Trong logistics có rất nhiều thuật ngữ chuyên môn mà bạn khó có thể hiểu rõ. Chắc hẳn khi tìm hiểu về lĩnh vực hay có nhu cầu vận chuyển bạn có thể sẽ thắc mắc shipping instruction trong logistics là gì. Nếu bạn cũng đang muốn biết thuật ngữ này là gì thì đừng bỏ qua bài viết này. Hãy cùng VAC điểm qua những thông tin để tìm hiểu rõ hơn về Shipping Instruction. 

I. Shipping instruction trong logistics là gì?

Shipping Instruction viết tắt SI là thuật ngữ dùng trong logistics với nghĩa tiếng việt là chỉ dẫn vận chuyển. Nó được hiểu là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho công ty giao nhận vận tải forwarder (FWD) để quá trình thực hiện vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của người chủ hàng hóa.

Đồng thời, để thống nhất các thông tin có trên các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hóa khác, ví dụ như Bill of Lading, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trước khi họ làm Vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra. Để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.

II. Nội dung của shipping instruction trong logistics là gì?

Với thông tin trên, hẳn bạn đã hiểu Shipping Instruction trong logistics là gì. Bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu các nội dung thường có trong SI bao gồm những gì.

Trên thực tế nội dung của SI sẽ có sự khác nhau giữa các quy trình. Tuy nhiên về cơ bản nó sẽ có những nội dung sau đây:

• Số Booking (Booking number)
• Tên nhà xuất khẩu (Shipper), người nhận hàng và tên người nhận thông báo khi hàng đến 
• Tên tàu và số chuyến (Ocean vessel and Voyage No.)
• Nơi nhận hàng (Place of receipt)
• Nơi giao hàng (Place of delivery)
• Cảng xếp hàng (Port of loading)
• Cảng dỡ hàng (Port of discharge)
• Số container – Seal 
• Loại cont (Container type)
• Mô tả hàng hóa (Description of goods)
• Trọng lượng và số khối (Gross weight & CBM)
• Loại vận đơn mong muốn: MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…
• Điều khoản thanh toán cước phí (Freight and Charges): Trả trước hay trả sau (Prepaid or Collect)

Nhìn chung nội dung trên SI sẽ bao gồm như trên. Ngoài ra còn có một số giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu.

→ XEM THÊM: BẢO HIỂM HÀNG HÓA VÀ NHỮNG LƯU Ý  – VIETAVIATION CARGO

III. Tại sao cần SI, nó có gì quan trọng

Khi đăng ký sử dụng dịch vụ vận chuyển, nhu cầu của người gửi và trách nhiệm của bên cung cấp có thể không rõ ràng và trùng khớp. Ngoài ra thông tin về hàng hóa cũng rất quan trọng đối với bên vận chuyển. Việc hiểu rõ hàng hóa sẽ giúp tránh các sai sót hay sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Bỏi vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo thống nhất giữa hai bên. Người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.

Dựa vào SI phía vận chuyển có thể tạo Bill nháp và gửi lại cho khách hàng. Lúc này khách hàng có thể kiểm tra và xác nhận thông tin tiến hành dịch vụ.

Tuy nhiên, vai trò của SI còn nhiều hơn nữa với các công dụng sau: 

1.  Đảm bảo độ chính xác với shipping instruction trong logistics là gì

SI sẽ bao gồm đầy đủ thông tin được phía gửi hàng khai báo. Vì vậy việc cung cấp thông tin chi tiết này sẽ giúp các đơn vị vận chuyển thực hiện đúng quy trình xử lý hàng hóa. 

Ngoài ra, việc rõ ràng ngay từ ban đầu các thông tin giao nhận cũng cũng hạn chế nhiều sai sot. Đặc biệt là sai sót liên quan đến địa điểm giao hàng, loại hàng hóa hoặc các yêu cầu đặc biệt từ chủ hàng.

2. Tối ưu hóa thời gian và tuân thủ quy định pháp lý

Hỗ trợ quá trình thông quan và vận chuyển diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng chậm trễ do  thiếu hoặc sai thông tin. Nếu có đầy đủ thông tin chính xác, việc kiểm tra sẽ diễn ra nhanh chóng. Ngoài ra việc không cần phải điều chỉnh, bổ sung thông tin giữa 2 bên cũng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Đảm bảo hàng hóa phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quy định hải quan của cả nước xuất khẩu và nhập khẩu. 

3. Giảm thiểu rủi ro khi dùng shipping instruction trong logistics là gì

Việc cung cấp thông tin đầy đủ giúp hạn chế các rủi ro như thất lạc hàng hóa, hư hỏng hoặc phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Ngoài ra, việc thống nhất thông tin giữa 2 bên và được khai báo đầy đủ sẽ tránh tranh chấp xảy ra. Điều này bảo vệ quyền lợi cho cả bên gửi hàng lẫn phía đơn vị vận chuyển.

5. Dễ dàng truy xuất thông tin

SI đóng vai trò quan trọng trong việc tra cứu nguồn gốc hàng hóa, hỗ trợ kiểm tra và giải quyết các tranh chấp nếu có.

Việc chuẩn bị và khai báo SI chính xác không chỉ giúp tối ưu quy trình vận chuyển mà còn góp phần đảm bảo quyền lợi của tất cả các bên liên quan.

IV. Ai là người thực hiện khai báo SI

Một dấu hỏi lớn trong việc khai báo Shipping Instruction là ai sẽ là người thực hiện khai báo?

Để SI có hiệu lực những đối tượng sau đây sẽ có thể thực hiện khai báo. Cụ thể bao gồm doanh nghiệp giao nhận, vận tải và cả doanh nghiệp xuất khẩu hàng. Trong đó:

• Doanh nghiệp hay bên giao hàng là bên chịu trách nhiệm cho việc vận chuyển hàng hóa. Những đơn vị vận tải được thuê vận chuyển sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện vận đơn. Ngoài ra họ cũng có thể yêu cầu phía xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.
• Bên xuất khẩu hàng có thể là thương nhân, doanh nghiệp cần gửi hàng đi thông qua phía vận tải. Những đối tượng này có thể gửi các thông tin về hàng hóa, yêu cầu về vận chuyển,.. để bên vận chuyển thực hiện đúng nhu cầu.

Nhìn chung thì sẽ có 2 dạng đối tượng có thể thực hiện khai báo SI như trên. 

V. Các hình thức khai báo Shipping Instruction

Khi đã nắm rõ được các thông tin xoay quanh Shipping Instruction trong logistics là gì, bây giờ cùng tìm hiểu cách thực hiện khai báo. Thông thường sẽ có hai cách để thực hiện. Cụ thể:

1. Khai báo trực tuyến qua website của đơn vị vận tải

Với sự phát triển của internet, việc khai báo qua mạng trực tuyến được tin dùng hơn. Hiện nay, việc khai báo Shipping Instruction trực tuyến thông qua website của các đơn vị vận tải trở nên phổ biến. Bởi vì phương thức này có nhiều tiện lợi và linh hoạt cũng như dễ kiểm soát hơn.

Hình thức này cho phép người khai báo dễ dàng chỉnh sửa thông tin nếu có sai sót trước khi gửi đi, giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình xử lý chứng từ.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có một số hạn chế. Nếu hệ thống website gặp sự cố hoặc đường truyền Internet không ổn định, việc gửi SI có thể bị gián đoạn, dẫn đến chậm trễ trong quá trình khai báo. Trong một số trường hợp, người khai báo buộc phải gửi lại SI qua email, kéo theo nguy cơ phát sinh thêm chi phí, đặc biệt là nếu thông tin trên vận đơn (Bill of Lading) cần chỉnh sửa sau khi đã xác nhận.

2. Khai báo SI qua email

Bên cạnh hình thức khai báo trực tuyến, nhiều đơn vị vận tải vẫn cho phép nhận SI qua email để đảm bảo tính chính xác và linh hoạt trong quá trình xử lý.

• Đối với chủ hàng (Shipper): Họ sẽ gửi thông tin SI trực tiếp đến hãng tàu hoặc Forwarder để đảm bảo thông tin vận chuyển được thực hiện đúng yêu cầu.
• Đối với Forwarder: Sau khi nhận được thông tin từ Shipper, họ sẽ kiểm tra, xác nhận lại nội dung trước khi gửi SI chính thức đến đơn vị.

Dù lựa chọn hình thức nào, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra kỹ nội dung SI trước khi gửi. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ trong vận chuyển, phát sinh chi phí sửa đổi vận đơn hoặc gây ảnh hưởng đến lịch trình giao nhận hàng hóa.

→ XEM THÊM: Shipping Instruction là gì? Hướng Dẫn Gửi Hàng Shipping Instruction – VIETAVIATION CARGO

VI. Cách tạo Shipping Instructions (SI)

Nếu đã nắm rõ Shipping Instruction trong logistics là gì, bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu xem cách tạo SI như thế nào. Để đảm bảo Shipping Instruction được khai báo chính xác, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Chuẩn bị thông tin khi tạo shipping instruction trong logistics là gì

Vì SI liên quan đến việc cung cấp thông tin về hàng hóa, nhu cầu gửi hàng. Vì vậy trước khi lập SI, cần thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến lô hàng để tránh sai sót trong quá trình khai báo.

Những thông tin quan trọng bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận hàng: tên, địa chỉ, số liên hệ.
• Loại hàng hóa, mô tả chi tiết và mã HS (nếu cần).
• Số lượng, trọng lượng, kích thước hàng hóa.
• Lịch trình vận chuyển dự kiến và các yêu cầu đặc biệt.
• Loại vận đơn mong muốn

2. Điền thông tin vào mẫu SI của đơn vị vận tải

Mỗi đơn vị vận tải đều có mẫu SI riêng, bạn chỉ cần điền thông tin theo hướng dẫn.

Khi điền, cần lưu ý:

• Ghi chính xác tên hàng hóa (nếu có).
• Kiểm tra kỹ cảng đi (Port of Loading) và cảng đến (Port of Discharge).
• Xác định đúng điều khoản Incoterms để phân chia rõ trách nhiệm và chi phí giữa các bên.

3. Kiểm tra lại trước khi gửi 

Một sai sót nhỏ trong SI có thể dẫn đến nhiều hệ lụy, từ việc lập sai vận đơn đến việc chậm trễ giao hàng. Trước khi gửi SI, cần rà soát kỹ các thông tin sau:

• Số lượng, trọng lượng hàng hóa có khớp với thực tế hay không.
• Thông tin cảng đi và cảng đến đã chính xác chưa.
• Thời gian vận chuyển có phù hợp với kế hoạch giao nhận hàng hóa không.
• Nếu phát hiện sai sót, cần chỉnh sửa ngay để tránh những vấn đề phát sinh sau này.

4. Gửi SI đúng thời hạn

SI thường phải được gửi trước ít nhất 1 – 2 ngày làm việc so với lịch chạy. Nếu gửi trễ, hãng tàu hoặc forwarder có thể không kịp xử lý, làm ảnh hưởng đến quá trình lập vận đơn (Bill of Lading) và giao nhận hàng hóa.

Trong trường hợp chưa nắm rõ quy trình khai báo, nên tham khảo ý kiến từ các đơn vị vận tải uy tín hoặc chuyên gia logistics. Điều này nhằm đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng chuẩn và đúng hạn.

V. Những lưu ý khi tạo Shipping Instruction trong logistics là gì

Việc khai báo SI rất quan trọng vì vậy bạn cần lưu ý trong quá trình thực hiện.

1. Kiểm tra thông tin thật kỹ

Shipping Instruction là cơ sở quan trọng để hãng tàu lập vận đơn (Bill of Lading) và các chứng từ xuất – nhập khẩu khác. Vì vậy, bạn cần rà soát kỹ từng chi tiết, đặc biệt là tên hàng, số lượng, cảng đi, cảng đến,… Một sai sót nhỏ như nhầm lẫn địa điểm giao hàng hoặc mô tả chưa rõ ràng có thể khiến bạn mất thêm thời gian, chi phí chỉnh sửa và thậm chí ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển.

2. Xác định chính xác điều khoản 

Mỗi điều khoản Incoterms sẽ quy định rõ trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua trong suốt quá trình vận chuyển. Việc chọn đúng điều khoản không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn hỗ trợ bảo vệ quyền lợi của bạn trong những tình huống phát sinh.

3. Tham khảo ý kiến từ đơn vị vận chuyển hoặc Logistics

Nếu bạn không chắc chắn về cách lập SI, đặc biệt khi gặp các yêu cầu phức tạp hoặc hàng hóa đặc biệt, đừng ngần ngại liên hệ với đơn vị vận chuyển hoặc công ty logistics uy tín. Họ sẽ hỗ trợ bạn hoàn thiện SI một cách chính xác và phù hợp với từng lô hàng cụ thể.

4. Lưu giữ SI một cách cẩn thận

Sau khi đã gửi SI cho các đơn vị vận chuyển, bạn nên lưu lại một bản sao để phục vụ cho việc đối chiếu hoặc xử lý nếu phát sinh tranh chấp hay cần chỉnh sửa. Đây cũng là tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ lưu trữ xuất nhập khẩu. Hãy ghi nhớ việc lưu giữ SI cẩn thận là bảo vệ quyền lợi cho bạn.

VI. Vấn đề khi khai báo muộn 

Việc khai báo Shipping Instruction không theo tiến độ có thể gây ra nhiều vấn đề. Giả sử nhà xuất khẩu chậm trễ trong việc cung cấp SI, đơn vị giao nhận có thể đối mặt với các rủi ro như: bị phạt theo quy định của hãng, không kịp lập vận đơn đúng lịch hoặc thậm chí lô hàng không thể được vận chuyển theo kế hoạch.

Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng mà còn phát sinh thêm chi phí. Qua đó gây mất uy tín với đối tác và ảnh hưởng dây chuyền của quá trình xuất nhập khẩu.

Có thể thấy, việc gửi SI đúng hạn không chỉ là yêu cầu về quy trình, mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo vận chuyển hàng hóa diễn ra trơn tru và đúng tiến độ.

VII. VietAviation – dịch vụ vận chuyển quốc tế uy tín

Với những thông tin đã cung cấp hẳn bạn đã biết được shipping instruction trong logistics là gì. Nếu bạn có nhu cầu vận chuyển hàng đi quốc tế thì có thể liên hệ VietAviation. Chúng tôi với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sẽ hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng và chính xác nhất. 

Chúng tôi cam kết giúp bạn:

• Vận chuyển hàng nhanh chóng, đúng cam kết
• Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ, chứng từ và hỗ trợ làm thủ tục thông quan theo tiêu chuẩn
• Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng 24/7
• Hạn chế rủi ro trong vận chuyển hàng hóa
• Tiết kiệm chi phí nhờ lộ trình vận chuyển hợp lý

Mỗi một đơn hàng vận chuyển thành công là trách nhiệm và là sứ mệnh của VietAviation. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một dịch vụ vận chuyển trọn gói mẫu mực và chất lượng nhất. Nhanh tay liên hệ với VietAviation để được tư vấn nhanh bạn nhé!

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được SI – Shipping Instruction trong logistics là gì.

→ XEM THÊM: BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ VIETAVIATION EXPRESS

TƯ VẤN BÁO GIÁ CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA – VIETAVIATION CARGO