Việc xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác đòi hỏi cần phải chuẩn bị nhiều giấy tờ. Bộ chứng từ hải quan được xem là vô cùng quan trọng và mang tính bắt buộc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết được chúng bao gồm những giấy tờ nào. Cùng VietAviation tìm hiểu dưới đây.
I. Chứng từ hải quan là gì?
Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị chứng từ hải quan đầy đủ và chính xác là vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tránh bị kiểm tra lại. Hay thậm chí hạn chế việc bị phân vào luồng đỏ gây tốn kém không cần thiết.
Hiểu đơn giản, chứng từ hải quan là tập hợp các giấy tờ cần thiết mà người khai báo phải nộp cho cơ quan hải quan, theo đúng quy định tại Luật Hải quan. Tùy thuộc vào vai trò của bạn là người bán (xuất khẩu) hay người mua (nhập khẩu) mà hồ sơ sẽ khác nhau đôi chút.
II. Có những giấy tờ nào trong bộ chứng từ hải quan
Bộ chứng từ rất quan trọng khi xuất nhập khẩu hàng hóa, vì vậy bạn cần chuẩn bị một cách cẩn thận và đầy đủ. Khi thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị chứng từ hải quan là bắt buộc và giúp bạn thông quan nhanh hơn. Dưới đây là những giấy tờ quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:
1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là một trong những chứng từ hải quan quan trọng. Khi một lô hàng muốn được vận chuyển ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam, việc khai báo thông tin với cơ quan hải quan là điều bắt buộc. Tờ khai hải quan chính là loại giấy tờ thể hiện toàn bộ thông tin về hàng hóa, như tên hàng, số lượng, trị giá, phương thức vận chuyển, mã HS,… Những thông tin này sẽ là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, đánh giá và quyết định cho hàng hóa được phép thông quan hay không.
Nếu thông tin khai báo đúng, đầy đủ thì quá trình làm thủ tục sẽ thuận lợi, nhanh chóng. Ngược lại, nếu khai sai hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, bị giữ hàng để kiểm tra kỹ hơn, thậm chí là bị từ chối thông quan.
Đây cũng là lý do vì sao việc chuẩn bị và kê khai tờ khai hải quan cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Với những doanh nghiệp mới hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm, nên nhờ đến các đơn vị dịch vụ hải quan uy tín để hỗ trợ.
Tóm lại, tờ khai hải quan là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu. Khi thông tin được khai báo rõ ràng, chính xác, hàng hóa sẽ dễ dàng được thông quan, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ do người bán phát hành cho người mua, nhằm yêu cầu thanh toán một khoản tiền tương ứng với hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp, theo các điều kiện đã thỏa thuận trước đó.
Thông thường, loại hóa đơn này sẽ do nhà sản xuất hoặc bên cung cấp hàng hóa lập ra để làm căn cứ giao dịch và thanh toán giữa hai bên.
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Chứng từ mô tả chi tiết cách sắp xếp hàng hóa trong kiện hàng, container, bao gồm số lượng, khối lượng, chủng loại từng mặt hàng. Packing list giúp hải quan và đơn vị vận chuyển kiểm tra, đối chiếu hàng hóa dễ dàng hơn.
Tùy thuộc vào yêu cầu của đối tác hoặc tính chất lô hàng, có thể sử dụng các loại Packing List khác nhau. Dưới đây là một vài mẫu phổ biến:
- Detailed Packing List (Phiếu đóng gói chi tiết)
Đây là mẫu được sử dụng phổ biến nhất. Phiếu sẽ liệt kê cụ thể từng mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói (số thùng, số kiện, pallet…), kích thước, trọng lượng… Mẫu này rất hữu ích để bên mua và bên bán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu nếu có sai lệch hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. - Neutral Packing List (Phiếu đóng gói trung lập)
Loại này sẽ không ghi tên nhà xuất khẩu hay nhà cung cấp. Thường được sử dụng khi bên bán không muốn tiết lộ thông tin cho bên thứ ba, chẳng hạn trong trường hợp bán hàng thông qua bên trung gian. Tuy nhiên, loại này không quá phổ biến trong thực tế. - Packing and Weight List (Phiếu đóng gói kèm trọng lượng)
Mẫu này gần giống với phiếu chi tiết, nhưng có thêm thông tin cụ thể về trọng lượng từng kiện hàng (bao gồm trọng lượng tịnh – net weight, và trọng lượng cả bì – gross weight). Đây là loại phiếu rất tiện lợi trong việc sắp xếp vận chuyển, tính toán chi phí và cân đối tải trọng.
4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) – Chứng từ hải quan cần có
Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Bill of Lading (B/L) – hay còn gọi là vận đơn – là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Đây không chỉ là một biên nhận xác nhận hàng hóa đã được bàn giao cho bên vận chuyển, mà còn là hợp đồng ràng buộc giữa người gửi và đơn vị vận tải.
Thông qua vận đơn, tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như: số lượng, chủng loại hàng, cảng đi – cảng đến, người nhận, điều kiện giao nhận, phương thức thanh toán,… đều được thể hiện rõ ràng. Đây chính là căn cứ pháp lý để xử lý khi có vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.
Bên cạnh đó, Bill of Lading còn đóng vai trò như một chứng từ sở hữu hàng hóa – nghĩa là ai nắm giữ vận đơn thì có quyền nhận hàng. Vì vậy, việc kiểm soát và sử dụng vận đơn đúng cách là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo hàng hóa được giao đúng người, đúng nơi và đúng thời điểm.
Tóm lại, một vận đơn hợp lệ không chỉ giúp quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
5. Các loại giấy tờ khác trong bộ chứng từ hải quan
Ngoài các chứng từ cơ bản trên, một số giấy tờ khác có thể cần chuẩn bị trong bộ chứng từ hải quan bao gồm:
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): thường dùng trong giai đoạn đàm phán.
- Giấy phép xuất nhập khẩu: đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành.
- Chứng thư kiểm dịch (nếu là hàng nông sản, thực phẩm,…).
- Thư tín dụng (L/C): do ngân hàng phát hành để đảm bảo thanh toán quốc tế.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): tùy thuộc điều kiện giao hàng (CIF/FOB)
Việc thiếu sót hay sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến hàng bị trì hoãn, kiểm hóa hoặc thậm chí bị từ chối thông quan. Vì vậy, bạn nên phối hợp kỹ với đơn vị xuất khẩu, công ty logistics hoặc dịch vụ khai thuê hải quan để đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện chuẩn chỉnh.
IV. Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị bộ chứng từ
1. Lỗi đối với giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, C/O (Certificate of Origin – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) là một trong những chứng từ quan trọng giúp hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi khi nhập khẩu vào nhiều quốc gia. Tuy nhiên, trên thực tế, có không ít trường hợp doanh nghiệp bị từ chối C/O. Lý do là vì mắc phải các lỗi phổ biến dưới đây. Điều này khiến hàng hóa phải chịu mức thuế suất thông thường. Qua đó gây ảnh hưởng lớn đến chi phí và tiến độ giao hàng.
Một số lỗi thường gặp có thể kể đến như:
- Sai giá trị trên C/O: Theo quy định, C/O phải thể hiện trị giá FOB (Free on Board) và tính bằng USD. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại ghi sai sang các điều kiện khác như EXW, CIF, CFR… dựa trên hợp đồng hoặc hóa đơn thương mại – điều này khiến C/O bị xem là không hợp lệ.
- Thông tin hàng hóa không đầy đủ: Trong trường hợp lô hàng có nhiều mặt hàng hoặc chi tiết phức tạp, nếu C/O không thể hiện rõ và đầy đủ từng loại sản phẩm, mã HS code, hoặc mô tả thiếu chi tiết, hải quan hoàn toàn có thể từ chối chấp nhận.
- Sử dụng hóa đơn từ bên thứ ba nhưng không khai báo đúng: Nếu C/O được cấp cho trường hợp hóa đơn từ bên thứ ba (third party invoice), doanh nghiệp phải đảm bảo rằng số hóa đơn ghi trên C/O là của người bán hàng, không phải người gửi hàng. Đồng thời.
>>XEM THÊM: GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (C/O) – THÔNG TIN TỔNG HỢP – VIETAVIATION LOGISTICS
2. Sai lệch thông tin trong bộ chứng từ
Một trong những lỗi dễ gặp nhưng cực kỳ nguy hiểm trong quá trình chuẩn bị chứng từ hải quan chính là thông tin không đồng nhất. Đây có thể là những sai sót tưởng chừng rất nhỏ như ghi nhầm tên cảng, sai số container, lệch số lượng hàng hóa, hoặc chỉ đơn giản là lỗi chính tả nhưng cũng đủ để gây nên sự chậm trễ trong thông quan, thậm chí làm phát sinh chi phí lưu kho, phạt chậm trễ.
Các chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại, vận đơn, Packing List, tờ khai hải quan,… Đều cần thể hiện đúng và đồng nhất các thông tin về:
- Tên hàng và mô tả chi tiết
- Số lượng, khối lượng, đơn giá
- Cảng đi – cảng đến, phương tiện vận chuyển
- Thời gian giao hàng, mã số container, điều kiện giao nhận
Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể làm mất tính hợp lệ của bộ hồ sơ. Từ đó phải khai sửa, làm lại hoặc bổ sung. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao hàng và chi phí phát sinh ngoài ý muốn.
3. Áp sai mã HS
Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, một trong những lỗi mà nhiều doanh nghiệp hay gặp nhất chính là áp sai mã HS (Harmonized System Code). Đây là mã số dùng để phân loại hàng hóa trong hệ thống hải quan, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất, chính sách quản lý và ưu đãi thuế quan.
Nguyên nhân thường đến từ việc:
- Thiếu hiểu biết về cách phân loại hàng hóa theo quy định
- Nhầm lẫn giữa các mô tả tương tự trong biểu thuế
- Cố tình chọn mã có thuế suất thấp để giảm chi phí
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mỗi loại hàng hóa chỉ có một mã HS theo chuẩn phân loại. Nếu khai sai, bạn có thể bị yêu cầu điều chỉnh lại, bị truy thu thuế, thậm chí là phạt vi phạm nếu bị đánh giá là cố tình gian lận.
Không ít trường hợp doanh nghiệp cố ý chọn mã HS có mức thuế thấp với hy vọng được thông quan nhanh. Nhưng lại bị hải quan bác bỏ. Lúc đó, không chỉ tốn thời gian xử lý lại hồ sơ mà còn có nguy cơ hàng bị giữ lại. Phát sinh phí lưu kho, ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao hàng.
V. Quy trình làm thủ tục khai báo hải quan
1. Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan
Quy trình khai báo hải quan bắt đầu từ việc xem xét và chuẩn bị chứng từ. Bao gồm:
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Vận đơn
- Một số giấy tờ khác theo yêu cầu
2. Bước 2: Cài đặt phần mềm
Khai báo hải quan thời gian gần đây được thực hiện trên nền tảng điện tử nhằm tiết kiệm thời gian. Bạn cần chuẩn bị một số mục sau:
- Mua chữ ký số (Viettel, FPT, VNPT…)
- Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan
- Cài đặt phần mềm VNACCS để khai báo
3. Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Một số mặt hàng khi vận chuyển quốc tế cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành. Điều này nhằm đảm bảo hàng đạt tiêu chuẩn cho việc xuất nhập khẩu. Một số mặt hàng cần kiểm tra:
- Kiểm dịch động/thực vật
- An toàn thực phẩm, đăng kiểm, y tế, văn hóa…
4. Bước 4: Khai báo
Bạn cần:
- Nhập thông tin từ chứng từ vào phần mềm VNACCS
- Truyền tờ khai chính thức → hệ thống phân luồng:
- Luồng xanh: Thông quan tự động
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy
- Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ + thực tế hàng
5. Bước 5: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Một số thuật ngữ trong việc làm thủ tục bạn cần nắm rõ như sau:
- Luồng xanh: Nộp chứng từ đơn giản (phơi hạ hàng, mã vạch…)
- Luồng vàng: Nộp hồ sơ bản chụp (invoice, packing list…)
Luồng đỏ: Như luồng vàng + kiểm tra hàng thực tế
VI. VietAviation – Vận chuyển quốc tế uy tín
Chứng từ hải quan rất quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Vì vậy nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn hãy tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài. VietAviation với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistic là lựa chọn phù hợp dành cho bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ, hướng dẫn bạn chuẩn bị các giấy tờ cần thiết. Ngoài ra việc vận chuyển cũng sẽ được chúng tôi thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho bạn.
Chúng tôi cam kết:
- Vận chuyển hàng nhanh chóng, đúng cam kết
- Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ, chứng từ và hỗ trợ làm thủ tục thông quan theo tiêu chuẩn
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng 24/7
- Hạn chế rủi ro trong vận chuyển hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí nhờ lộ trình vận chuyển hợp lý
Mỗi một đơn hàng vận chuyển thành công là trách nhiệm và là sứ mệnh của VAC. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một dịch vụ vận chuyển trọn gói mẫu mực và chất lượng nhất.
Nếu có bất kỳ thắc mắc về chứng từ hải quan hay thủ tục xuất khẩu xuát khẩu, đừng quên liên hệ để được tư vấn miễn phí. Nhanh tay liên hệ với VAC để được tư vấn nhanh bạn nhé!
→ XEM THÊM:
BẢNG GIÁ CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG VIỆT TRUNG
BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ
Kho hàng sân bay: 47 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
