Hiện nay nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng cao. Điều này kéo theo nhu cầu làm thủ tục thông quan tại các cửa khẩu, cảng. Nhiều cá nhân, doanh nghiệp cần vận chuyển hàng đi quốc tế chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc làm thủ tục. 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục thông quan hàng hóa. Bên cạnh đó, VietAviation cũng sẽ giúp bạn nắm được các thông tin chi tiết về quy trình, lưu ý và các mẹo khác.

I. Thủ tục thông quan hàng hóa là gì?

1. Thông quan hàng hóa là gì

Thông quan hàng hóa là bước bắt buộc trong quy trình xuất – nhập khẩu. Nhằm đảm bảo hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp qua cửa khẩu quốc tế.

Theo Luật Hải quan 2014, “Thông quan là việc hoàn tất các thủ tục hải quan để hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc đưa vào chế độ quản lý khác của hải quan”.

Nói cách khác, đây là quy trình cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, hàng hóa (nếu cần). Chúng nhằm đảm bảo hàng đủ điều kiện pháp lý để thông qua biên giới. Sau khi thông quan, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng ra khỏi cảng hoặc nhập kho để lưu thông trên thị trường.

Thủ tục thông quan không chỉ mang ý nghĩa quản lý nhà nước mà còn bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi thực hiện giao thương quốc tế.

2. Đơn hàng đã được thông quan là gì

Một đơn hàng được xem là đã thông quan khi đáp ứng đủ hai điều kiện sau:

• Hoàn tất toàn bộ thủ tục hải quan và được cơ quan hải quan chấp thuận.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính liên quan đến lô hàng như thuế, phí theo quy định của nhà nước.

Theo Quyết định 78/2010/QĐ-TTg ngày 30/11/2010, những đơn hàng có trị giá dưới 1.000.000 đồng sẽ được miễn thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng.

Đối với hàng hóa gửi theo hình thức chuyển phát nhanh dưới dạng quà biếu, quà tặng, đơn vị vận chuyển sẽ đại diện người gửi thực hiện thủ tục khai báo hải quan. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý và thuận tiện hơn cho cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu gửi hàng số lượng nhỏ.

II. Điều kiện khi làm thủ tục thông quan hàng hóa

Đối với mọi quốc gia trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam, bất kỳ hàng hóa nào khi được đưa vào lãnh thổ nước đó đều bắt buộc phải khai báo với cơ quan hải quan sở tại. Đây là bước quan trọng trong quá trình kiểm soát và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

1. Những ai có thể thực hiện việc khai báo hải quan?

Đối tượng được phép khai hải quan bao gồm:

• Chủ sở hữu hàng hóa
• Người điều khiển phương tiện vận tải
• Người nhận ủy quyền từ chủ hàng
• Đại lý làm thủ tục hải quan
• Chính chủ phương tiện có quyền thực hiện việc khai báo.

Sau khi hoàn tất thủ tục và được cơ quan hải quan chấp thuận, hàng hóa mới được phép chính thức thông quan. Tức là được đưa ra hoặc đưa vào lãnh thổ Việt Nam.

2. Người thực hiện khai hải quan cần lưu ý điều gì?

Khi làm thủ tục, người khai hải quan cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến quy trình bị trì hoãn. Đôi khi phát sinh chi phí lưu kho, hoặc thậm chí phải làm lại từ đầu. Về cơ bản, bộ chứng từ cần thiết gồm:

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Hợp đồng mua bán thương mại (Sale Contract)
• Catalogue sản phẩm (nếu có)
• Giấy phép xuất/nhập khẩu đối với hàng hóa có điều kiện
• Văn bản kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành
• Các chứng từ liên quan khác theo yêu cầu từng lô hàng

III. Quy trình làm thủ tục thông quan trong xuất nhập khẩu

Không chỉ dừng lại ở việc hiểu khái niệm thông quan là gì, bạn cũng cần nắm rõ quy trình thông quan hàng hóa để chuẩn bị đầy đủ và hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình xuất khẩu. Theo quy định hiện hành, quy trình thông quan hàng xuất khẩu thường bao gồm 3 bước cơ bản sau:

1. Đăng ký và khai báo hải quan

Người khai hải quan có thể thực hiện việc đăng ký tờ khai thông qua hệ thống điện tử hoặc trực tiếp tại chi cục hải quan. Trong bước này, người khai cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng, bao gồm: tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, hình thức vận chuyển, người gửi – người nhận…

Hồ sơ khai báo cần đính kèm các chứng từ quan trọng như: hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, vận đơn, giấy phép xuất khẩu (nếu có), bảng kê chi tiết hàng hóa, chứng từ kiểm tra chuyên ngành,… Các chứng từ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo hợp lệ, đầy đủ và còn hiệu lực.

2. Đưa hàng đến địa điểm kiểm tra

Sau khi hoàn tất bước khai báo, hàng hóa sẽ được đưa đến khu vực tập kết do hải quan quy định để chờ kiểm tra. Tùy theo loại hàng và mức độ rủi ro, lô hàng có thể được kiểm tra thực tế hoặc chỉ cần kiểm tra hồ sơ.

Các địa điểm tập kết có thể là:

• Cửa khẩu đường bộ, cảng biển, cảng hàng không, ga đường sắt liên vận quốc tế
• Khu vực hải quan trong nội địa, kho ngoại quan, địa điểm thu gom hàng lẻ
• Các khu triển lãm, hội chợ hoặc trụ sở hải quan nơi nộp hồ sơ
• Địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam và hải quan nước láng giềng

Trong một số trường hợp đặc biệt, Tổng cục Hải quan có thể chỉ định địa điểm kiểm tra khác.

3. Nộp thuế, phí và hoàn tất thông quan

Sau khi lô hàng được chấp thuận kiểm tra và không có vấn đề phát sinh, người khai hải quan sẽ tiến hành nộp các loại thuế, phí theo quy định để được cấp phép thông quan chính thức.

Các khoản phí, lệ phí có thể bao gồm:

• Thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu
• Phí hải quan, phí kiểm dịch
  Phí lưu kho, bốc dỡ, vận chuyển (nếu có)
• Các loại thuế khác tùy theo từng loại hàng hóa (thuế môi trường, tiêu thụ đặc biệt…)

Chỉ sau khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính này, hàng hóa mới được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc được nhập khẩu chính thức vào nội địa.

CHI TIẾT: Quy trình khai báo hải quan chi tiết – VietAviation – VIETAVIATION LOGISTICS

IV. Lưu ý gì khi làm thủ tục thông quan hàng hóa

Thông quan là bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Nếu không chuẩn bị kỹ, doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian, chi phí hoặc thậm chí gặp rắc rối pháp lý. Để quy trình này diễn ra suôn sẻ, bạn nên lưu ý các điểm sau:

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan

Trước khi làm thủ tục hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết. Bao gồm hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng, vận đơn, giấy phép xuất/nhập khẩu… Việc thiếu sót giấy tờ sẽ khiến thủ tục bị kéo dài gây tốn kém thời gian và phát sinh chi phí.

2. Kiểm tra tính chính xác và thống nhất của chứng từ

Các giấy tờ cần đảm bảo độ chính xác về thông tin như tên hàng, số lượng, mã HS, đơn giá… Những sai lệch dù nhỏ cũng có thể gây ra việc bị giữ hàng, yêu cầu chỉnh sửa, thậm chí bị xử phạt hành chính.

3. Chấp hành đúng quy định của cơ quan hải quan

Bạn cần vận chuyển hàng hóa đến nơi tập kết theo quy định, kê khai đầy đủ đúng thời gian, thanh toán thuế/phí đúng hạn… Điều này sẽ giúp tránh việc bị “treo” hồ sơ hoặc kéo dài quá trình làm thủ tục thông quan.

4. Giữ lại đầy đủ hóa đơn và chứng từ sau khi làm thủ tục thông quan

Một lưu ý quan trọng là việc lưu giữ các tài liệu liên quan đến lô hàng một cách cẩn thận. Điều này nhằm để phục vụ cho việc kiểm tra hậu kiểm hoặc khi cần làm việc với cơ quan chức năng trong trường hợp khiếu nại hay tra soát.

5. Lựa chọn đối tác uy tín

 Hợp tác với một đơn vị vận chuyển, khai báo hải quan có kinh nghiệm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức. Ngoài ra còn  hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh. Họ cũng sẽ hỗ trợ tư vấn thủ tục phù hợp với từng loại hàng và quốc gia.

V. Mẹo tiết kiệm thời gian làm thủ tục thông quan

Thời gian thông quan kéo dài không chỉ gây ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh mà còn phát sinh chi phí kho bãi, lưu trữ không đáng có. Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp có thể áp dụng một số cách sau:

1. Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu

Đảm bảo các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy phép nhập/xuất khẩu (nếu có)… được chuẩn bị kỹ lưỡng, đúng thông tin và thống nhất giữa các giấy tờ sẽ giúp quá trình kiểm tra hồ sơ diễn ra nhanh chóng, hạn chế việc bổ sung, chỉnh sửa.

2. Tuân thủ đầy đủ quy định về hải quan và xuất nhập khẩu

Nắm rõ các quy định pháp lý liên quan đến hàng hóa của bạn (đặc biệt là các mặt hàng có điều kiện) sẽ giúp tránh các lỗi vi phạm hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung, từ đó tiết kiệm thời gian đáng kể.

3. Hợp tác với đơn vị thông quan chuyên nghiệp

Việc sử dụng dịch vụ từ các đại lý hải quan uy tín sẽ giúp bạn xử lý các thủ tục nhanh chóng, đúng quy trình. Đặc biệt với các mặt hàng lớn hoặc có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

4. Lên kế hoạch đặt hàng và vận chuyển sớm

Thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch vận chuyển hợp lý giúp giảm áp lực về thời gian. Đồng thời có thêm thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có). Điều này giúp hạn chế ảnh hưởng đến lịch trình giao nhận.

5. Sử dụng phương thức thanh toán nhanh chóng, an toàn

Thanh toán chậm hoặc vướng mắc trong thủ tục có thể khiến hàng hóa bị giữ lại lâu hơn. Vì vậy, bạn nên ưu tiên các hình thức thanh toán đã được xác minh.  Điều này sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra trơn tru hơn.

6. Tận dụng các chính sách ưu đãi từ cơ quan hải quan

Một số chương trình như Doanh nghiệp ưu tiên (AEO), thông quan điện tử hoặc miễn kiểm tra thực tế có thể giúp rút ngắn thời gian thông quan và giảm chi phí liên quan.

7. Duy trì liên lạc chặt chẽ với các bên liên quan

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp – đơn vị vận chuyển – đại lý hải quan – cơ quan chức năng là yếu tố quan trọng giúp nắm bắt kịp thời mọi cập nhật và xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng. Nó giúp hạn chế việc hàng bị tồn đọng không lý do.

VI. VietAviation – Đại lý khai báo thủ tục thông quan hải quan

VietAviation tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói với nhiều lợi thế vượt trội:

• Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao

Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên viên dày dặn kinh nghiệm trong việc xử lý thủ tục thông quan cho các mặt hàng đặc thù như: xe nâng, xe xúc, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, hàng may mặc,…

• Xử lý đa dạng loại hình xuất nhập khẩu

VietAviation có năng lực thực hiện khai báo hải quan cho nhiều loại hình như kinh doanh, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, xuất nhập khẩu tại chỗ,… đảm bảo đúng quy trình, đúng luật.

• Cam kết bảo mật tuyệt đối

Chúng tôi luôn đảm bảo sự minh bạch và bảo mật tối đa về thông tin giá thành, đối tác cung ứng và dữ liệu kinh doanh của khách hàng.

• Mạng lưới đối tác vận tải lớn mạnh

VietAviation là đối tác tin cậy của nhiều hãng vận chuyển lớn trong và ngoài nước. Vì vậy chúng tôi đáp ứng đầy đủ nhu cầu khai báo hải quan cho các hình thức. Từ đường biển, đường hàng không đến đường bộ và đường sắt.

VII. Một số bảng giá dịch vụ thủ tục thông quan hải quan

1. Khai báo thủ tục thông quan tại chỗ

Dịch vụ khai hải quan tại chỗ dành cho hàng hóa xuất nhập khẩu ra vào khu công nghiệp, khu chế xuất.

2. Bảng giá khai báo thủ tục hải quan qua đường hàng không

Dịch vụ khai báo hải quan đường hàng không dành cho các mặt hàng xuất nhập khẩu thông quan đường hàng không, thực hiện tại các sân bay như Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Cát Bi,…

3. Bảng giá khai báo thủ tục hải quan đường biển ghép cont (LCL)

Dịch vụ khai báo hải quan FCL dành cho hàng hóa thông quan đường biển tại cảng quốc tế như Lạch Huyện, Cát Lái, Cái Mép – Thị Vải,… sử dụng cont ghép.

4. Bảng giá khai báo thủ tục hải quan đường biển nguyên cont (FCL)

Dịch vụ khai hải quan FCL dành cho hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển, làm thủ tục tại cảng quốc tế như Vũng Tàu, Cát Lái, Cái Mép – Thị Vải,… sử dụng cont nguyên. Bảng giá trên cung cấp mức phí cho cont 20’ và cont 40’.

CHI TIẾT: ĐẠI LÝ KHAI BÁO THỦ TỤC HẢI QUAN – VIETAVIATION LOGISTICS

XEM THÊM: BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ VIETAVIATION EXPRESS

TƯ VẤN BÁO GIÁ CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA – VIETAVIATION LOGISTICS