Phần Mềm Quản Lý Tồn Kho Thông Minh Giúp Vận Hành Shop Hiệu Quả

Quản lý hàng tồn kho luôn là nỗi đau âm ỉ đối với hầu hết các doanh nghiệp, chủ shop. Từ việc kiểm tra hàng ngày, theo dõi đơn hàng, cập nhật số lượng sản phẩm đến quản lý doanh thu – tất cả đều trở nên rối rắm khi chỉ dùng file Excel thủ công. Nếu bạn đang cảm thấy quá tải hoặc thất thoát lợi nhuận vì thiếu kiểm soát tồn kho, thì đã đến lúc cần đến các công cụ quản lý tồn kho thông minh. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vì sao cần chuyển đổi, lộ trình từng bước để chuyển từ thủ công sang tự động, và phần mềm quản lý tồn kho thông minh phù hợp với shop của bạn.

I. Quản Lý Tồn Kho – Thử Thách Của Các Doanh Nghiệp, Cửa Hàng

Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, việc quản lý tồn kho không chỉ đơn giản là theo dõi số lượng sản phẩm trong kho. Các doanh nghiệp, cửa hàng, shop online ngày nay còn phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như:

• Khó theo dõi danh mục sản phẩm, doanh thu, và tình trạng đơn hàng một cách tập trung.
• Không có công cụ cảnh báo khi sắp hết hàng, dẫn đến mất doanh thu.
• Quản lý thủ công bằng excel rườm rà, dễ sai sót.
• Thiếu thông tin chính xác để ra quyết định nhập hàng, xả hàng, hoặc mở rộng kinh doanh.

Vì vậy, việc ứng dụng các công cụ quản lý tồn kho thông minh không còn là tùy chọn, mà là một lợi thế cạnh tranh sống còn cho doanh nghiệp của bạn.

II. Các Tính Năng Cần Thiết Của Một Công Cụ Quản Lý Tồn Kho Hiện Đại

Để giải quyết triệt để các vấn đề kể trên, một phần mềm quản lý tồn kho thông minh tốt cần đáp ứng các tiêu chí:

– Theo dõi hàng tồn theo thời gian thực.

– Đồng bộ dữ liệu với các sàn TMĐT, website, kênh bán (Shopee, TikTok Shop, Facebook,…).

– Tự động cảnh báo hết hàng / hàng bán chạy / hàng tồn lâu.

– Xuất báo cáo chi tiết về doanh số, lợi nhuận, xu hướng bán hàng.

– Quản lý nhà cung cấp và lịch sử nhập hàng.

– Hỗ trợ bán hàng đa kênh, tạo đơn hàng nhanh, quản lý khách hàng.

III. 5+ Công Cụ Quản Lý Tồn Kho Miễn Phí Và Trả Phí Được Ưa Chuộng

1. KiotViet

– Phần mềm thiết kế riêng cho từng ngành hàng.

– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

– Phí dịch vụ hợp lý, miễn phí dùng thử.

– Kết nối đa dạng với đơn vị vận chuyển.

2. Sapo POS

– Bán hàng đa kênh từ Online đến Offline.

– Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng.

– Quản lý cửa hàng tập trung trên Sapo.

– Báo cáo bán hàng đa kênh chuyên sâu.

3. Haravan

– Đa dạng các giải pháp bán hàng.

– Quản lý đồng bộ, tăng hiệu quả.

– Có công cụ Marketing, quản lý khách hàng.

4. Suno.vn

– Phần mềm tính tiền đơn giản, dễ sử dụng.

– Kiểm soát tồn kho chặt chẽ, giảm thất thoát.

– Biết được hàng nào bán chạy, hàng nào nên ngừng.

5. Loyverse (Miễn Phí)

– Theo dõi lượng hàng hóa trong thời gian thực

– Nhận thông báo tự động về tình trạng sắp hết hàng

– Lên kế hoạch mua hàng, xuất danh sách nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho

– Theo dõi xu hướng bán hàng và phản ứng kịp thời với các thay đổi

6. Quản lý bằng Google Sheet/ Excel (Tùy chỉnh)

IV. So Sánh: App Quản Lý Tồn Kho Và Excel Truyền Thống

Nếu shop của bạn chỉ có <10 sản phẩm, Excel có thể là một sự lựa chọn không tệ. Nhưng nếu bạn bán hàng đa kênh hoặc có trên 50 sản phẩm, hãy cân nhắc chuyển sang công cụ quản lý chuyên nghiệp.

V. Các Mẫu Excel Quản Lý Hàng Tồn Kho Miễn Phí (Có Thể Tuỳ Biến)

Nếu bạn vẫn muốn sử dụng Excel trong giai đoạn đầu, dưới đây là một số mẫu bảng quản lý kho miễn phí bạn có thể tải về:

• Mẫu quản lý nhập – xuất – tồn theo SKU: Tại đây
• Mẫu quản lý nhập xuất tồn vật tư bằng excel: Tại đây
• Mẫu quản lý xuất nhập tồn kho (kèm công thức): Tại đây

Tip: Nên sử dụng Google Sheet để dễ chia sẻ và cập nhật dữ liệu cùng lúc.

VI. Lộ Trình Chuyển Đổi Từ Quản Lý Thủ Công Sang Tự Động Hoá

Bước 1: Rà soát lại dữ liệu sản phẩm

Bạn cần kiểm tra lại các thông tin, dữ liệu sản phẩm, bao gồm: tên hàng, mã SKU, giá vốn, giá bán, số lượng còn lại, …

Bước 2: Lập bảng mẫu Excel để làm sạch dữ liệu

Xóa các dòng trùng, kiểm tra tên sản phẩm xem khác nhau không, thống nhất cách viết để tránh rối.

Bước 3: Chọn phần mềm quản lý phù hợp với quy mô

– Nhỏ lẻ: Loyverse, Excel nâng cấp

– Shop vừa/ lớn: Sapo, Haravan, Kiotviet

Tip: Các công cụ này có bản dùng thử miễn phí 7–14 ngày, bạn nên test trước khi quyết định.

Bước 4: Nhập dữ liệu cũ vào phần mềm

Một số phần mềm cho phép bạn tải file Excel để tự động đồng bộ, bạn không cần nhập tay lại từng dòng.

Bước 5: Bắt đầu kiểm kho thực tế và sử dụng phần mềm mỗi ngày

– Mỗi khi có đơn hàng, bạn tạo đơn ngay trên phần mềm.

– Khi nhập hàng mới về, bạn cũng cập nhật số lượng trên hệ thống.

Như vậy phần mềm sẽ tự tính tồn kho, cảnh báo sắp hết hàng, ghi lại lịch sử giao dịch.

Bước 6: Đào tạo nhân viên sử dụng công cụ

Bước 7: Theo dõi và tối ưu quy trình dựa trên báo cáo

VII. Quản lý tồn kho kỹ càng – Gửi hàng dễ dàng với VietAviation Logistics

Một khi bạn đã quản lý kho hàng hiệu quả, bước tiếp theo chính là tối ưu khâu vận chuyển. Đặc biệt nếu bạn đang kinh doanh, gửi hàng đi Trung Quốc, thì dịch vụ vận chuyển Việt – Trung của VietAviation chính là giải pháp lý tưởng.

VietAviation Logistics hiện cung cấp:

– Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Trung Quốc đa phương thức: đường bộ, đường hàng không, vận chuyển nhanh theo yêu cầu.

– Theo dõi đơn hàng real-time, cập nhật trạng thái minh bạch.

– Hỗ trợ thủ tục hải quan, giấy tờ xuất khẩu cho hàng hóa số lượng lớn.

– Tư vấn đóng gói, tối ưu chi phí vận chuyển.

Nếu bạn là chủ shop online đang mở rộng thị trường sang Trung Quốc, hãy kết hợp quản lý tồn kho thông minh và gửi hàng cùng VietAviation để vận hành mượt mà – tiết kiệm chi phí – tăng trưởng doanh thu!

Xem thêm về VietAviation Logistics tại đây.

Kết Luận

Việc áp dụng các công cụ quản lý tồn kho thông minh sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ kiểm kho mỗi tuần, tránh sai sót và gia tăng doanh thu nhờ ra quyết định kịp thời. Đừng đợi đến khi “vỡ trận” mới nghĩ đến việc chuyển đổi.

Hãy bắt đầu với công cụ phù hợp với quy mô hiện tại của bạn và sẵn sàng nâng cấp khi doanh thu tăng.

Nếu bạn cần hỗ trợ lựa chọn phần mềm quản lý tồn kho phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ tư vấn của chúng tôi!

Các Câu Hỏi Thường Gặp

1. Tôi có khoảng 50–100 sản phẩm, đang bán đa kênh (Shopee, TikTok Shop, Fanpage). Có phần mềm nào dễ dùng, giá hợp lý?

Nếu bạn bán dưới 100 sản phẩm và hoạt động đa kênh, bạn nên bắt đầu với các công cụ như: KiotViet hoặc Sapo POS – giao diện thân thiện, dễ dùng, có tích hợp Shopee, TikTok Shop; Loyverse – miễn phí, phù hợp với cửa hàng nhỏ, có app di động.

2. Chuyển từ Excel lên App có mất dữ liệu cũ hay không?

Không. Phần lớn các công cụ hỗ trợ tải dữ liệu Excel lên phần mềm. 

3. Dữ liệu có được bảo mật hay không?

Các phần mềm quản lý chuyên nghiệp đều có tính năng: Phân quyền người dùng (nhân viên chỉ được xem hoặc sửa mục giới hạn; Lịch sử thao tác (biết ai đã sửa/thêm/xóa gì); Dữ liệu lưu trữ đám mây, có backup tự động định kỳ.

Xem thêm:

Gửi Hàng Đi Trung Quốc Bằng Bưu Điện

Top 10 Công Ty Chuyển Phát Nhanh Trung Quốc

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc

Nhập Hàng Quảng Châu: Top Mặt Hàng Hot Nhất