinh thêm chi phí

3. Hướng Dẫn Xác Định Mã HS Chính Xác

Phân loại mã HS theo chi tiết sản phẩm
Doanh nghiệp dễ dàng tìm được mã phù hợp thông qua các công cụ tra cứu mã HS trực tuyến hoặc biểu thuế của hải quan.
Trong tất cả các giao dịch xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần duy trì tính nhất quán trong việc sử dụng mã HS cho cùng một sản phẩm.

V. Luôn cập nhật các chính sách hải quan, thuế mới nhất

Hiện nay chính sách hải quan và thuế luôn cập nhật liên tục. Nguyên nhân vì tình trạng hội nhập quốc tế ngày càng phát triển, dẫn đến cần sự thay đổi trong môi trường pháp lý. Do đó hiện nay các doanh nghiệp đòi hỏi cần phải cập nhật về các quy định và quá trình thông quan hàng hóa. Các thay đổi về thuế suất hay những chứng sách mới về khi vận chuyển hàng đi nước ngoài. Điều này giúp doanh nghiệp có thể giảm được chi phí.

1. Nguồn Thông Tin Đáng Tin Cậy

Dưới đây là các website giúp doanh nghiệp cập nhật được những thông tin chính xác và đầy đủ.

Website Tổng cục Hải quan Việt Nam
Công báo Chính phủ
Website các Bộ, Ngành
Các doanh nghiệp hay đơn vị vận chuyển logistic

2. Thay Đổi Cần Đặc Biệt Quan Tâm

Doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến các danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định giấy phép, chứng nhận và quy tắc xuất xứ.

Nắm bắt thông tin về thuế để điều chỉnh về thuế suất xuất khẩu, nhập khẩu, VAT và các phí hải quan.
Doanh nghiệp cần phải lưu ý đến các thay đổi về danh mục hàng hóa cần kiểm tra. Bao gồm kiểm dịch động thực vật, an toàn thực phẩm và quy trình kiểm tra.
Cập nhật về các cam kết và quy trình cấp chứng nhận xuất xứ. Điều này giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan.

IV. Lựa Chọn Đối Tác Logistics uy tín

Xuất nhập khẩu có nhiều yêu cầu và quy định phức tạp, do đó các doanh nghiệp nên lựa chọn một đối tác logistic để hợp tác. Đặc biệt việc hợp tác lâu dài giữa hai bên còn giúp cho doanh nghiệp nhận được những ưu đãi trong quá trình xuất nhập khẩu. Ngoài ra khi quá trình lưu thông hải quan sẽ trở nên dễ dàng và an toàn hơn. Đơn vị vận chuyển không chỉ giúp vận chuyển hàng sang nước ngoài cho doanh nghiệp cá nhân mà còn giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề pháp lý.

1. Tiêu Chí Lựa Chọn Đối Tác Uy Tín

Uy tín và nhiều kinh nghiệm

Lựa chọn một đối tác nhiều năm kinh nghiệm và có uy tín trong lĩnh sẽ giúp doanh nghiệp vận chuyển dễ hơn. Các đơn vị có kinh nghiệm sẽ giải quyết vấn đề nhanh hơn khi đột ngột phát sinh thêm.

Tuân thủ pháp lý

Doanh nghiệp hay các cá nhân muốn vận chuyển hàng đi nước ngoài cần lựa chọn các doanh nghiệp có giấy phép hoạt động hợp pháp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có chuyên sâu về các quy định pháp lý liên quan đến hải quan và thuế. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro và mất thêm chi phí.

Tư vấn và giải quyết vấn đề nhanh

Lựa chọn các đơn vị logistic có khả năng giải quyết nhanh các vấn đề về chứng tù hay thủ tục pháp lý. Các đơn vị này đưa ra các giải pháp và hướng dẫn doanh nghiệp trong việc phân loại mã HS, đăng ký kiểm tra chuyên ngành. Ngoài ra các đơn vị vận chuyển này nên tận dụng các ưu đãi thuế quan từ FTA.

Quy trình minh bạch

Đơn vị vận chuyển mà doanh nghiệp lựa chọn cần có những quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch. Như vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến trình thông quan hàng hóa và giảm thiểu sai sót và chi phí khi vận chuyển hàng.

2. Đơn vị vận chuyển VietAviation

Một đối tác logistics uy tín và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí. Ngoài ra doanh nghiệp có thể tối ưu hóa thời gian và tránh các sai sót trong thủ tục hải quan.

Nếu người gửi muốn tiết kiệm thời gian và rút ngắn quy trình thì tìm kiếm một đơn vị logistic uy tín là một giải pháp an toàn. Doanh nghiệp hoặc các nhân sẽ không gặp khó khăn trong khi làm thủ tục giấy tờ. Nhiều trường hợp hàng hóa bị giữ lại, do đó thông quan hàng hóa bị chậm trễ. Như vậy hàng hóa sẽ không đáp ứng kịp thời dự tính và gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng uy tín người gửi. Nhận biết được những khó khăn trên, VietAviation cung cấp dịch vụ vận chuyển đi Trung nhanh chóng và an toàn.

VietAviation là đơn vị vận chuyển uy tín với nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi cam kết sẽ đảm bảo chất lượng hàng hóa sẽ được vận chuyển thành công. Từ khâu đóng gói đến quá trình vận chuyển, VietAviation sẽ thực hiện một cách hiệu quả nhất, đảm bảo cho chất lượng nguyên vẹn đến tay người nhận.

Xem thêm bài viết liên quan>>>
Sầu riêng đông lạnh gửi đi Trung Quốc

Quy cách đóng gói hàng hóa

Công ty Logistic Trung Quốc Việt Nam