Nội dung chính

MÃ VẠCH HẢI QUAN LÀ GÌ

Hiện nay, trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, việc áp dụng nhiều công nghệ cũng như cái cách điện tử. Góp phần vào thúc đẩy nền kinh tế lớn mạnh. Một trong những công cụ quan trọng giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả chính là mã vạch hải quan. Nhờ việc sử dụng mã vạch này, quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn rất nhiều.

Không những giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, mã vạch còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển bằng cách rút ngắn thời gian thông quan. Vậy mã vạch hải quan là gì và tại sao nó lại trở thành yếu tố không thể thiếu trong thủ tục thông quan hàng hóa? Hãy cùng VietAviation tìm hiểu nhé. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về mã vạch hải quan, từ định nghĩa, cấu trúc đến quy trình sử dụng và những lưu ý quan trọng khi áp dụng mã vạch.

I. GIỚI THIỆU VỀ MÃ VẠCH HẢI QUAN

Mã vạch hải quan là mã số điện tử được cơ quan hải quan cấp hoặc sinh ra tự động trong hệ thống khai báo điện tử, chứa đầy đủ thông tin về tờ khai, lô hàng và các chứng từ liên quan. Mã vạch hải quan là một dạng mã số. Mã vạch này được sinh tự động từ hệ thống khai báo hải quan điện tử như VNACCS/VCIS. Khi sử dụng ứng dụng mặc vạch điện tử trong hải quan, nó sẽ giúp hạn chế tối đa lỗ nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý trong quá trình vận hành. Việc hiểu rõ về mã vạch hải quan cũng là vấn đề rất quan trọng, phải hiểu rõ thì mới vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả và thành công.

1. Cấu trúc và các loại mã vạch hải quan phổ biến

Cấu trúc của mã vạch bao gồm các thông tin quan trọng. Đầu tiên là số tờ khai hải quan, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai,… và các thông tin định danh khác. Tất cả những dữ liệu quan trọng này đều được mã hóa cẩn thận thành các chuỗi ký tự riêng biệt . Nhằm phục vụ cho việc quét mã và truy xuất thông tin nhanh chóng. Hiện nay, hai mã vạch hải quan phổ biến nhất chính là barcode 1D và QR code 2D. Ngoài ra, mã vạch cần được in với chất lượng tốt, kích thước chuẩn để tránh lỗi quét, từ đó bảo đảm quy trình thông quan diễn ra thuận lợi và chính xác.

Barcode 1D là loại mã vạch truyền thống gồm các vạch sọc đứng, thường được dùng trên các giấy tờ chứng từ hoặc là tem dán hàng hóa

QR code 2D là dạng mã ô vuông chứa nhiều thông tin hơn, dễ quét bằng thiết bị di động hoặc máy đọc chuyên dụng, phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp.

2. Phân biệt mã vạch hải quan và mã vạch hàng hóa

Mã vạch hàng hóa (Barcode) là hình ảnh bao gồm các vạch đen và trắng cùng dãy số tương ứng, đại diện các thông tin cụ thể. Nó được dán trực tiếp lên bao bì sản phẩm. Mã vạch hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm kê cũng như quản lý số lượng sản phẩm. Thanh toán sẽ trở nên dễ dàng hơn khi checkin qua mã vạch. Cung cấp thông tin về xuất xứ, nhà sản xuất, và các đặc điểm khác của sản phẩm, giúp người tiêu dùng kiểm tra thông tin. Chống hàng giả, hàng nhái. Thường được sử dụng trong ngành bán lẻ, các chuỗi cung ứng.

Mã vạch hải quan là loại mã vạch được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mã vạch này được sử dụng trong quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu. Giúp cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin một cách tự động và nhanh chóng thông qua máy quét. Rút ngắn thời gian thông, tối ưu hóa thời gian cũng chi phí phát sinh. mã vạch hải quan có thể phân biệt giữa hàng container và hàng lẻ. Thông thường mã vạch hải quan có chữ ký số và thông tin chi tiết về hàng hóa đã được thông quan.

II. TÁC DỤNG CỦA MÃ VẠCH HẢI QUAN TRONG QUY TRÌNH THÔNG QUAN

Mã vạch đóng vai trò quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa. Giúp tăng tính chính xác và hiệu quả của việc kiểm tra hàng hóa xuất khẩu. Mã vạch hải quan sẽ mã hóa tất cả thông tin chi tiết như là nguồn gốc, loại hàng, số lượng, giá trị,…mã vạch hải quan không chỉ giúp cơ quan chức năng dễ kiểm soát mà còn hỗ trợ nhanh chóng mỗi khi gặp trục trặc xảy ra.

Thông qua hình thức quét mã vạch, cơ quan chức năng sẽ dễ dàng nắm rõ tình hình. Hàng hóa tình trạng thực tế của hàng hóa như thế nào, đây là loại hàng hóa gì. Nhờ vào những lợi ích nổi bật này. Mã vạch hải quan đã giúp cho cơ quan chức năng rất nhiều. Từ việc quản lý đến kiểm soát số lượng hàng hóa lớn.

III. QUY TRÌNH TẠO VÀ SỬ DỤNG MÃ VẠCH HẢI QUAN TRONG DOANH NGHIỆP

1. Khai báo tờ khai hải quan điện tử

Đầu tiên doanh nghiệp sẽ hoàn tất việc khai báo thông tin. Cho tờ khai hải quan trên các hệ thống chuyên dụng như là VNACCS/VCIS. Toàn bộ dữ liệu sẽ được gửi đến cơ quan hải quan để kiểm duyệt.

2. Hệ thống tự động

Theo các thông tin đã được khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động sinh ra mã vạch hải quan tương đương. Mã vạch này chứa các thông tin cần thiết trong tờ khai. Nhằm giúp việc tra cứu trở nên nhanh chóng.

3. In ấn

Mã vạch này sẽ được in ra giấy để sử dụng. Tùy theo yêu cầu và hàng hóa như nào mà mã vạch in ra sẽ tương đương như thế. Mã vạch này sẽ được dán lên hồ sơ hải quan hoặc kiện hàng.

IV. PHẦN MỀM KHAI BÁO VÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ TẠO MÃ VẠCH HẢI QUAN

Hiện nay có rất nhiều phần mềm phổ biến để khai báo hải quan. Ngoài ra, các trang web phần mềm thiết kế mã vạch cũng được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Việc ứng dụng các công nghệ phần mềm hiện đại trở nên cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu quả vận hành trong hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Phần mềm khai báo

Các phần mềm khai báo phổ biến như là VNACCS/VCIS , FPT.TQDT,… Đây chính là một trong những hệ thống được tin dùng nhiều nhất . VNACCS/VCIS chính là hệ thống chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Được doanh nghiệp và các cơ quan hải quan sử dụng rộng rãi. Với các chức năng tiện lợi như mã vạch tự động, quản lý hồ sơ và tra cứu,… Nó đã đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các cơ quan hải quan.

2. Công cụ thiết kế mã vạch

Với các công cụ phổ biến như là BarTender và ZebraDesigner. Các phần mềm thiết kế này được nhiều người sử dụng và tin dùng. BarTender là phần mềm mạnh mẽ cho phép thiết kế và in ấn các loại mã vạch. Các trang web được điều chỉnh linh hoạt, mã vạch phù hợp với các yêu cầu của từng loại hàng hóa. Đảm bảo chất lượng in ấn có độ phân giải cao, rõ ràng, giảm thiểu lỗi khi quét qua máy.

V. NHỮNG LƯU Ý PHÁP LÝ & TUÂN THỦ QUY ĐỊNH HẢI QUAN

1. Tuân thủ quy định

Doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định trong Thông tư số 38/2015/TT – BTC của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp phải đảm bảo mã vạch hải quan được tạo và sử dụng theo đúng quy định. Ví dụ như quy định về thủ tục hải quan, thuế,… Yêu cầu các mã vạch phải mã hóa đúng và tương đương với các thông tin khai báo ( thông tin hàng hóa, loại hàng, số tờ khai,…) Vị trí in ấn cũng phải rõ ràng, không mờ, không bị che mất.

2. Các trường hợp đặc biệt

Khi vận chuyển hàng hóa, hầu hết tất cả các loại hàng đều được phân loại rõ ràng và dán mã vạch. Tất cả các mã vạch sẽ phù hợp cũng như tương đương với hàng hóa. Ví dụ như những hàng hóa nguy hiểm sẽ được yêu cầu mã vạch bổ sung thông tin về đặc tính nguy hiểm hoặc các mã số phân loại nguy hiểm.

Để đảm bảo an toàn thì những yêu cầu trên là bắt buộc thực hiện. Đối với loại hàng hóa chuyển phát nhanh sẽ yêu cầu mã vạch chứa thông tin của hàng hóa. Ví dụ như địa chỉ người nhận, các thông tin chi tiết về lô hàng. Nhằm tối ưu hóa thời gian kiểm duyệt và giao nhận. Hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hàng hóa quản lý bằng tem điện tử: Có thể yêu cầu mã vạch tích hợp thêm thông tin về tem, số serial để phục vụ công tác truy xuất nguồn gốc và quản lý thuế.

Nghiêm cấm các hành vi sử dụng mã vạch giả hoặc tự làm giả mã vạch không theo hệ thống. Đây là quy định nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ có thể bị phạt theo quy định pháp luật. Việc sử dụng mã vạch giả không thông qua các phần mềm, các hệ thống hải quan. Tất cả đều sẽ bị tính là vi phạm pháp luật. Các mã vạch giả mạo, khi bị đưa lên máy hệ thống sẽ quét không thông qua và bị giữ lại. Từ chối thông quan hàng hóa, xử phạt hành chính ngay lập tức theo quy định của pháp luật. Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp mà còn đem theo các hậu quả tiêu cực dính đến pháp luật.

VI. NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ MÃ VẠCH HẢI QUAN PHỔ BIẾN

Trong nền kinh tế đang đà phát triển mạnh, hầu hết tất cả các khối ngành đều ứng dụng công nghệ tiên tiến. Như là tự động hóa , tạo ra các phần mềm quản lý từ xa, lắp đặt GPS để kiểm soát hàng hóa theo tình trạng thực tế,… Việc tự động hóa mã vạch hải quan cũng là một bước tiến đột phá. Khi mà mã vạch có thể tự sinh ra khi khai báo trên hệ thống hải quan. Hiểu rõ về mã vạch hải quan là điều quan trọng khi mà hầu hết các sản phẩm xuất nhập khẩu đều phải có. Hãy cùng VietAviation trả lời các câu hỏi thường gặp về mã vạch hải quan dưới đây nhé.

1. Mã Vạch Hải Quan Có Bắt Buộc Không ?

Câu trả lời chính là Có. Theo quy định của Tổng cục Hải quan, tờ khai hải quan điện tử bắt buộc phải có mã vạch hợp lệ. Cần có mã vạch hợp lệ để máy xử lý quét và thông quan. Đây là yêu cầu bắt buộc phải có để đảm bảo quy trình kiểm tra và giám sát diễn ra chính xác mà không mắc phải lỗi nhỏ nào.

2. Tại Sao Nhiều Mã Vạch In Ra Không Quét Được ?

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Nhiều nhất có thể gặp là lỗi phần mềm, mã vạch bị mờ và không rõ nét. Cần trang bị những hệ thống cũng như máy móc tân tiến hơn. Như vậy sẽ tối ưu hóa thời gian và chi phí trong thời gian rất dài.

3. Có Cần Đăng Ký Mã Vạch Với Cơ Quan Hải Quan Không ?

Mã vạch hải quan không phải là cái doanh nghiệp tự đăng ký. Đây chính là mã vạch mà hệ thống khai báo hải quan điện tử 9 ví dụ như là (VNACCS/VCIS) tự động sinh ra dựa trên những dữ liệu tờ khai mà doanh nghiệp đã nhập. Các doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo khai báo đúng và rõ ràng.

4. Mỗi Tờ Khai Có Mã Vạch Riêng Đúng Không ?

Câu trả lời là đúng. Mỗi tờ khai quan điện tử, sau khi được khai báo và hệ thống chấp nhận, sẽ được gán một mã vạch duy nhất tương ứng. Mã vạch này là định danh của tờ khai trong quá trình thông quan.

ĐỀ XUẤT ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN HỖ TRỢ TOÀN BỘ GIẤY TỜ, CHỨNG TỪ, KHAI BÁO HẢI QUAN

VIETAVIATION – Công Ty TNHH Vận Tải Hậu Cần Hàng Không Việt

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, Vận Tải, Xuất Nhập Khẩu,… VIETAVIATION không ngừng phát triển, không ngừng nỗ lực để mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, từ cơ bản đến nâng cao. Mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, luôn tìm ra giải pháp tối ưu thời gian cũng như chi phí cho khách hàng. Hỗ trợ khách hàng tất tần tật từ A đến Z. Các loại thủ tục, giấy tờ, khai báo hải quan, mọi loại chứng từ sẽ được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ hết mình. Luôn theo dõi 24/7 và cập nhật trạng thái hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Với thế mạnh trong vận chuyển, VIETAVIATION có những phương thức vận chuyển đa dạng.

Như là đường bộ, đường thủy, đường hàng không,…Tối ưu hóa thời gian và chi phí cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa an toàn và đến tay đúng hạn. VIETAVITION cam kết hỗ trợ khách hàng hết mình trong suốt chuyến đi. Tất cả sự hài lòng của khách hàng chính là động lực phát triển mỗi ngày của chúng tôi.