Trong lĩnh vực logistic và thương mại quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp hàng hoá thông quan dễ dàng. Vậy nên, chứng từ xuất nhập khẩu có thể được coi như là hộ chiếu của hàng hoá. Việc thiếu hoặc sai sót trong việc làm chứng từ sẽ không chỉ gây chậm trễ quá trình thông quna mà còn có thể dẫn đến sai phạm. Gây phát sinh các chi phí phạt không đáng có. Do, đó, bài viết này VietAviation sẽ cung cấp cho quý khách thông tin hữu ích về bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

I. Chứng từ xuất nhập khẩu là như thế nào?

Chứng từ xuất nhập khẩu là bộ bao gồm các loại giấy tờ liên quan đến giao dịch. Hay mua bán hàng hoá giữa các quốc tế. 

Chứng từ xuất nhập khẩu sẽ được dùng để xác minh danh tính, nguồn gốc, giá trị hàng hoá. Ngoài ra còn dùng để khai báo hải quan thông quan qua các cửa khẩu. Giúp thực hiện việc thanh toán quốc tế, chuyển tiền giữa người mua và người bán. Bảo hiểm rủi ro và xác nhận quyền sở hữu hàng hoá. 

II. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là bắt buộc đi kèm với hàng hoá khi xuất nhập hải quan. Tuỳ vào loại hàng hoá, nước gửi và nước nhận, điều kiện mua bán Incoterms mà bộ chứng từ có thể thay đổi. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiêu chuẩn mà sẽ bao gồm 5 loại sau:

1. Chứng từ thương mại (Commercial Documents)

a. Hoá đơn thương mại – Commercial Invoice

Hoá đơn thương mại sẽ xác nhận giao dịch mua bán hàng hoá. Invoice sẽ thể hiện thông tin người và người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng. Là căn cứ tính thuế nhập khẩu, VAT. 

b. Phiếu đóng gói hàng (Packing List)

Packing List sẽ mô tả chi tiết cách gói hàng hoá. Như số lương kiện hàng, trọng lượng, kính thước, cách đánh dấu. Hàng hoá cụ thể trong từng kiện. Packing List sẽ giúp hải quan kiểm tra hàng nhanh hơn. 

c. Hợp đồng thương mại (Sale Contract) 

Hợp đồng này sẽ thể hiện thoả thuận giữa người bán và người mua về điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, xử lý tranh chấp,..

2. Chứng từ vận tải (Transport Documents)

a. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Mã vận đơn sẽ chứng nhận hãng tàu hay hãng bay đã nhận hàng và cam kết vận chuyển đến điểm đích. BL sẽ là chứng từ sở hữu hàng hoá, người cầm vận đơn có quyền nhận hàng. Tuỳ vào phương thức vận chuyển sẽ có các loại. B/L sẽ dành cho đường biển. AWB (Airway Bill) sẽ dành cho đường không. CMR sẽ là đường bộ. 

3. Chứng từ hải quan (Customs Documents)

a. Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form)

Là văn bản mà ở đó, chủ hàng hoá người – người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu. Hoặc người chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin về lô hàng để gửi qua biên giới. Xuất khẩu hay nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam. Mẫu điện tử được khai trên hệ thống VNACCS/VCIS hoặc gửi kèm hồ sơ giấy. 

b. Giấy chứng nhận xuất xứ CO (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ CO sẽ xác nhận hàng có xuất xứ từ nước nào. CO sẽ giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu nếu nằm trong hiệp định thương mại FTA, CPTPP,… Dưới đây là một số mẫu form CO doanh nghiệp có thể tham khảo:

Những lưu ý để có thể hưởng thuế CO:

1. Doanh nghiệp phải xuất trình đúng mẫu CO theo hiệp định tương ứng. Ví dụ như khách hàng cần gửi đi Anh, phải xuất trình form theo hiệp đinh Việt Nam – Anh.
2. CO phải được cấp đúng thời điểm trong vòng 1-3 ngày sau khi giao hàng
3. CO gốc phải rõ ràng, không tẩy xoá có đầy đủ chữ ký, và dốc mộc đỏ
4. Thông tin trên CO phải khớp với vận đơn, hoá đơn thương mại, tờ khai hải quan
5. Hàng hoá phải đáp ứng tiêu chí xuất xứ (ROO – Rules of Origin) theo quy định của FTA 

Các cách mà doanh nghiệp có thể kiểm tra điều kiện CO

Đầu tiên, khách hàng có thể tra mã HS code của hàng hoá tại hệ thông tra cứu thuế của Tổng cục Hải Quan. Xem FTA tương ứng có hiệu lực không với nước xuất khẩu. 

4. Chứng từ bảo hiểm hàng hoá nếu có 

a. Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hoá (Insurance Certificate)

Đối với các loại hàng hoá giá trị cao, khách hàng được khuyến khích nên mua bảo hiểm hàng hoá nếu hàng bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bảo hiểm hàng hoá là điều kiện bắt buộc với giao hàng CIF hoặc CIP. 

5. Chứng từ kiểm định, kiểm tra chuyên ngành

– Giấy kiểm dịch thực vật/ động vật (đối với áp dụng hàng nông sản, thuỷ sản)

– Giấy chứng nhận chất lượng COQ

– Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn như CQ, COC

– Giấy phép nhập khẩu đặc biệt đối với mỹ phẩm, dược phẩm, và thiết bị y tế. 

– Giấy xác nhận chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) đối với các hàng là gỗ, tre. 

III. Các loại giấy tờ đi kèm trong xuất nhập khẩu

1. Giấy phép xuất nhập khẩu (Import/ Export License)

Một số mặt hàng được xếp vào nhóm hàng hoá hạn chế kinh doanh. Hay muốn kinh doanh sẽ phải xin giấy phép trước khi thông quan. 

Ví dụ như hàng thiết bị phát – thu phát sóng vô tuyến sẽ cần phải thông tin và truyền thông. Hay vũ khí, công cụ hỗ trợ bộ công an. Hoá chất công nghiệp, tiền chất sẽ cần cơ quan cấp phép là bộ công thương. Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm thì sẽ cần bộ y tế. Sách, tài liệu in ấn thì sẽ cần bộ thông tin, truyền thông. 

2. Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng – kiểm định chuyên ngành

Đây sẽ là các giấy tờ xác nhận hàng hoá đạt chuẩn về chất lượng, an toàn, hoặc phù hợp theo chuẩn của kỹ thuật Việt Nam.

– Thiết bị điện tử, điện tử dân dụng sẽ cần giấy chứng nhận CR/ COC

– Máy móc, thiết bị cơ khí sẽ cần giấy kiểm định kỹ thuật an toàn.

– Giấy chững nhận vệ sinh toàn thực phẩm VSATTP dành cho thực phẩm đồ uống. 

– Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm như là mỹ phẩm, thực phẩm chức năng

3. Giấy kiểm dịch (Quarantine Certificate)

Giấy này dường như là bắt buộc đối với hàng hoá có yếu tố sinh học như động – thực vật, hàng đông lạnh, thủy sản… Các hàng khác như giống cây trồng. 

4. Các loại giấy tờ đặc biệt khác (Tuỳ vào từng quốc gia)

–

(Material Safety Data Sheet): bắt buộc với hàng dễ cháy nổ, hóa chất

– Bản mô tả kỹ thuật (Technical Datasheet): sẽ dành cho các loại máy móc, công nghệ cao, tối tân

– Giấy ủy quyền chính hãng (Authorization Letter): đối với các hàng phân phối độc quyền. Ví dụ như mỹ phẩm, máy móc cũng sẽ cần thêm giấy uỷ quyền.

– Giấy chứng nhận kiểm tra phóng xạ (Radiation Inspection Certificate): giấy này sẽ dành một số máy móc y tế. Những máy móc y tế mà cần chứng nhận phóng xạ sẽ có giá trị rất cao, vậy nên phải cần chuẩn bị kỹ. 

IV. Xuất nhập khẩu thưởng phổ biến ở mặt hàng nào và có cần xin giấy phép không? 

– Hàng nông sản, thuỷ sản: gạo, cà phê, hạt điều, cao su, trái cây tươi, thuỷ sản đông lạnh,… 

• Khách hàng cần thủ tục giấy tờ như kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng. Giấy chứng nhận CO để được hưởng ưu đãi thuế. Và tuân thủ tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm nhập khẩu. 

– Hàng dệt may: quần áo, giầy dép, túi xách

• Khách hàng cần tuân thủ theo quy trình kiểm tra chất lượng tiêu chuẩn quốc tế. Chứng nhận xuất xứ C/O , quy định về nguồn gốc.

– Hàng máy móc, thiết bị công nghệ: linh kiện điện tử, máy móc sản xuất, thiết bị ý tế,…

• Khách hàng cần kiểm định chất lượng, chứng nhận hợp quy (CE, FDA,…). Các quy định kiểm tra chuyên ngành khi nhập khẩu. Quy định về bảo hành, bảo trì xuất khẩu. 

– Mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm: thực phẩm chế biến, đồ uống, mỹ phẩm làm đẹp

• Khách hàng cần yêu cầu kỹ về kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm. Giấy chứng nhận FDA của Mỹ, CE của châu Âu, ISO để đủ điều kiện xuất khẩu. Ngoài ra còn về chính sách thuế nhập khẩu cao với một số thị trường. 

– Nhóm hàng gỗ: đồ nội thất, gỗ xẻ, ván éo,…

• Khách hàng cần giấy tờ xác nhận nguồn gốc hợp pháp (FSC, VPA/ FLEGT,…). Giấy chứng nhận hoá chất từ các thị trường xuất khẩu khó tính như EU, Mỹ.

– Nhóm hàng hoá chất, dược phẩm: nguyên liệu hoá chất, thuốc tây, vaccine,…

• Khách hàng cũng cần giấy kiểm định chất lượng, chứng nhận an toàn hoá chất. Đối với hàng hoá chất thì cần phải có giấy tờ về bảo quản kỹ càng. Quy định xuất khẩu nhập khẩu.

V. Quy trình xin các bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ

+ 1 mã vận đơn gốc (OBL – Orginal Bill of Lading), và 1 mã B/L copy

+ 1 Invoice gốc, 1 Invoice Copy 

+ 2 Packing Lists

+ 1 Contract bản sao

+ 1 CO (Certificate of Origin)

+ 1 bộ chứng từ tờ khai hải quan

+ Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế

+ Giấy giới thiệu, giấy đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký mã số xuất nhật khẩu. Ngoài ra còn một số giấy tờ khác, khách hàng có thể xem lại những phần ở trên. 

Mục đích chính để làm những giấy tờ này để có đầy đủ thông tin để sử dụng cho các loại giấy tờ sau như CO, kiểm dịch, kiểm định,…

Bước 2: xin giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin)

Khách hàng cần chuẩn bị các loại hồ sơ như sau:

+ Mẫu đơn đề nghị cấp CO (theo form FTA như là D, E, CPTPP,..

+ Hợp đồng – hoá đơn – phiếu đóng gói

+ Mã vận đơn

+ Tờ khai hải quan đã làm 

+ Bản sao hoá đơn đầu vào đối với doanh nghiệp gia công, chế xuất

+ Quy trình sản xuất (nếu CO yêu cầu chứng minh xuất xứ)

Doanh nghiệp có thể xin cấp tại các Phòng Quản lý Xuất Nhập Khẩu Bộ Công Thương hoặc Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam (VCCI). Thời gian làm việc là từ 1-3 ngày tuỳ vào từng loại CO khách hàng cần.

Bước 3: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phầm mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần phải cài đặt để tiến hành làm tờ khai. 

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có 

Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định

Trường hợp 1. Xin giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu hàng thuộc diện khó). Đa số giấy chứng nhận kiểm dịch sẽ dành cho hàng thực phẩm, thuỷ sản, động vật, thực vật. Khách hàng xin giấy phép có thể có thể làm tại các Cục Bảo vệ Thực vật, Cục Thú y (động vật), Chi cục kiểm dịch tại cảng hoặc cửa khẩu. Tên các giấy chứng nhận kiểm dịch như là Plant/ Animal Quarantine Certificate)

Trường hợp 2. Xin chứng nhận kiểm tra chất lượng (QC/CQ). Dành cho các hàng điện tử, như máy móc, xe cơ giới, hàng tiêu chuẩn kỹ thuật. Khách hàng có thể nộp sơ tại trung tâm kiểm dịnh (QUATEST 1,2,3… hoặc tổ chức chỉ định). Mẫu hàng gửi kiểm định thực tế. Hợp đồng – Invoice – CO – Vận đơn.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai 

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan. Khách hàng có thể tiến hành làm tờ khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình. 

Bước 6: Gửi hồ sơ cho hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

+ Giấy giới thiệu

+ Tờ khai phân luồng

+ Invoice

+ Packing list

+ Bill of lading

Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

VI. VietAviation tự tin với dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu 

1. Tại Sao khách hàng nên chọn dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu của VietAviation 
2. VietAviation tự tin có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistic. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình. Am hiểu kỹ càng từng khâu để hỗ trợ cho quý khách trong trường hợp gặp khó khăn.
3. Dịch vụ hỗ trợ toàn diện của VietAviation tự tin giải quyết mọi thắc mắc của quý khách. Tư vấn chiến lược xuất nhập khẩu toàn diện để giúp khách hàng tối ưu chi phí lợi nhuận. Hỗ trợ đăng kí giấy phép, kiểm định chuyên ngành, chứng nhận xuất xứ C/O.
4. Hỗ trợ thủ tục hải quan nhanh chóng giúp khách hàng tiết kiệm thời gian. VietAviation tự tin mạng lưới đối tác rộng rãi do đã hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực vận chuyển logistic toàn cầu. 

Nếu quý khách có nhu cầu mong muốn được tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu. Liên hệ với VietAviation để nhận ngay ưu đãi sớm nhất! 

Xem thêm các bài viết:

Thủ Tục Hải Quan Cho Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu

Hải Quan Vận Chuyển Hàng Hoá Trung Quốc Về Việt Nam 

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc 

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung