Xuất khẩu thường yêu cầu nhiều loại giấy tờ phức tạp. Việc chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu là yếu tố quan trọng để hàng hóa được thông quan. Trong bài viết này, VietAviation sẽ giới thiệu tổng quan về những loại giấy tờ quan trọng cần có trong Xuất khẩu. Từ đó, bạn sẽ nắm được quy trình và những loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu để chuẩn bị trước. VietAviation là đơn vị vận chuyển uy tín. Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn  trong quá trình vận chuyển và cả trong việc xuất khẩu hàng hóa. 

I. Tổng quan về xuất khẩu hàng hóa 

1. Xuất khẩu hàng hóa là gì? 

Xuất khẩu hàng hóa là gì mà nó đang dần trở thành xu hướng hiện nay. Xuất khẩu hàng hóa được hiểu cơ bản là việc vận chuyển hàng hóa trong nước ra ngoài quốc tế. Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, định nghĩa xuất khẩu hàng hóa là việc đưa các sản phẩm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Hoặc đưa hàng hóa vào khu vực đặc biệt, khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật nằm trên lãnh thổ Việt Nam. 

Nói cách khác, việc xuất khẩu là quá trình buôn bán sản phẩm từ Việt Nam sang các quốc gia khác trên thế giới. Xuất khẩu được xem là việc bán sản phẩm của mình trên toàn quốc gia. Việc này nhằm mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và mở rộng thị trường tiêu thụ. Xuất khẩu hàng hóa góp phần đóng góp rất lớn vào doanh thụ tổng của các mặt hàng sản xuất tại Việt Nam.  

2. Vai trò của xuất khẩu trong nền kinh tế

Xuất khẩu hàng hóa là gì mà đóng vai trọng quan trọng trong nền kinh tế quốc gia? Vai trò của việc xuất khẩu các mặt hàng Việt Nam đi nước ngoài được thể hiện qua nhiều khía cạnh như sau: 

• Việc xuất khẩu là một trong ba động lực chính giúp thức đẩy tăng trưởng kinh tế. Xuất khẩu giúp góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế và thúc đẩy sản xuất phát triển. Thay vì chỉ giới hạn thị trường trong nước thì việc xuất khẩu giúp hàng hóa được đến với nhiều nơi hơn. Điều đó cũng tạo ra thị trường tiêu thụ sản phẩm ở các quốc gia khác. 
• Việc xuất khẩu giúp đất nước thu về những đồng tiền ngoại tệ. Nguồn tiền ngoại tệ sẽ góp phần cải thiện cán cân thanh toán và tăng dự trữ ngoại hối cho quốc gia. 
• Việc xuất khẩu giúp việc mở rộng quan hệ quốc tế trở nên tốt hơn. Điều này giúp Việt Nam xây dựng các mối quan hệ với các quốc gia khác. Giúp góp phần thúc đẩy hội nhập nền kinh tế quốc tế. 

Xem thêm Dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu hàng hóa logistics

II. Những loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa 

1. Nhóm giấy tờ bắt buộc

Những loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa để việc xuất khẩu được thuận lợi nhanh chóng là nhóm các giấy tờ bắt buộc. Những loại giấy tờ này được áp dụng hầu hết cho mọi loại hàng hóa. Khi gửi hàng đi bạn sẽ được các bên hải quan hoặc đối tác quốc tế yêu cầu trình xuất các loại giấy tờ này. Khi đó, nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng trước các loại giấy bắt buộc, việc thông quan của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Những loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa có thể kể đến 3 loại giấy quan trọng nhất là: 

1.1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là loại hợp đồng văn bản pháp lý giữa bên mua và bên bán. Trên hợp đồng thương mại cần phải thể hiện đầy đủ thông tin chi tiết. Các thông tin đó bao gồm thông tin về tên hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, thời gian giao nhận và phương thức thanh toán. 

Đây là cơ sở pháp lý để xử lý tranh chấp khi có các vấn đề phát sinh xảy ra. Hợp đồng này phải có trong các giao dịch xuất khẩu. Đặc biệt là các sản phẩm có giá trị lớn hoặc qua trung gian logistics thì đây là hợp đồng bắt buộc phải có. 

1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là giấy chứng từ do người bán phát hành. Chúng thể hiện giá trị của mặt hàng được xuất khẩu. Nội dung của hóa đơn thương mại bao gồm tên người mua, người bán, ngày phát hành lô hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. 

Đây là căn cứ để tính thuế xuất khẩu, thuế VAT và làm thủ tục hải quan. Chúng rất cần thiết cho việc làm rõ ràng chi phí tiền bạc của các lô hàng. 

1.3. Tờ khai hải quan xuất khẩu (Customs Declaration Form) 

Tờ khai hải quan xuất khẩu là loại giấy tờ quan trọng để xác định mặt hàng của bạn có được thông quan hay không. Đây là tài liệu khai báo với cơ quan Hải quan về thông tin hàng hóa. Trong đó gồm có mã HS, trị giá tính thuế, thuế suất và quốc gia nhập khẩu hàng hóa đó. Chúng được nộp thông qua hệ thống Hải quan điện tử (VNACCS/VCIS). 

Tờ khai hải quan phải được đính kèm theo các chứng từ liên quan để hoàn tất thủ tục thông quan. Giấy tờ càng được chuẩn bị kỹ lưỡng, thời gian thông quan của bạn sẽ nhanh chóng hơn. Nếu không có đủ giấy tờ, có thể đơn hàng của bạn sẽ bị trả về hoặc bị giữ lại. Điều này khiến hàng hóa của bạn có nguy cơ bị mất má thất lạc. 

2. Nhóm giấy tờ bổ sung theo yêu cầu hàng hóa

Những loại giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu được nêu ở trên. Dưới đây là các loại giấy tờ bổ sung, tùy theo từng loại hàng hóa và yêu cầu của đối tác. Các loại giấy tờ này không bắt buộc nhưng đối với các mặt hàng đặc thù chúng rất cần thiết để giúp hàng hóa của bạn được thông quan nhanh hơn. Khi muốn xuất khẩu sang các thị trường lớn như Eu, Mỹ, Nhật Bản thì có đầy đủ các loại giấy tờ sẽ là một điểm cộng cho lô hàng của bạn. 

2.1. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là loại giấy tờ không thể thiếu khi xuất khẩu hàng hóa. Nguồn gốc sản xuất là yếu tố rất quan trọng, luôn đặt luôn hàng đầu. Khi người tiêu dùng mua hàng họ sẽ lựa chọn các sản phẩm có nguồn gốc sản xuất rõ ràng. Bên cạnh đó các đất nước nhập khẩu cũng rất sợ nhập những mặt hàng có xuất xứ không rõ ràng. Do đó họ luôn yêu cầu các lô hàng để phải có giấy xác nhận nguồn gốc xuất xứ. 

Việc này không chỉ bảo vệ người tiêu dùng mà còn giúp người nhập hàng hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA (Hiệp định thương mại tự do). Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hoặc Bộ Công Thương cấp. 

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO được phân loại như sau: 

• Mẫu A: mẫu C/O ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam
• Mẫu B: mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam 
• Mẫu EAV: Việt Nam – Liên minh Kinh tế Á – Âu 

Xem thêm Giấy chứng nhận xuất xứ C/O

2.2. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật (Phytosanitary Certificate)

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật động vật được áp dụng cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm tươi sống và thủy hải sản. Loại giấy này được cơ quan kiểm dịch thuộc Bộ NN&PTNT hoặc Bộ Y tế cấp giấy. Chứng nhận kiểm dịch là loại giấy tờ quan trọng được yêu cầu bắt buộc nếu xuất vào các thị trường khó tính về vệ sinh an toàn thực phẩm. Các thị trường lớn có quy định nghiêm ngặt về vấn đề này như là EU, Nhật Bản, Hàn Quốc,…. 

Xem thêm Kiểm dịch thực vật trong xuất khẩu 

2.3. Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q)

Giấy chứng nhận chất lượng thường được yêu cầu khi xuất khẩu các loại máy móc, thiết bị hoặc linh kiện điện tử. Chúng giúp xác định hàng hóa của bạn đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc yêu cầu về chất lượng cụ thể. Đối với các thị trường lớn như Mỹ và Nhật Bản, họ rất sợ nhập những hàng không chất lượng vào nước họ. Do đó việc có giấy chứng nhận chất lượng là yếu tố quan trọng để bạn được xuất khẩu vào các quốc gia này. Giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp bởi nhà sản xuất, tổ chức giám định chất lượng hoặc cơ quan nhà nước. 

Xem thêm Thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài 

III. Quy trình xuất khẩu hàng hóa 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra thành 3 giai đoạn là giai đoạn trước xuất khẩu, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau xuất khẩu. 

Giai đoạn trước xuất khẩu

– Cần phải nghiên cứu thị trường và xác định nhóm khách hàng mục tiêu của mình. Đây là bước rất quan trọng để biết được việc xuất khẩu sang nước này thành công hay thất bại. Cần một thị trường tiêu thụ cao thì hàng hóa khi xuất sang mới có thể đạt doanh thu lớn. Sau đó đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nhập khẩu. Đồng thời xin các loại giấy phép được liệt kê phía trên để đảm bảo bưu kiện được xuất khẩu thành công. Bước chuẩn bị hồ sơ pháp lý cũng quyết định thành bại trong việc xuất khẩu hàng hóa. 

Giai đoạn thực hiện xuất khẩu 

– Ở bước này bạn cần chuẩn bị hàng hóa và đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế. Sau đó vận chuyển hàng đến kho cảng ngoại quan và làm thủ tục xuất khẩu. Nếu bạn sử dụng dịch vụ vận chuyển, các bước này sẽ được đơn vị hỗ trợ thực hiện. Nên mua các loại bảo hiểm để bảo vệ hàng hóa nếu đó là hàng hóa giá trị. 

Giai đoạn sau xuất khẩu 

– Theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý sự cố nếu có xảy ra. Sau đó cần hoàn thiện hồ sơ xuất khẩu trong vòng tối thiểu 5 năm theo quy định của pháp luật. 

Xem thêm Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa của VietAviation

IV. VietAviation – Đối tác vận chuyển toàn diện

1. Lý do nên chọn VietAviation khi cần xuất khẩu

VietAviation đơn vị vận chuyển uy tín, nhiều năm kinh nghiệm 

VietAviation là đơn vị vận chuyển uy tín chất lượng. Chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm vận chuyển hơn 200 quốc gia. Trong đó chúng tôi tập trung mạnh ở tuyến vận chuyển Trung Quốc. Đã thực hiện vận chuyển xuất khẩu nhiều mặt hàng thành công cho rất nhiều khách hàng. Do đó chúng tôi tự tin rằng mình nắm rõ quy trình xuất khẩu và các quy định tại các quốc gia nhập khẩu. Khi sử dụng dịch vụ xuất khẩu tại VietAviation, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn các thủ tục giấy tờ xuất khẩu phức tạp. Bạn chỉ cần gửi hàng hóa cho chúng tôi, VietAviation sẽ lo toàn bộ quy trình còn lại từ việc thực hiện các giấy tờ, việc đóng gói và vận chuyển hàng đi. 

Nhận vận chuyển đa dạng hàng hóa – Mạng lưới đối tác rộng khắp – Giá cước rẻ

VietAviation nhận vận chuyển mọi loại mặt hàng từ hàng hóa thông thường đến hàng hóa khó vận chuyển. Với kinh nghiệm vận chuyển nhiều năm, chúng tôi có mạng lưới đối tác rộng, giúp việc vận chuyển trở nên dễ dàng hơn. Dịch vụ xuất khẩu hàng hóa tại VietAviation luôn đảm bảo có cước phí cạnh tranh trên thị trường. Đảm bảo mức giá được tối ưu phù hợp với mọi khách hàng. 

Nhân viên chuyên nghiệp – Thời gian nhanh chóng – Cam kết bồi thường 

Khi sử dụng dịch vụ lại VietAviation, bạn sẽ được hỗ trợ bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Nhân viên được đào tạo bài bản, giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả. Mỗi đơn hàng đều được cung cấp mã vận đơn giúp theo dõi đơn hàng dễ dàng. VietAviation cam kết thời gian vận chuyển hàng hóa của bạn sẽ đúng như đã hẹn. Nếu sau thời gian hạn nhưng hàng hóa chưa đến, hoặc hàng hóa bị mất mát hư hỏng, VietAviation sẽ bồi thường theo tình trạng thực tế. Liên hệ ngay với VietAviation để được tư vấn miễn phí không lo về giá. 

Xem thêm Dịch vụ tư vấn xuất nhập khẩu hoàn toàn miễn phí 

2. Bảng giá vận chuyển xuất khẩu hàng hóa tại VietAviation 

Đây là bảng giá chuyển phát nhanh quốc tế tại VietAviation 2025. Bảng giá cước với các bưu kiện có trọng lượng từ 0.5kg đến 3kg. Lưu ý đây chỉ là bảng giá tham khảo, bảng giá có thể thay đổi linh hoạt tùy vào từng thời điểm. Với đơn hàng có trọng lượng cao hơn và muốn cập nhật bảng giá mới nhất vui lòng liên hệ VietAviation để nhận báo giá. 

Xem thêm Bảng giá chuyển phát nhanh quốc tế

4. Liên hệ ngay VietAviation 

Được đồng hành cùng bạn trong quá trình xuất khẩu là niềm vinh hạnh của chúng tôi. Liên hệ ngay với VietAviation để được tư vấn miễn phí. 

• Website: https://vietaircargo.asia/ hoặc https://vietaviation.net/ 
• Hotline/Zalo: 0842.001.900 – 0908.315.806
• Email: booking@vietaircargo.asia 
• Địa chỉ: 6BIS Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM

Xem thêm các bài viết khác 

CHUYỂN PHÁT NHANH ĐI TRUNG QUỐC

BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH GỬI HÀNG ĐI TRUNG QUỐC

BẢNG GIÁ CƯỚC VẬN CHUYỂN HÀNG VIỆT TRUNG 

TOP 10 CÔNG TY CHUYỂN PHÁT NHANH TRUNG QUỐC