Đối với các công ty, doanh nghiệp làm trong lĩnh vực Logistics thì vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thật sự quan trọng. Vậy bạn hiểu gì về ngành này? Công việc của vị trí này là gì?
1. Tìm hiểu chung về vị trí công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Nhắc tới chứng từ bạn có thể hình dung tổng quan công việc này liên quan đến các loại giấy tờ, văn bản có liên quan đến pháp luật.
Thật vậy, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí đảm nhiệm công việc làm giấy tờ văn bản về xuất nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp. Trong đó, chứng từ xuất nhập khẩu cũng được chia thành nhiều mảng nhỏ khác nhau:
– Chứng từ thủ tục hải quan và khai báo hàng hóa.
– Chứng từ xuất nhập khẩu hàng sea.
– Chứng từ xuất nhập khẩu hàng air.
– Chứng từ thanh toán quốc tế.
– Chứng từ chi phí logistics.
2. Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Để không khỏi bỡ ngỡ khi nhận công việc này, bạn nên hiểu về đặc thù ngành nghề trước khi ứng tuyển. Cụ thể là:
– Xử lý giấy tờ về hàng hóa với số lượng lớn và phức tạp.
– Cần có tư duy logic và tập trung để xử lý nhiều tình huống khác nhau.
– Công việc liên quan đến chứng từ, pháp lý thì cần phải cẩn thận và nghiêm túc trong quá trình thực hiện, vì mọi sai sót có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng.
– Áp lực cao trong công việc vì phải di chuyển liên tục, nhiều đầu việc cần phải xử lý.
3. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
3.1 Làm việc với khách hàng
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tư vấn về các thủ tục xuất nhập khẩu cho khách nắm rõ, càng chi tiết càng tốt. Khi khách hàng đã hiểu, hãy tiếp tục đàm phán và thuyết phục họ ký hợp đồng. Nếu khách có bất kỳ thắc mắc nào hãy giải đáp tận tình, làm khách hài lòng. Vì vị trí này đòi hỏi bạn cần chu đáo và nhiệt tình để tạo được lòng tin nơi khách hàng.
3.2 Làm việc với doanh nghiệp
Chủ động thu nhận và quản lý các đơn hàng, các hợp đồng của doanh nghiệp. Kết hợp với các bộ phận khác để hoàn tất thông tin đáp ứng yêu cầu của mọi chứng từ xuất nhập khẩu. Ngoài ra, cần báo cáo các vấn đề sai sót hoặc chỉnh sửa giấy tờ chứng từ với ban giám đốc để kịp thời thay đổi.
3.3 Làm việc với các cơ quan, đơn vị hải quan
Liên hệ làm việc với các cơ quan nhà nước để hoàn thiện hồ sơ nhập xuất hàng hóa theo quy định: con dấu, chữ ký hoặc giấy xác nhận hợp chuẩn, hợp quy,… Liên hệ với kho bãi để đảm bảo quy trình nhập sản phẩm được suôn sẻ và an toàn.
3.4 Làm việc với bên đơn vị vận chuyển
Liên hệ với các đơn vị kinh doanh vận tải đường bộ, thủy hoặc hàng không để thống kê, theo dõi hành trình của lô hàng hóa đi và về. Sắp xếp, theo dõi các phương tiện vận chuyển hàng hóa sao cho phù hợp với ngân sách và yêu cầu của khách hàng.
3.5 Làm việc với bên ngân hàng
Thực hiện các thủ tục thanh toán với bên ngân hàng. Kết hợp cùng bộ phận kế toán, kinh doanh để thống nhất chi phí, giấy tờ nộp cho ngân hàng. Linh hoạt phương thức thanh toán nếu khách yêu cầu. Nhận và chuyển chứng từ.
3.6 Làm việc với các nhà cung cấp
Giữ liên lạc với nhà cung cấp để cập nhật tình hình hàng hóa, ghi lại thông tin và báo cáo lại doanh nghiệp. Lên đề xuất và gửi cho bộ phận kinh doanh để hình thành chiến lược xuất nhập khẩu hợp lý.
4. Những yêu cầu công việc đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
4.1 Hiểu rõ quy trình xuất, nhập khẩu, các chính sách về hàng hóa/dịch vụ
Không ít trường hợp những hàng hóa nhập ở bến cảng, sân bay bị trả về vì không phù hợp danh mục được xuất khẩu. Do đó, bạn cần có kiến thức về chính sách hàng hóa dịch vụ được cho phép xuất nhập khẩu. Ngoài ra, cần nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu để làm việc với bên kiểm soát dễ dàng hơn. Điều này còn giúp bạn nắm được thời gian, hành trình của hàng hóa khi được xuất nhập khẩu, từ đó theo dõi và báo cáo cho bên mua hoặc doanh nghiệp.
4.2 Có kiến thức về các phương tiện vận tải và các chi phí liên quan
Khi đã đặt hàng, thứ doanh nghiệp bạn cần là phương tiện vận chuyển phù hợp ra bến cảng hoặc cửa khẩu quốc tế. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần hiểu rõ về điều này, cũng như các chi phí liên quan. Đâu là đơn vị vận tải đáng uy tín, chi phí bao nhiêu và cần làm chứng từ gì để hoàn tất thủ tục, hợp đồng? Đây là những vấn đề bạn cần phải giải quyết để tránh sai sót trong việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu.
4.3 Biết được những phương thức thanh toán thông dụng
Việc giao dịch thương mại quốc tế ngày nay đã trở nên thông dụng và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, vấn đề thanh toán vẫn luôn được các doanh nghiệp trong logistics quan tâm hàng đầu. Cả bên mua và bên nhận đều cần thỏa thuận và đi đến thống nhất phương thức thanh toán để thuận tiện cho cả hai bên.
Để hạn chế những rắc rối và rủi ro giữa hai bên khi ở khoảng cách xa, bạn cần biết và nắm rõ cách thức để thanh toán. Ví dụ như các phương pháp nhờ thu kèm chứng từ (D/P hoặc D/A), phương pháp thanh toán chuyển tiền điện tử (T/T), phương pháp thanh toán tín dụng chứng từ (L/C),…
4.4 Có kiến thức về các thủ tục hải quan, chứng từ xuất, nhập khẩu
Công việc này chủ yếu liên quan đến các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu, do đó bạn cần hiểu rõ những thông tin kiến thức này. Đây là những điều bắt buộc đối với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo mọi công việc, trao đổi diễn ra suôn sẻ. Sẽ thật không may nếu như bạn (doanh nghiệp) bị phạt vì không hiểu một quy định nào đó về các thủ tục hải quan. Ngoài ra, điều này còn khiến bạn gặp rắc rối, mất thời gian khi phải giải quyết nhiều sự cố xảy ra.
4.5 Có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán
Vì là người làm việc trực tiếp với đối tác, khách hàng nên kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu cho vị trí này. Giao tiếp tốt sẽ khiến bạn tự tin và gây được thiện cảm cho đối tác/khách hàng. Hơn thế nữa, với những lời lẽ rành mạch, đàm phán tốt, bạn sẽ nhanh chóng giải đáp thắc mắc, xử lý rắc rối và thuyết phục khách hàng nhanh chóng hợp tác với doanh nghiệp của bạn.
4.6 Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là điều bắt buộc với đa số các ngành nghề hiện nay. Đây không chỉ là yêu cầu của công việc mà còn là yêu cầu của thời đại khi mà công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ. Bạn cần thành thạo các công cụ phổ biến như Microsoft, tool, phần mềm nhắn tin để thao tác nhập, xuất các dữ liệu, trao đổi, liên hệ với khách hàng trong nước và quốc tế,…
4.7 Kỹ năng ngoại ngữ
Liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu thì bạn phải có kỹ năng ngoại ngữ tốt, cụ thể là giao tiếp với khách hàng cũng như các bộ phận hải quan. Theo đó, một số ngôn ngữ mà bạn cần biết như tiếng Anh, Trung, Hàn, Nhật,… Càng biết nhiều ngoại ngữ, cơ hội làm việc của bạn càng cao.
Có thể bạn chưa biết, có lợi thế về ngoại ngữ sẽ giúp bạn được ưu tiên hơn các ứng viên khác. Trong quá trình làm việc, chắc chắn bạn sẽ tiếp xúc nhiều với các loại chứng từ nước ngoài, vì vậy việc đọc hiểu ngoại ngữ cũng rất quan trọng.
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ sau:
Hãy liên hệ ngay đến số Hotline 084 200 1900 để được tư vấn:
——————————–
VIETAVIATION CARGO COMPANY
Liên hệ: 084 200 1900
Cơ sở: 47 Hậu Giang , phường 4, quận Tân Bình, TP HCM
Email: booking@vietaircargo.asia
Kho hàng sân bay: 47 Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
