Lệnh cấp container rỗng và quy trình mới nhất

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, lệnh cấp container rỗng (Empty Container Release Order) là bước quan trọng trước khi hàng hóa xuất đi. Hiểu rõ lệnh cấp container rỗng là gì, thủ tục – quy trình xin lệnh và những lưu ý khi giao nhận sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong quá trình xuất hàng quốc tế.

Nội dung chính

I. Lệnh cấp container rỗng là gì?

Thuật ngữ “Empty Release Order” là lệnh cấp container rỗng. Đây là một loại giấy tờ mà hãng tàu sẽ cấp cho người xuất khẩu hàng hóa đã đặt được containers.

Người làm thủ tục xuất khẩu sẽ đóng tiền bảo đảm cho hãng tàu khi lấy container rỗng. Nếu có rủi ro, khoản phí này dao động khoảng 1.000 USD. Sau khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì khoản phí này sẽ được hoàn lại.

Hiện nay nhiều hãng tàu đã gộp lệnh cấp container và booking note thành một chứng từ nhằm giảm thiểu chi phí cấp chứng từ, đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên vẫn có một số hãng tàu tách hai chứng từ này riêng biệt.

II. Ai sẽ là người làm lệnh cấp Container rỗng

Empty release order sẽ được văn phòng hãng tàu cấp cho đơn vị, doanh nghiệp xuất khẩu.

Sau khi book được container, doanh nghiệp trình lệnh này cho bộ phận ở bãi của Depot/ CY/ ICD cảng nơi hãng tàu sẽ lưu bãi container rỗng của mình.

Một số hãng tàu lớn như Maersk, CMA CGM, COSCO hay ONE hiện đã triển khai hệ thống cấp lệnh container điện tử (e-Empty Release Order).

Với hình thức này, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình cấp lệnh, xác nhận và nhận container rỗng trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của hãng tàu mà không cần đến trực tiếp văn phòng.

III. Các loại lệnh cấp container rỗng

Hiện nay có 2 loại lệnh cấp container rỗng là:

1. Lệnh cấp container rỗng có chỉ định số

Đây là loại lệnh trong đó người xuất nhập khẩu yêu cầu cấp đúng container có số hiệu cụ thể. Hình thức này thường được lựa chọn khi doanh nghiệp cần sử dụng container chất lượng tốt, đã được định danh sẵn.

Tuy nhiên, việc cấp container chỉ danh có thể gây khó khăn cho cảng, do phải di chuyển nhiều container để lấy đúng yêu cầu.

2. Lệnh cấp container rỗng không chỉ định số

Ở trường hợp này, người xuất khẩu không yêu cầu cấp container với số hiệu cụ thể mà chỉ quan tâm đến số lượng và loại container. Sau khi cấp đúng loại theo yêu cầu, số hiệu cụ thể của container sẽ được ghi nhận trên lệnh và cập nhật vào hệ thống.

Nguyên tắc cấp container rỗng:

FIFO (First In – First Out): Container nào được nhập bãi trước sẽ được xuất trước.
Theo tuyến và cảng: Một số container sẽ được ưu tiên cấp cho các tuyến vận chuyển hoặc cảng đã được hãng tàu thông báo trước.
Chất lượng đảm bảo: Các container rỗng phải ở trạng thái tốt, sạch sẽ và không có mùi.

cac-loai-container-rong — cac-loai-lenh-cap-container-rong

IV. Mẫu lệnh cấp container rỗng

Một lệnh cấp container rỗng cần bao gồm các thông tin cần thiết như sau:

Số hiệu container (nếu là lệnh có chỉ danh)
Số lượng, loại container (nếu là lệnh không chỉ danh)
Chủ khai thác container (nếu là lệnh không chỉ danh)
Chữ ký và dấu có hiệu lực của lệnh.
Chữ ký và dấu trên lệnh cấp container rỗng có thể gồm có:
Chữ ký và dấu của người khai thác container: Đây là người thực sự khai thác container (còn gọi là chủ khai thác).
Chữ ký và dấu của đại lý danh nghĩa quản lý container: là người đứng tên danh nghĩa. Ký kết toán bàn giao quyền quản lý container cho cảng khi nhập tàu nhưng họ không phải là người khai thác container đó.
Về nguyên tắc, nếu không có thoả thuận nào khác thì chữ ký và dấu hợp lệ đối với cảng (gọi là ký hậu hợp lệ) là chữ ký và dấu của người đứng tên bàn giao quyền quản lý container cho cảng khi nhập.

V. Quy trình cấp container rỗng

1. Nhận lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu

Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ (booking), hãng tàu sẽ gửi lệnh cấp container rỗng cho doanh nghiệp. Lệnh này sẽ chứa các thông tin:

Số booking.
Loại container (20ft, 40ft, container lạnh, container chuyên dụng…).
Địa điểm lấy container rỗng (bãi hoặc depot).
Thời gian lấy container.

2. Kiểm tra và xác nhận thông tin trên lệnh

Doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận các thông tin trên lệnh để đảm bảo tính chính xác. Tránh việc nhầm lẫn về loại container, số lượng và địa điểm nhận container.

3. Đến bãi hoặc depot để nhận container rỗng

Đại diện doanh nghiệp hoặc đơn vị vận tải sẽ mang lệnh cấp container rỗng đến địa điểm được chỉ định. Nhân viên tại bãi sẽ kiểm tra thông tin và cấp container phù hợp.

4. Kiểm tra tình trạng container rỗng

Trước khi giao nhận container, cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng như:

Cửa, sàn, vách còn nguyên vẹn.
Container kín nước, không có mùi lạ.
Không có dấu hiệu hư hỏng.
Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào, cần báo ngay cho nhân viên tại bãi để được đổi container khác.

5. Nhận container và vận chuyển về điểm đóng hàng

Sau khi kiểm tra và nhận container rỗng, đơn vị vận tải sẽ vận chuyển container đến nhà máy, kho bãi hoặc điểm đóng hàng theo kế hoạch.

6. Đóng hàng và chuẩn bị xuất khẩu

Container sau khi được đóng hàng sẽ được niêm phong (seal) và vận chuyển đến cảng để thực hiện các thủ tục xuất khẩu.

7. Báo cáo với hãng tàu

Sau khi hoàn thành việc nhận container rỗng và đóng hàng, doanh nghiệp cần thông báo lại với hãng tàu để chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển.

VI. Những lưu ý khi làm lệnh cấp container rỗng

Luôn kiểm tra thời gian hiệu lực của lệnh (thường 2–3 ngày).
Nếu lệnh hết hạn mà chưa kịp lấy container, cần xin gia hạn kịp thời để tránh mất chỗ.
Khi nhận container, nên chụp ảnh tình trạng thực tế (đặc biệt với hàng xuất khẩu có giá trị cao) để tránh các rủi ro về sau.
Kiểm tra niêm phong, số hiệu container khớp với lệnh.
Đảm bảo container được vệ sinh sạch sẽ, không dính hóa chất, không gỉ sét.

VII. Các lỗi thường gặp khi xin lệnh cấp container rỗng

Gửi sai số booking hoặc tên của hãng tàu, khiến hệ thống không cấp được lệnh.
Không kiểm tra kỹ phân loại container (20DC, 40HC, Reefer), dẫn đến lấy sai container.
Nhầm lẫn địa điểm depot do hãng tàu thay đổi đột xuất mà không báo trước.
Không thông báo thông tin cho đội xe hoặc forwarder dẫn đến trễ lịch lấy container.

VIII. Xu hướng phát triển và tối ưu quản lý container rỗng

Các hãng tàu và depot lớn đều chuyển sang áp dụng công nghệ eDO (electronic Delivery Order) và e-EOR (electronic Empty Order Release), giúp doanh nghiệp nhận container rỗng nhanh hơn, giảm đáng kể thời gian chờ đợi tại cảng.

Các cảng biển lớn như Cát Lái, Hải Phòng, Cái Mép – Thị Vải cũng triển khai hệ thống quản lý container thông minh (Smart Depot).

Bằng cách sử dụng mã QR, camera nhận dạng container (OCR) và phần mềm tracking theo dõi container theo thời gian thực. Hạn chế tình trạng thiếu hoặc thừa container rỗng, tối ưu luân chuyển container giữa các khu vực.

xu-huong-phat-trien-va-toi-uu-container-rong

Một xu hướng nổi bật khác là chia sẻ container rỗng (container pooling), cho phép nhiều doanh nghiệp sử dụng chung nguồn container. Đây là giải pháp được các tập đoàn logistics quốc tế áp dụng vì tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

Ngoài ra, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam đang dần ứng dụng AI và dữ liệu lớn (Big Data). Qua đó, dự đoán nhu cầu sử dụng container rỗng, từ đó lên kế hoạch đặt container sớm và tối ưu chi phí lưu bãi.

VIII. Câu hỏi thường gặp về container rỗng

Container rỗng là gì?

Container rỗng là container không chứa hàng hóa, được sử dụng để vận chuyển hoặc lưu trữ.

Tại sao container rỗng lại quan trọng trong logistics?

Container rỗng đóng vai trò quan trọng trong logistics vì chúng hỗ trợ hoạt động vận chuyển hàng hóa và giúp giảm thiểu chi phí.

Các loại container rỗng phổ biến là gì?

Các loại container rỗng phổ biến bao gồm container tiêu chuẩn, container lạnh, container mở nóc và container phẳng.

Làm thế nào để thuê container rỗng?

Để thuê container rỗng, bạn cần thực hiện các bước thuê, kiểm tra chất lượng và ký hợp đồng.

Chi phí liên quan đến container rỗng là gì?

Chi phí liên quan đến container rỗng bao gồm cấu trúc chi phí thuê và sử dụng, phí lưu container và phí lưu bãi.

Xu hướng phát triển trong ngành quản lý container rỗng là gì?

Xu hướng phát triển trong ngành quản lý container rỗng bao gồm container thông minh, mô hình chia sẻ container và tự động hóa trong quản lý depot container.

Container rỗng có tác động gì đến thương mại Việt Nam – Hoa Kỳ?

Container rỗng có tác động tích cực đến thương mại Việt Nam – Hoa Kỳ bằng cách hỗ trợ vận chuyển hàng hóa giữa hai nước.

Các quy định và tiêu chuẩn về container rỗng là gì?

Các quy định và tiêu chuẩn về container rỗng bao gồm tiêu chuẩn ISO, quy định tại Việt Nam và quy định tại Hoa Kỳ và quốc tế.

Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí khi sử dụng container rỗng?

Để tối ưu hóa chi phí khi sử dụng container rỗng, bạn cần có chiến lược tối ưu hóa chi phí, bao gồm việc giảm thiểu phí lưu container và phí lưu bãi.

IX. Kết luận

Lệnh cấp container rỗng là một phần không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hoá của logistics.

Nắm vững các bước trong lệnh cấp container rỗng giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

VietAviation chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng.

Để được tư vấn chi tiết về các thủ tục, biểu phí mới nhất, hãy liên hệ ngay với VietAviation. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ logistics, vận chuyển hàng hóa quốc tế, và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, chính xác.