Nội dung chính

Gửi hàng đi nước ngoài và những thủ tục thường thấy

Nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài đang bùng nổ vô cùng mạnh mẽ hiện nay. Tuy nhiên, các thủ tục hải quan thường khiến nhiều khách hàng cảm thấy rất đau đầu. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt những quy trình vô cùng quan trọng đó. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dịch vụ tuyệt vời này ngay bên dưới bài viết nhé.

thủ tục gửi hàng đi nước ngoài

I. Quy trình chung khi xuất khẩu hàng hóa

Bất kỳ lô hàng nào cũng phải trải qua những bước kiểm duyệt vô cùng khắt khe. Dưới đây là những quy trình cơ bản mà bạn cần phải ghi nhớ thật kỹ.

1. Khảo sát và phân loại hàng hóa

Bước đầu tiên là xác định rõ bản chất thực sự của kiện hàng xuất khẩu. Hàng hóa phải được phân loại theo đúng mã định danh hải quan quốc tế hiện hành. Việc phân loại sai sẽ dẫn đến những khoản phạt tài chính vô cùng nặng nề. Hãng vận chuyển sẽ tư vấn cho bạn cách xác định nhóm hàng cực kỳ chuẩn. Khâu này giúp quá trình gửi hàng đi nước ngoài luôn luôn diễn ra thuận lợi.

2. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý cơ bản

Hồ sơ là tấm vé thông hành bắt buộc để lô hàng được phép xuất cảnh. Bạn phải cung cấp đầy đủ chứng minh thư và các loại hóa đơn thương mại. Mọi thông tin kê khai phải khớp tuyệt đối với số lượng hàng hóa thực tế. Sự thiếu sót giấy tờ sẽ khiến lô hàng bị giữ lại ngay tại kho bãi. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp gửi hàng đi nước ngoài trở nên cực kỳ an toàn.

3. Đóng gói đạt tiêu chuẩn quốc tế

Quy cách đóng gói quyết định trực tiếp đến sự sống còn của mọi bưu kiện. Hàng hóa phải được bọc kín để chống chọi lại mọi sự va đập trên không. Các mặt hàng dễ vỡ bắt buộc phải có nhiều lớp mút xốp thật sự dày. Hãng hàng không có quyền từ chối nhận nếu thùng hàng bị đóng gói quá sơ sài. Đây là quy tắc bất di bất dịch khi gửi hàng đi nước ngoài hiện nay.

4. Khai báo hải quan trên hệ thống

Hiện nay, mọi thủ tục đều được thực hiện trên hệ thống hải quan điện tử. Đại lý sẽ thay mặt bạn truyền dữ liệu của kiện hàng lên cổng thông tin. Hệ thống sẽ tự động phân luồng kiểm tra dựa trên mức độ rủi ro hàng hóa. Khai báo trung thực giúp kiện hàng được cấp phép bay vô cùng nhanh chóng. Đây là bước quyết định thành bại khi gửi hàng đi nước ngoài mỗi ngày.

II. Phân loại thủ tục theo từng nhóm hàng

Mỗi loại hàng hóa đều chịu sự quản lý của những cơ quan chuyên ngành hoàn toàn khác. Dưới đây là bảng phân loại thủ tục chi tiết để bạn dễ dàng nắm bắt.

BẢNG PHÂN LOẠI THỦ TỤC THEO NHÓM HÀNG

Nhóm hàng hóa	Các mặt hàng tiêu biểu	Yêu cầu thủ tục chuyên ngành
Giấy tờ	Hợp đồng, hồ sơ du học, thư từ.	Chỉ cần vận đơn, thông quan cực kỳ nhanh.
Thực phẩm	Trà, cà phê, bánh kẹo, hải sản khô.	Bắt buộc có giấy chứng nhận FDA, kiểm dịch.
Mỹ phẩm	Kem dưỡng, sữa tắm, nước hoa lỏng.	Yêu cầu bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất MSDS.
Điện tử	Điện thoại, laptop, linh kiện có pin.	Phải đóng gói cách điện và có giấy MSDS pin.

1. Nhóm tài liệu và hồ sơ giấy tờ

Đây là nhóm hàng có thủ tục hải quan đơn giản và gọn nhẹ nhất hiện nay. Bạn không cần phải xin bất kỳ loại giấy phép chuyên ngành phức tạp nào cả. Bưu kiện chỉ cần một tờ vận đơn hàng không AWB là đủ điều kiện cất cánh. Khâu kiểm duyệt diễn ra chớp nhoáng giúp tài liệu được giao đi cực kỳ nhanh. Việc gửi hàng đi nước ngoài nhóm này không bao giờ gặp rắc rối pháp lý.

2. Nhóm hàng hóa thực phẩm đóng gói

Thực phẩm luôn bị kiểm soát sinh học vô cùng khắt khe tại mọi cửa khẩu quốc tế. Chúng bắt buộc phải có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm hoàn toàn hợp lệ. Bao bì phải in rõ bảng thành phần bằng ngôn ngữ tiếng Anh cực kỳ chuẩn xác. Thịt động vật trên cạn thường bị cấm vận chuyển sang rất nhiều quốc gia phát triển. Sự chuẩn bị hồ sơ tốt giúp gửi hàng đi nước ngoài không bị tiêu hủy oan.

3. Nhóm mỹ phẩm và các loại hóa chất

Hóa chất dạng lỏng luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ cháy nổ trên các chuyến bay dài. Bạn bắt buộc phải cung cấp bảng chỉ dẫn an toàn vật liệu MSDS thật sự chi tiết. Giấy tờ này chứng minh sản phẩm của bạn hoàn toàn an toàn cho việc vận chuyển. Các loại mỹ phẩm không rõ nguồn gốc xuất xứ sẽ bị tịch thu ngay lập tức. Đây là điều kiện tiên quyết khi gửi hàng đi nước ngoài thuộc nhóm ngành làm đẹp.

4. Nhóm thiết bị điện tử chứa pin

Pin lithium là mặt hàng có nguy cơ gây cháy vô cùng cao khi chịu áp suất lớn. Hãng bay yêu cầu đóng gói cách điện cực kỳ khắt khe đối với mặt hàng này. Bạn không được phép gửi những viên pin rời chưa được lắp đặt vào bên trong thiết bị. Hãng vận chuyển sẽ kiểm tra vô cùng kỹ lưỡng trước khi nhận những kiện hàng này. Việc tuân thủ luật lệ giúp quá trình gửi hàng đi nước ngoài an toàn tuyệt đối.

III. Các loại chứng từ hải quan bắt buộc khi gửi hàng đi nước ngoài

Khâu chuẩn bị giấy tờ quyết định tốc độ thông quan của mọi lô hàng xuất khẩu. Dưới đây là những chứng từ cốt lõi mà bạn bắt buộc phải có đủ.

1. Hóa đơn thương mại quốc tế (Commercial Invoice)

Đây là chứng từ quan trọng nhất trong mọi bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Nó thể hiện chi tiết giá trị thực tế của từng món đồ bên trong. Hải quan dựa vào đây để áp dụng các mức thuế phí thật chuẩn xác. Việc khai khống giá trị sẽ dẫn đến hậu quả bị phạt tiền rất nặng. Chứng từ này giúp gửi hàng đi nước ngoài luôn luôn suôn sẻ và minh bạch.

2. Vận đơn hàng không (Air Waybill)

Vận đơn đóng vai trò như một bản hợp đồng vận chuyển hàng hóa chính thức. Nó ghi nhận sự ủy thác của bạn dành cho phía đại lý vận chuyển. Mã số trên vận đơn giúp bạn theo dõi lộ trình bay trực tuyến cực dễ. Thông tin người nhận và người gửi phải được in thật sắc nét trên này. Vận đơn giúp quá trình gửi hàng đi nước ngoài diễn ra vô cùng an toàn.

3. Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS)

Giấy tờ này bắt buộc đối với mọi mặt hàng dạng lỏng và mỹ phẩm. Nó chứng minh sản phẩm không chứa bất kỳ chất gây cháy nổ nguy hiểm nào. Hãng hàng không cần nó để sắp xếp bưu kiện lên khoang chứa thật chuẩn. Thiếu giấy này thì kiện hàng của bạn chắc chắn bị giữ lại mặt đất. Chuẩn bị tốt giúp gửi hàng đi nước ngoài không vướng mắc sự cố nào.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Một số quốc gia yêu cầu chứng minh nguồn gốc sản xuất của lô hàng. Giấy này giúp đối tác của bạn được hưởng các chính sách ưu đãi về thuế. Nó chứng minh hàng hóa của bạn hoàn toàn hợp pháp và không bị cấm. Đại lý sẽ hỗ trợ bạn xin cấp loại giấy tờ chuyên ngành phức tạp này. Đây là chìa khóa để gửi hàng đi nước ngoài vào các thị trường thật khó.

IV. Những lưu ý để thông quan nhanh chóng

Việc nắm rõ những mẹo nhỏ giúp lô hàng của bạn vượt qua hải quan dễ dàng. Dưới đây là những nguyên tắc vàng bạn cần phải ghi nhớ thật là kỹ.

1. Khai báo trung thực tuyệt đối mọi thông tin

Sự trung thực là nguyên tắc sống còn khi làm việc với cơ quan hải quan. Bạn phải kê khai đúng số lượng và giá trị của từng món đồ một. Việc cố tình giấu giếm hàng cấm sẽ khiến bạn vướng vào vòng lao lý. Hải quan có máy soi chiếu hiện đại để phát hiện mọi sự gian dối. Trung thực giúp việc gửi hàng đi nước ngoài diễn ra cực kỳ là êm đẹp.

2. Cung cấp thông tin người nhận thật chuẩn xác

Địa chỉ người nhận bị sai lệch là nguyên nhân gây chậm trễ rất phổ biến. Bạn phải kiểm tra kỹ mã bưu chính của từng vùng miền tại nước ngoài. Số điện thoại liên hệ phải luôn trong trạng thái có thể gọi được ngay. Hãng vận chuyển sẽ tính phí rất cao nếu phải đổi địa chỉ giao hàng. Sự cẩn thận giúp gửi hàng đi nước ngoài thành công rực rỡ và trọn vẹn.

3. Đóng gói hàng hóa gọn gàng và dễ kiểm tra

Hải quan có quyền mở thùng hàng của bạn ra để kiểm tra đột xuất. Bạn nên sắp xếp đồ đạc bên trong thật gọn gàng và vô cùng ngăn nắp. Hãy để những giấy tờ quan trọng ngay trên cùng để họ dễ dàng thấy. Việc này giúp nhân viên kiểm hóa không làm xáo trộn đồ đạc của bạn. Đóng gói thông minh giúp lộ trình gửi hàng đi nước ngoài vô cùng nhanh chóng.

4. Hợp tác chặt chẽ với đại lý vận chuyển

Khi có sự cố phát sinh, hải quan sẽ liên hệ với đại lý của bạn. Bạn cần cung cấp ngay những chứng từ bổ sung nếu được yêu cầu khẩn cấp. Sự phản hồi nhanh chóng giúp bưu kiện được giải phóng khỏi kho bãi lập tức. Hãy luôn giữ liên lạc với nhân viên tư vấn trong suốt quá trình hàng bay. Sự hợp tác này giúp gửi hàng đi nước ngoài không bị gián đoạn lâu dài.

V. Vai trò của đại lý vận chuyển quốc tế

Gửi hàng quốc tế luôn cần một đối tác thực sự đáng tin cậy. Dưới đây là những vai trò vô cùng quan trọng của họ.

1. Tư vấn giải pháp logistics tối ưu nhất

Đại lý uy tín sẽ giúp bạn chọn gói cước phù hợp nhất. Họ so sánh giá giữa các hãng bay lớn với nhau mỗi ngày. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cả tiền bạc. Lợi ích kinh tế của bạn luôn được đặt lên hàng đầu tiên. Điều này giúp việc gửi hàng đi nước ngoài vô cùng hiệu quả.

2. Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ hải quan

Khâu giấy tờ luôn là nỗi ám ảnh của mọi khách hàng cá nhân. Công ty vận chuyển sẽ làm giấy phép chuyên ngành thay cho bạn. Đội ngũ chuyên gia xử lý mọi rắc rối pháp lý thật chớp nhoáng. Khách hàng không cần phải tự mình đối phó với cơ quan hải quan. Quá trình gửi hàng đi nước ngoài diễn ra vô cùng là suôn sẻ.

3. Cung cấp dịch vụ đóng gói đạt chuẩn

Hàng hóa xuất khẩu yêu cầu quy cách đóng gói vô cùng khắt khe. Đại lý logistics uy tín sẽ cung cấp những dịch vụ tuyệt vời sau:

Trang bị sẵn nhiều loại thùng carton và mút xốp chống sốc.
Nhân viên sẽ tự tay bọc kỹ từng món đồ cực kỳ dễ vỡ.
Sự cẩn thận này bảo vệ bưu kiện an toàn khi cất cánh. Dịch vụ này giúp việc gửi hàng đi nước ngoài trở nên cực kỳ an tâm.

4. Theo dõi và xử lý sự cố phát sinh

Bưu kiện có thể gặp trục trặc bất ngờ khi đang luân chuyển. Đại lý sẽ liên tục theo dõi mã vận đơn trên hệ thống điện tử. Họ phản ứng cực nhanh để giải cứu lô hàng đang bị mắc kẹt. Bạn sẽ được cập nhật thông tin lộ trình mỗi ngày rất chi tiết. Việc gửi hàng đi nước ngoài mang lại trải nghiệm vô cùng hoàn hảo.

VI. Tổng kết và giải đáp thắc mắc

Dưới đây là những giải đáp cuối cùng dành cho kiện hàng của bạn. Chúng tôi hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan nhất về dịch vụ.

1. Đóng sai mã bưu chính có sao không?

Việc ghi sai mã bưu chính sẽ gây ra hậu quả rất tốn kém. Bưu kiện sẽ bị giao lạc sang một tiểu bang hoàn toàn khác. Hãng vận chuyển thu phí cực cao để sửa thông tin trên hệ thống. Bạn hãy rà soát mọi chữ số trước khi bàn giao kiện hàng. Sự cẩn thận giúp gửi hàng đi nước ngoài thật sự thành công.

2. Hàng bị tịch thu có được bồi thường?

Hãng vận chuyển sẽ không đền bù nếu lỗi cố ý thuộc về người gửi. Khai báo sai sự thật dẫn đến việc kiện hàng bị đem đi tiêu hủy. Giấu giếm thành phần cấm vận cũng khiến lô hàng bị tịch thu ngay. Bạn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật quốc tế hiện hành. Trung thực là nguyên tắc khi gửi hàng đi nước ngoài mỗi ngày.

3. Thuế nhập khẩu ai sẽ là người đóng?

Thuế nhập khẩu thường do người nhận thanh toán trực tiếp cho cơ quan hải quan. Mức thuế phụ thuộc vào giá trị lô hàng và luật pháp sở tại. Tuy nhiên, bạn có thể chọn gói dịch vụ bao trọn gói tiền thuế. Đại lý sẽ nộp thuế thay để người nhận thuận tiện lấy hàng hóa. Điều này giúp gửi hàng đi nước ngoài trở nên vô cùng tinh tế.

Bạn có thể tìm hiểu thềm về các dịch vụ và bàng giá có sẵn tại VietAviation bên dưới nhé!

CÁCH GỬI HÀNG ĐI NƯỚC NGOÀI