QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN CHÍNH NGẠCH CHUẨN QUỐC TẾ

Chính ngạch hay tiểu ngạch là những thuật ngữ trong ngành xuất nhập nhập được sử dụng rất phổ biến. Nhưng không hẳn ai cũng biết rõ khái niệm và đặc điểm của mỗi hình thức vận chuyển. Qua bài viết cùng tìm hiểu xem thử vận chuyển chính ngạch là gì? Ưu và nhược điểm như thế nào? Cần lưu ý những gì nhé!

I. Tổng quan về vận chuyển chính ngạch

1. Vận chuyển chính ngạch là gì?

Vận chuyển chính ngạch là hình thức vận chuyển hàng hóa qua biên giới giữa 2 quốc gia thông qua cửa khẩu với số lượng lớn. Hình thức này đòi hỏi phải tuân thủ đầy đủ các quy định và thông lệ quốc tế, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong thương mại.

Đây là hình thức các công ty, doanh nghiệp nước ta ký những hợp đồng kinh tế, thương mại với các đối tác nước ngoài theo một hiệp định đã được cam kết giữa các quốc gia với nhau hoặc giữa các quốc gia với các tổ chức, khu vực, hiệp hội… theo thông lệ quốc tế.

2. Các loại hàng hóa phù hợp với vận chuyển chính ngạch

Chính ngạch cho phép người mua và người bán vận chuyển nhiều mặt hàng khác nhau. Chỉ cần không nằm trong danh sách các mặt hàng chứa chất cấm, gây nổ theo quy định của nhà nước. 

• Hàng xuất khẩu số lượng lớn, giá trị cao.
• Hàng cần hóa đơn đỏ, chứng từ đầy đủ để hoàn thuế.
• Hàng cần vận chuyển theo hợp đồng, kiểm định.
• Hàng máy móc, thiết bị công nghiệp
• Ví dụ thực tế: hàng linh kiện điện tử, hàng gia vị, thực phẩm cấp đông, đồ thủ công mỹ nghệ,..

Với hình thức này người gửi hàng cần kê khai đầy đủ các giấy tờ liên quan đến kiện hàng được vận chuyển. Hàng hóa cũng cần được kiểm duyệt kỹ càng về chất lượng, an toàn vệ sinh,…

3. Các loại giấy tờ đi kèm khi vận chuyển chính ngạch

Khi nhập khẩu chính ngạch, khách hàng sẽ cần phải chuẩn bị một số chứng từ bắt buộc. Bên cạnh đó, bên mua và bên bán cũng cần phải có những thỏa thuận thống nhất trước khi tiến hành nhập khẩu. Dưới đây là những chứng từ mà khách hàng cần phải chuẩn bị. Khi bạn thuê một đơn vị thứ 3 chuyên về logistics như VietAviation thì đơn vị đó sẽ chuẩn bị các chứng từ cho khách hàng.

Các chứng từ gồm có:

• Hợp đồng (Sale contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Quy cách đóng gói (Packing list) với Seller (người bán)
• Bill of Lading (nếu có)
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
• LC – Tín dụng thư
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy chứng nhận hàng hóa (form E)
• Hóa đơn vận chuyển.
• Chứng nhận kiểm dịch

Ngoài những chứng từ cần phải chuẩn bị như trên ra, vẫn còn một số loại chứng từ khác tùy theo loại hàng hóa mà khách hàng nhập chính ngạch. Khách hàng cần chuẩn bị đầy đủ để tránh phát sinh phụ phí không đáng có. Đồng thời đảm bảo thời gian nhận hàng.

II. Ưu điểm và nhược điểm của vận chuyển chính ngạch

1. Ưu điểm

Hàng hóa khi vận chuyển chính ngạch thường không bị giới hạn giá trị hay số lượng. Nhờ bộ chứng từ đã bao gồm đầy đủ thông tin của kiện hàng nên thủ tục thông quan diễn ra rất suôn sẻ. Đồng thời cũng thuận tiện khi kiểm tra sau khi thông quan.

Vận chuyển chính ngạch đòi hỏi hàng hóa phải đầy đủ giấy tờ pháp lý. Nên sẽ hạn chế được tối đa khả năng bị kiểm tra và thu giữ bởi quản lý thị trường. Quyền lợi các bên thường được phân rõ trong hợp đồng. Nên khi có vấn đề xảy ra, các vấn đề pháp lý được xử lý rất nhanh chóng.

Được hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại tự do. Hoặc cũng có thể được hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu nếu có hóa đơn VAT và bộ hồ sơ đầy đủ. 

2. Nhược điểm

Chi phí nếu so với vận chuyển tiểu ngạch sẽ cao hơn hơn. Vì vận chuyển chính ngạch sẽ còn bao gồm nhiều chi phí khác như: phí vận chuyển, phí dịch vụ hải quan, phí chứng từ, kiểm định,..

Quy trình chuẩn bị chứng từ cũng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự am hiểu về chuyên môn và các quy định xuất nhập khẩu. Song song với đó là sẽ mất nhiều thời thời gian để chuẩn bị giấy tờ. Doanh nghiệp nhỏ đôi khi sẽ gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Cũng có thể sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 hoặc đơn vị vận chuyển hỗ trợ trong khâu chuẩn bị hồ sơ.

Hàng hóa khi vận chuyển chính ngạch cũng cần được chuẩn bị kỹ càng hơn. Đối với hàng hóa thực phẩm hay hóa chất cần có các giấy giờ kiểm định theo chuẩn quy định của xuất nhập khẩu.

III. So sánh vận chuyển chính ngạch và tiểu ngạch

IV. Quy trình vận chuyển chính ngạch

Bước 1: Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp

Tùy vào loại hàng hóa, ngân sách và thời gian giao hàng mong muốn, bạn có thể chọn các phương thức vận chuyển sau:

• Đường bộ: phù hợp với hàng đi cửa khẩu như Hữu Nghị, Tân Thanh, Móng Cái
• Đường biển: áp dụng cho hàng container, số lượng lớn, tiết kiệm chi phí
• Đường hàng không: dùng cho hàng hóa có giá trị cao, cần giao nhanh

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ nhập khẩu

Bộ chứng từ nhập khẩu chuẩn quốc tế cần bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Commercial Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Chứng từ kiểm dịch, kiểm định (nếu có)
  Tùy mặt hàng, có thể cần thêm công bố chất lượng, phiếu kiểm nghiệm, giấy phép nhập khẩu,…

Bước 3: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Khi hàng về đến cửa khẩu Việt Nam, bạn cần làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ hải quan có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Vận đơn
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary, Health Certificate…)
• Certificate of Analysis, Certificate of Free Sale,…
• Tờ khai nhập khẩu điện tử

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho.

Bước 4: Theo dõi đơn hàng và quá trình vận chuyển

Trong thời gian hàng đang vận chuyển, bạn cần thường xuyên theo dõi lịch trình để kịp thời xử lý các sự cố phát sinh.
Hãy kiểm tra kỹ:

• Vận đơn
• Danh sách đóng gói
• Các chứng từ vận chuyển và bảo hiểm (nếu có)

 Điều này giúp tránh thất lạc hàng, sai sót về số lượng hoặc loại hàng. Đồng thời, cũng phòng trường hợp có vấn đề phát sinh xảy ra sẽ xử lý nhanh hơn, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Bước 5: Nhận hàng tại kho

Sau khi hoàn tất thông quan, hàng sẽ được vận chuyển nội địa đến kho của bạn.
Thông thường, thời gian vận chuyển chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam dao động từ 3 – 7 ngày tùy tuyến và phương thức vận chuyển.  

V. Những lưu ý khi vận chuyển chính ngạch

1. Xác định đúng mã HS code và loại hàng hóa

Mã HS (Harmonized System Codes) là mã số phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu ghi trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ Tài chính ban hành và Danh mục phế liệu được phép nhập khẩu từ nước ngoài làm nguyên liệu sản xuất do Thủ tướng Chính phủ ban hành. Việc tra mã HS code chính xác hay không đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tính thuế xuất nhập khẩu của lô hàng và ảnh hưởng đến giá cả hàng hóa. Nếu xác định sai mã HS, bạn có thể bị áp sai thuế suất, thậm chí bị phạt hoặc bị giữ hàng.

2. Chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác

Các loại giấy tờ cơ bản như: hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, hợp đồng,… cần được chuẩn bị đúng định dạng. Ngoài ra, các thông tin có trong bộ chứng từ cần được kê khai đồng nhất. Tránh trường hợp hàng đã vận chuyển đi bị hải quan tạm giữ. Từ đó phát sinh thêm rất nhiều khoản phí không đáng có khác: phí lưu kho, phí thuê container,… Thời gian vận chuyển chuyển hàng cũng có thể bị chậm trễ rất lâu. Trong trường hợp xấu, hàng hóa có thể bị trả về, không được phép vận chuyển tiếp.

3. Lựa chọn điều kiện giao hàng (Incoterms) phù hợp

Cần cân nhắc các điều kiện Incoterm sao cho phù hợp với loại hàng hóa, khả năng và kinh nghiệm. Điều này giúp bạn chủ động rất nhiều trong quá trình vận chuyển hàng. Đồng thời, khi phát sinh vấn đề trách nhiệm sẽ được phân bổ đều sang hai bên. Tránh những trường hợp tranh chấp hoặc kiện tụng không đáng có.

4. Chọn đối tác vận chuyển/ủy thác có uy tín

Một đơn vị logistics uy tín sẽ giúp thời gian vận chuyển đúng hẹn. Đảm bảo được chất lượng hàng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời với đội ngũ đã có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề hoặc thủ tục hải quan sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh hơn. Tối ưu được thời gian vận chuyển, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

VietAviation tự hào là doanh nghiệp đã có rất nhiều năm kinh nghiệm trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Tự tin là đơn vị ủy thác uy tín đảm bảo được chất lượng và thời gian giao hàng cho doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm

<<MỘT SỐ BÀI VIẾT LIÊN QUAN>>

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung 

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế 

Dịch Vụ Mua Hộ Hàng Trung Quốc Giá Tốt 

Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam