DỊCH VỤ FULFILLMENT – GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO BÁN HÀNG ONLINE

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa từ khóa “dịch vụ fulfillment” chắc rất nhiều đã được biết đến. Đặc biệt là khi kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử Việt Nam. Nếu bạn đang kinh doanh online đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho bãi và giao hàng đến tay người nhận. Thì dịch vụ Fulfillment sẽ hỗ trợ bạn trong vấn đề này. Vậy dịch vụ Fulfillment là gì? Kho fulfillment vận hành như thế nào và làm sao chọn đơn vị Fulfillment uy tín? Cùng tìm hiểu cùng VietAviation qua bài viết này nhé!

I. Tổng quan về dịch vụ Fulfillment

1. Fulfillment là gì?

Fulfillment là dịch vụ hỗ trợ người bán hoàn thành toàn bộ chu trình từ xử lý đơn hàng đến giao đơn cho người mua. Theo đó, quá trình Fulfillment bao gồm tất cả các bước: lấy hàng từ người bán, lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, phân loại, giao hàng đến người mua, thu tiền và xử lý vấn đề phát sinh sau mua hàng.

Dịch vụ fulfillment hiện nay đang dần trở nên phổ biến vì sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và nhu cầu mua sắm online của khách hàng. Các hoạt động mua bán thay vì hoạt động trực tiếp tại các cửa hàng hay chợ. Thì nay, các giao dịch mua bán đã diễn ra hầu hết trên các diễn đàn và sàn mua bán thương mại điện tử. 

Dịch vụ  này rất phù hợp cho các shop kinh doanh online. Đặc biệt là các shop mới, các dân buôn chưa có nhiều kinh nghiệm trong vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng. Nói một cách dễ hiểu, Dịch vụ fulfillment thay người bán hàng làm tất cả công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển tới tay người tiêu dùng. Đảm bảo đúng sản phẩm, đúng thời gian và tối ưng chi phí. Fulfillment hay còn được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ hậu cần kho vận.

2. Dịch vụ Fulfillment dành cho đối tượng nào?

Với dịch vụ Fulfillment sẽ dành cho tất cả các ngành nghề. Miễn là các ngành nghề đó có các nghề cần dịch vụ lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Phù hợp với các doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử. Ở Việt Nam, một số nền sàn thương mại điện tử lớn sử dụng dịch vụ này bao gồm: Tiki, Shopee, Lazada,… Ngoài ra, các cá nhân hoặc doanh nghiệp kinh doanh trên mạng xã hội hoặc xuất nhập khẩu cũng đều có thể áp dụng dịch vụ này. 

3. Các hình thức Fulfillment phổ biến ngày nay

3.1 In-house fulfillment – Fulfillment nội bộ

Hình thức Fulfillment thường thấy ở các doanh nghiệp mới, nhỏ hoặc là những doanh nghiệp lớn muốn tự kiểm soát toàn bộ quy trình. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Dễ dàng điều chỉnh dịch vụ theo mong muốn và linh hoạt trong việc phản hồi nhu cầu của khách hàng. 

Với dịch vụ In-house fulfillment sẽ phù hợp với các doanh nghiệp: 

• Các công ty có quy mô lớn, có thể chi một khoản lớn để đầu tư kho bãi, nhân viên và hệ thống giám sát. Để có thể tự chủ mọi quy trình hoạt động bắt đầu từ lúc phát sinh đơn hàng đến lúc đơn hàng được chuyển phát tới người tiêu dùng.
• Các doanh nghiệp nhỏ, mới startup chưa có quá nhiều đơn hàng. Và việc quản lý hay vận hành xử lý đơn hàng đều có thể tự thực hiện. Tuy nhiên với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu và số lượng đơn hàng dần lớn thì hình thức fulfillment này không còn phù hợp. 

3.2 Dropship

Với hình thức này, người bán hàng không phải là chủ sở hữu hàng hóa thực sự. 

Khi có đơn hàng phát sinh, người bán sẽ liên hệ với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp vận chuyển hàng trực tiếp cho khách hàng. 

Hình thức này phù hợp cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Nhưng không muốn tốn kém quá nhiều vào việc đầu tư kho bãi hay xử lý hàng hóa. Họ chỉ muốn tập trung quảng bá để tăng độ nhận diện thương hiệu và phát triển đơn hàng. 

3.3 Outsourced Fulfillment

Outsourced Fulfillment là hình thức mà doanh nghiệp hay người bán hàng sử dụng dịch vụ fulfillment ở một bên thứ 3. Không tham gia thực tiếp vào quá trình xử lý hàng hóa. Công ty Fulfillment sẽ thực hiện tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa. Bao gồm: lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao hàng và thu hộ cho người bán hàng. 

Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu tư ban đầu. Không cần quá bận tâm vào việc xử lý và vận chuyển đơn hàng. Có thể tập trung vào mở rộng quy mô doanh nghiệp. Vì những hoạt động liên quan đến kho bãi, quản lý hàng hóa và vận chuyển công ty fulfillment sẽ chịu trách nhiệm, kể cả khi có vấn đề phát sinh. 

Đây được coi là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

II. Lợi ích của dịch vụ Fulfillment cho các doanh nghiệp online

1. Tiết kiệm chi phí vận hành và tối ưu thời gian giao hàng

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của dịch vụ Fulfillment đó là tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở vật chất, nhân công hay quy trình xử lý đơn hàng. Mà tất cả sẽ được dịch vụ Fulfillment hỗ trợ hoàn toàn.  

2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Các đơn vị chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ đã đưa ra cam kết giao đúng sản phẩm và đúng thời gian cho khách hàng. Ngoài ra họ còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 thông qua mail, chatbox,… Từ đó giúp nâng cao uy tín và trải nghiệm khách hàng cho doanh nghiệp. 

3. Tăng khả năng mở rộng kinh doanh

Khi doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng không còn lo lắng về các vấn đề vận hành. Cộng với việc nhu cầu đặt hàng online tăng nhanh. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Fulfillment đảm nhận toàn bộ các công việc hậu cần. Doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh. 

4. Quản lý hàng hóa chính xác, minh bạch

Với hệ thống quản lý hiện đại phục vụ tốt cho việc quản lý hàng hóa tồn kho nghiêm ngặt, chính xác. Thông qua các công cụ và phần mềm hỗ trợ đến từ dịch vụ Fulfillment. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra tình trạng hàng hóa. Từ đó có cơ sở lập kế hoạch sản xuất, nhập hàng hay xả hàng hợp lý. Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

III. Quy trình vận hành Fulfillment

Quy trình vận hành của dịch vụ Fulfillment có thể hiểu tổng quan như sau: Nhận hàng từ người bán -> Lưu trữ hàng hóa -> Xử lý đơn hàng khi phát sinh -> Giao hàng -> Thu tiền hộ (nếu có yêu cầu) -> Xử lý yêu cầu sau bán hàng.

Nhận hàng

Nhân viên ở các công ty cung cấp dịch vụ fulfillment sẽ đến chỗ người bán hàng hoặc nhà cung cấp để lấy hàng. 

Lưu trữ hàng hóa

Sau khi nhận hàng, hàng hóa được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng, đồng thời hàng hóa được theo dõi và kiểm kê rõ ràng, thường xuyên cập nhật lượng nhập – xuất của hàng hóa, đảm bảo hàng được vận chuyển đúng thời điểm.

 Xử lý đơn hàng khi phát sinh 

Sau khi đơn hàng sinh trên các sàn thương mại điện tử. Các công việc như xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng, gửi mail đến tài khoản của người mua đều được chuẩn hóa toàn diện. Quá trình xử lí đơn hàng được thực hiện bởi trung tâm xử lí đơn hàng fulfillment thường ít xảy ra sai sót vì mọi thứ đã được quản lí rõ ràng và kĩ lưỡng bằng hệ thống quản lí riêng.

Giao hàng và thu tiền hộ (nếu có)

Các đơn vị Fulfillment sẽ tiến hành giao hàng cho người mua đúng thời gian, đúng sản phẩm và đúng địa chỉ. Bên cạnh đó nếu đơn hàng chưa được thanh toán cần thu hộ thì các đơn vị này cũng sẽ hỗ  trợ thu phí hộ người bán. 

Xử lý yêu cầu sau bán hàng

Việc phát sinh một số sự cố sau khi mua hàng là việc khó tránh khỏi. Nguyên nhân có thể là hàng lỗi, khách hàng không bưng ý sản phẩm,.. Công ty cung cấp dịch vụ fulfillment tiếp nhận yêu cầu trả hàng và trực tiếp xử lí theo chính sách và quyết định của người bán, đảm bảo cân đối quyền lợi của người mua và hạn chế thiệt hại cho người bán. Một điểm cộng lớn trong quy trình của dịch vụ fulfillment là người bán theo dõi được tồn kho và tình trạng đơn hàng; người mua biết được quá trình vận chuyển và được hỗ trợ thông tin khi cần thiết.

IV. Khi nào thì Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ Fulfillment

Với dịch vụ Fulfillment thì hầu như tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ hay đang phát triển đều có thể sử dụng được. Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ Fulfillment khi đang ở trong những trường hợp sau:

• Doanh số bán hàng tăng nhanh, người bán hàng không thể xử lý nổi các đơn hàng đang phát sinh. Việc xử lý thủ công dễ dẫn đến quá tải, sai sót và chậm trễ trong giao hàng. Fulfillment giúp tự động hóa và tối ưu quy trình này.
• Tập trung quảng bá sản phẩm và mở rộng thị trường thay vì mất quá nhiều thời gian cho việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Thì doanh nghiệp có thể tối ưu các hoạt động này để tập trung marketing hình ảnh, sản phẩm và mở rộng thị trường kinh doanh. 

Dịch vụ Fulfillment hỗ trợ vận hành đơn hàng xuyên vùng, thậm chí quốc tế, mà không cần đầu tư hạ tầng kho bãi mới.

• Khi chi phí tự vận hành trở nên quá tải: Việc duy trì kho riêng, thuê nhân sự và quản lý đơn hàng có thể gây áp lực về chi phí. Fulfillment giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi chi trả theo nhu cầu sử dụng thực tế.

V. Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp Fulfillment

1. Hệ thống kho bãi, vị trí địa lý

Nên chọn các đơn vị, doanh nghiệp có hệ thống kho bãi hiện đại, đủ lớn để có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa. Đặc biệt ở một mặt hàng đặc thù, cần bảo quản đặc biệt thì cần những hệ thống bảo quản tương thích giúp giữ nguyên được giá trị của hàng hóa. Tránh làm hư hỏng hàng hóa, giữ nguyên chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, các kho bãi cần những kho bãi được đặt tại những vị trí thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa.

Dịch vụ cho thuê kho bãi

2. Khả năng tích hợp công nghệ và phần mềm quản lý

Fulfillment cần tích hợp các công nghệ và phần mềm quản lý để đảm bảo quy trình được tự động hóa. Mọi số liệu tồn kho được đong đếm chính xác. Hạn chế sai sót số liệu và quy trình xử lý vận chuyển đơn hàng được diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, phần mềm xử lý đơn hàng và khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực là yếu tố then chốt để vận hành hiệu quả và minh bạch.

3. Kết nối đa kênh bán hàng (Shopee, Lazada, Website…)

Nên lựa chọn các đối tác fulfillment có thể tích hợp mượt mà với các nền tảng bán hàng như: Shopee, Lazada, website riêng. Vì ở thời điểm hiện tại không còn dừng lại ở một sàn thương mại điện tử duy nhất. Nên nhà bán hàng thường tích hợp nhiều nền tảng. Vì vậy các đơn vị fulfillment cần linh hoạt chuyển đổi giữa các nền tảng để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát đơn hàng.

4. Độ uy tín, đánh giá từ khách hàng

Cần tìm hiểu và lựa chọn kĩ các đối tác có độ uy tín cao. Đã có nhiều kinh nghiệm xử lý đơn hàng. Có thể tìm hiểu qua các ngành hàng mà đơn vị từng phục vụ; tốc độ xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót và cách họ xử lý khiếu nại hoặc sự cố xảy ra.

5. Giá cả, chính sách linh hoạt

Giá cả luôn là yếu tố đứng đầu trong các tiêu chí khi các nhà bán hàng hay doanh nghiệp tìm kiếm đối tác Fulfillment. Đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cần cân nhắc kỹ về vấn đề giá cả dịch vụ, không nên chọn những dịch vụ quá rẻ. Vì đôi khi rẻ chưa chắc đã tốt. 

Bảng giá vận chuyển phát nhanh

<<XEM THÊM>>

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc

Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt